PAGE檔案三合一制度工作一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，便于檔案的保管、利用和移交，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案三合一制度工作規(guī)范。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司各部門在各項業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案的管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則各部門應(yīng)確保檔案的形成過程完整、準(zhǔn)確，反映業(yè)務(wù)活動的真實情況，避免檔案的缺失、遺漏或錯誤信息。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和分類，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度和工作流程，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用公司各部門形成的檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核，提出改進(jìn)意見和建議。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。6.參與公司重大項目、重要活動等檔案的專項管理工作，確保檔案資料的完整和規(guī)范。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同步進(jìn)行。2.按照公司檔案管理制度和分類方案，對本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案的齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目規(guī)范。3.定期將整理好的檔案移交公司檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。在檔案移交前，負(fù)責(zé)本部門檔案的臨時保管，確保檔案的安全。4.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料，協(xié)助做好檔案查閱、借閱等服務(wù)工作。5.負(fù)責(zé)對本部門兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，提高兼職檔案人員的業(yè)務(wù)能力。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司在各項業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括但不限于以下類別：行政管理類：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，會議紀(jì)要、決議、通知、報告等行政公文，工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等工作文件。經(jīng)營管理類：市場調(diào)研、營銷策劃、合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、財務(wù)報表、審計報告等經(jīng)營活動文件。生產(chǎn)技術(shù)類：產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備維護(hù)等方面的技術(shù)文件，圖紙、圖表、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程等。人力資源類：員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利、勞動合同等人力資源管理文件。黨群工作類：黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件。2.公司與外部單位往來的文件材料，如合作協(xié)議、函件、介紹信、證明等。3.公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的相關(guān)材料，如證書復(fù)印件、頒獎文件、照片等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求，如紙張應(yīng)采用A4規(guī)格，耐久性好，電子文件應(yīng)采用通用格式，并確保其真實性和可讀性。3.對于重要會議、重大活動等形成的文件材料，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集整理，確保檔案的時效性。4.各部門兼職檔案人員應(yīng)定期對收集的文件材料進(jìn)行初步整理，按照分類方案進(jìn)行分類存放，便于后續(xù)的集中移交。四、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法公司檔案采用年度機構(gòu)（問題）保管期限分類法進(jìn)行整理。1.年度分類按照文件材料形成的年度進(jìn)行分類，年度界限應(yīng)明確，一般以文件的落款日期為準(zhǔn)。對于跨年度的文件，應(yīng)放入文件內(nèi)容針對的主要年度。2.機構(gòu)（問題）分類按照公司內(nèi)部的組織機構(gòu)或業(yè)務(wù)問題進(jìn)行分類。各部門形成的檔案歸為一類，對于涉及多個部門的文件，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容的主要涉及部門進(jìn)行歸類。3.保管期限分類根據(jù)文件材料的保存價值，將檔案劃分為永久、定期（30年、10年）三種保管期限。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管的檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告等。保管期限為30年的檔案：在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，如一般性的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、會議紀(jì)要等。保管期限為10年的檔案：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，如臨時性的通知、簡報、一般業(yè)務(wù)文件等。（三）整理步驟1.裝訂去除文件材料上不必要的金屬物，如訂書釘、回形針等，采用左側(cè)裝訂方式，確保文件整齊、牢固。對于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其統(tǒng)一為A4規(guī)格。2.編頁號在每份文件的正面右上角和背面左上角編寫頁號，以固定文件順序，便于查閱和統(tǒng)計。頁號應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字，從“1”開始連續(xù)編號。3.編目編制卷內(nèi)文件目錄：按照文件排列順序，逐份填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。序號應(yīng)從“1”開始連續(xù)編寫；文號應(yīng)填寫文件的發(fā)文字號；責(zé)任者應(yīng)填寫文件的制發(fā)單位或個人；題名應(yīng)填寫文件的標(biāo)題，如無標(biāo)題應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容擬寫標(biāo)題，并加“[]”；日期應(yīng)填寫文件的形成日期；頁號應(yīng)填寫該文件所在的起止頁號；備注應(yīng)填寫需要說明的事項。編制卷內(nèi)備考表：卷內(nèi)備考表放在卷內(nèi)文件的最后，用于說明本卷檔案的整理情況，包括本卷文件總數(shù)、頁數(shù)、在整理過程中需要說明的問題等。備考表應(yīng)由整理人、檢查人簽名，并注明日期。編制案卷封面：案卷封面應(yīng)填寫全宗號、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限、案卷題名、起止日期、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等項目。全宗號由檔案管理部門統(tǒng)一編制；年度填寫文件形成的年度；機構(gòu)（問題）填寫分類后的機構(gòu)或問題名稱；保管期限填寫該卷檔案的保管期限；案卷題名應(yīng)簡明扼要地概括本卷檔案的主要內(nèi)容；起止日期填寫本卷檔案的起止日期；件數(shù)填寫本卷檔案的文件份數(shù)；頁數(shù)填寫本卷檔案的總頁數(shù)；歸檔號由檔案管理部門根據(jù)歸檔順序編制。4.裝盒將編目后的案卷裝入檔案盒，并在檔案盒封面填寫全宗號、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限、起止盒號、盒內(nèi)文件起止件號等項目。全宗號、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限應(yīng)與案卷封面一致；起止盒號填寫本盒檔案在所有檔案盒中的起止編號；盒內(nèi)文件起止件號填寫本盒內(nèi)文件的起止件號。五、檔案保管（一）保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.檔案架應(yīng)選用堅固耐用、便于分類存放檔案的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，便于查找檔案。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備配備空調(diào)、除濕機等溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保檔案庫房溫濕度符合要求。3.防火防盜設(shè)備安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、滅火設(shè)備（如滅火器、消防栓等），配備防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，保障檔案庫房的安全。4.防蟲防鼠設(shè)備放置防蟲藥品（如驅(qū)蟲劑、樟腦丸等）、防鼠器材（如鼠夾、鼠藥等），防止檔案受到蟲蛀、鼠咬。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同年度、機構(gòu)（問題）、保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)按照檔案盒的編號順序排列上架，檔案盒應(yīng)擺放整齊，不得倒置或傾斜。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。電子檔案應(yīng)按照電子文件管理相關(guān)規(guī)定進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。（四）檔案保管期限變更檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況進(jìn)行確定。如因特殊原因需要變更檔案保管期限時，應(yīng)由檔案管理部門提出申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行調(diào)整，并在檔案目錄和相關(guān)檢索工具中注明變更情況。（五）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、整理質(zhì)量等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行處理，如檔案缺失、損壞、整理不規(guī)范等，應(yīng)采取補充、修復(fù)、重新整理等措施進(jìn)行整改。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍、方法、結(jié)果、存在問題及處理情況等，并將清查報告存檔備案。六、檔案鑒定（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作計劃，組織開展檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限表，結(jié)合公司實際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保存價值。具體鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.反映公司主要職能活動和歷史面貌，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，可列為定期（30年）保管。3.在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，可列為定期（10年）保管。4.已無保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門根據(jù)檔案清查情況，提出需要鑒定的檔案清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限或提出銷毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，清冊內(nèi)容包括檔案題名、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限、文號、責(zé)任者、銷毀原因等。銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作小組組長和公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)形成檔案鑒定工作報告，報告內(nèi)容包括鑒定工作的組織情況、鑒定依據(jù)、鑒定結(jié)果及處理意見等，并將鑒定工作報告存檔備案。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計統(tǒng)計公司各類檔案的數(shù)量，包括紙質(zhì)檔案的卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)，電子檔案的數(shù)量等。2.檔案整理情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案的整理進(jìn)度、整理質(zhì)量情況，如已整理檔案的數(shù)量、未整理檔案的數(shù)量、整理中存在的問題等。3.檔案利用情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案的查閱、借閱次數(shù)，利用檔案的部門和人員情況，檔案利用效果反饋等。4.檔案保管情況統(tǒng)計統(tǒng)計檔案庫房的溫濕度、設(shè)備運行情況，檔案的保管期限變更情況，檔案清查情況等。（二）統(tǒng)計方法檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)量、整理、利用、保管等情況進(jìn)行統(tǒng)計記錄。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，并報送檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。（三）統(tǒng)計分析檔案管理部門應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，通過數(shù)據(jù)分析了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。如分析檔案利用趨勢，以便合理調(diào)整檔案管理策略，提高檔案利用效率；分析檔案保管期限變更情況，評估檔案鑒定工作的準(zhǔn)確性等。八、檔案利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守公司檔案管理制度，履行相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，確保檔案按時歸還。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人、查閱（借閱）內(nèi)容、審批人、歸還日期等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。（四）利用反饋檔案管理部門應(yīng)定期收集檔案利用反饋信息，了解檔案利用效果，如檔案內(nèi)容是否滿足利用需求、查閱借閱手續(xù)是否便捷等。對利用反饋中提出的問題，應(yīng)及時進(jìn)行分析和處理，不斷改進(jìn)檔案管理工作，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。九、檔案移交（一）移交范圍公司檔案在保管期限屆滿后，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行移交。移交范圍包括永久保管的檔案以及已到保管期限但仍有重要價值需繼續(xù)保存的定期檔案。（二）移交程序1.檔案管理部門在檔案保管期限屆滿前[X]個月，對擬移交的檔案進(jìn)行整理和清點，確保檔案的齊全完整、整理規(guī)范。2.編制檔案移交清冊，清冊內(nèi)容包括檔案題名、年度、機構(gòu)（問題）、保管期限、卷數(shù)、件數(shù)、頁數(shù)、歸檔號等信息。移交清冊應(yīng)一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份隨檔案