PAGE檔案管理制度會取消么一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的各項工作提供有效的支持和保障，同時探討檔案管理制度是否會因時代發(fā)展、技術(shù)進步等因素而取消。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報表、記錄、信函、圖紙、照片、音像資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)收集、整理、保管和利用。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項工作和活動，確保檔案內(nèi)容的真實性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地記錄公司/組織的工作過程和成果，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案的管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并組織實施。2.集中收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作，建立健全檔案管理體系。3.負(fù)責(zé)檔案的保管、存儲和維護，確保檔案的安全和完整。4.提供檔案的查詢、借閱服務(wù)，對檔案的利用情況進行登記和統(tǒng)計。5.定期對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的查詢、借閱等工作，提供相關(guān)檔案資料。3.對本部門形成檔案的真實性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案符合檔案管理要求。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。3.公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司/組織的各類報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、財務(wù)資料等。5.公司/組織的工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀(jì)要等。6.公司/組織的產(chǎn)品資料、技術(shù)文件、圖紙等。7.公司/組織的宣傳資料、廣告策劃、活動記錄等。8.公司/組織員工的人事檔案、培訓(xùn)記錄、考核資料等。9.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集原件和復(fù)印件，以備查閱和使用。（三）整理方法1.分類：按照檔案性質(zhì)、內(nèi)容、時間順序等進行分類，如分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)類、人事類、技術(shù)類等。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照年份、類別、流水號等進行編制。3.編目：對整理好的檔案進行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于快速查找和了解檔案內(nèi)容。四、檔案的保管與存儲（一）保管期限1.永久保管：對公司/組織具有重要歷史意義、長期保存價值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等，實行永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，確定不同的定期保管期限，一般分為3年、5年、10年、15年、20年等。到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，按規(guī)定進行銷毀。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒、檔案柜等方式進行保管，按照分類和編號順序存放，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進行備份和加密處理，確保電子檔案的安全和完整。同時，建立電子檔案索引，便于快速查詢和使用。3.特殊載體檔案：如照片、音像資料等，應(yīng)根據(jù)其特點進行妥善保管，如采用相冊、光盤等專門載體進行存儲，并注明相關(guān)信息。（三）存儲環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全。3.對電子檔案存儲設(shè)備進行定期維護和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，并符合公司/組織的利益和需要。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作的需要，為各項業(yè)務(wù)活動提供支持和服務(wù)。3.在保證檔案安全和保密的前提下，積極開展檔案的對外利用工作，促進公司/組織與外部的交流與合作。（二）借閱流程1.申請：因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.審批：檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，對申請進行審核，對于涉及機密、重要檔案的借閱，需經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱：經(jīng)審批同意后，借閱人憑有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。檔案管理部門應(yīng)在借閱登記本上記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并說明原因。檔案歸還時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（三）利用方式1.查閱：檔案管理部門應(yīng)提供專門的查閱場所，方便借閱人查閱檔案。借閱人應(yīng)在查閱過程中保持檔案的整潔和完整，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案內(nèi)容。2.復(fù)?。簩τ谛枰獜?fù)印的檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)檔案管理部門同意后，由檔案管理人員進行復(fù)印，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。復(fù)印件應(yīng)與原件核對無誤后，方可提供給借閱人使用。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。如因工作需要將檔案帶出公司/組織，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，確保檔案的安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的時效性和有效性，及時清理無保存價值的檔案。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面、客觀、公正的原則，充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實意義和保存價值。3.鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員共同參與，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和權(quán)威性。（二）鑒定方法1.審查檔案內(nèi)容：對檔案的內(nèi)容進行審查，判斷其是否具有歷史價值、現(xiàn)實意義和保存價值。對于重復(fù)、過時、無關(guān)緊要的檔案，可考慮予以銷毀。2.評估檔案的完整性：檢查檔案是否完整，是否存在缺頁、破損、字跡模糊等情況。對于不完整或無法修復(fù)的檔案，可根據(jù)情況進行處理。3.參考檔案保管期限：根據(jù)檔案的保管期限規(guī)定，對到期的檔案進行重點審查，確定是否需要繼續(xù)保存。（三）銷毀流程1.編制銷毀清單：經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批：《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的銷毀工作。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.監(jiān)督與記錄：在檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。同時，對銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認(rèn)。5.銷毀清單存檔：銷毀工作完成后，將《檔案銷毀清單》及相關(guān)記錄進行存檔，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和質(zhì)量，降低檔案管理成本，為公司/組織的發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。3.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施，確保檔案信息化建設(shè)工作有序推進。（二）檔案數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保電子檔案清晰可讀。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、拼接等操作，提高電子檔案的質(zhì)量。3.對電子檔案進行分類、編號、編目等處理，建立電子檔案索引，便于快速查詢和使用。（三）信息化管理系統(tǒng)應(yīng)用1.選用適合公司/組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入存儲、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。2.對檔案管理人員進行信息化管理系統(tǒng)的培訓(xùn)，使其熟練掌握系統(tǒng)的操作和應(yīng)用，提高工作效率。3.定期對信息化管理系統(tǒng)進行升級和維護，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，滿足公司/組織不斷發(fā)展的檔案管理需求。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立健全檔案管理監(jiān)督機制，加強對檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。3.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進行審計，重點檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和安全性等。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實、準(zhǔn)確。3.檔案的安全性，包括檔案保管場所的安全設(shè)施設(shè)備、檔案存儲介質(zhì)的安全管理等。4.檔案信息化管理情況，檢查信息化管理系統(tǒng)的運行情況、電子檔案的存儲和安全等。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，并認(rèn)真組織實施。整改完成后，應(yīng)向檔案管理部門提交《整改報告》，說明整改情況。3.檔案管