PAGE咨詢企業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)咨詢企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)開(kāi)展和歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本咨詢企業(yè)總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、部門(mén)，適用于企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則企業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門(mén)的檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得遺漏、篡改或偽造檔案信息。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和使用，提高檔案的利用效率，滿足企業(yè)各部門(mén)及相關(guān)人員對(duì)檔案信息的需求。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門(mén)，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善企業(yè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)企業(yè)各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索體系。3.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)保管，確保檔案的安全，做好檔案的防潮、防蟲(chóng)、防火、防盜、防磁等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，及時(shí)剔除失去保存價(jià)值的檔案，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為企業(yè)檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.積極開(kāi)展檔案利用工作，為企業(yè)各部門(mén)提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，根據(jù)需要編制檔案參考資料。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高企業(yè)員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。8.參與企業(yè)重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（三）各部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案的及時(shí)歸檔。2.協(xié)助檔案管理部門(mén)做好檔案的移交、借閱等相關(guān)工作，及時(shí)反饋本部門(mén)檔案利用需求。3.對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行檔案管理知識(shí)宣傳，提高員工對(duì)檔案工作的重視程度，督促員工做好個(gè)人工作中形成檔案的整理和保管。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)包括企業(yè)設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議文件，企業(yè)規(guī)章制度，行政事務(wù)管理文件，人力資源管理文件等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)涵蓋咨詢項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目報(bào)告、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研資料、業(yè)務(wù)往來(lái)信函等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)包含財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)文件等。4.技術(shù)研發(fā)類(lèi)涉及咨詢技術(shù)方案、研究成果、專利申請(qǐng)文件、技術(shù)培訓(xùn)資料等。5.資質(zhì)榮譽(yù)類(lèi)包括企業(yè)資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)、獲獎(jiǎng)文件等。6.其他類(lèi)如企業(yè)宣傳資料、企業(yè)文化建設(shè)資料、照片、音像資料等不屬于上述類(lèi)別的檔案。（二）檔案編號(hào)1.采用層次分類(lèi)編號(hào)法，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等信息。2.具體編號(hào)規(guī)則如下：一級(jí)代碼：用大寫(xiě)字母表示檔案類(lèi)別，如“A”代表行政管理類(lèi)，“B”代表業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)等。二級(jí)代碼：用四位數(shù)字表示檔案形成年度，如“2023”代表2023年形成的檔案。三級(jí)代碼：用兩位數(shù)字表示檔案保管期限，如“10”代表保管期限為10年，“30”代表保管期限為30年等。四級(jí)代碼：用流水號(hào)表示同一類(lèi)別、年度、保管期限下的檔案順序號(hào)，從“001”開(kāi)始依次編號(hào)。3.例如，“B202310005”表示業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)檔案，形成于2023年，保管期限為10年，該類(lèi)別下的第5份檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.企業(yè)在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等均應(yīng)作為檔案進(jìn)行收集。2.包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等各種載體形式的檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于重要活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集歸檔，不得延誤。3.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。（三）整理要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的檔案進(jìn)行整理，確保檔案分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲(chǔ)，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。4.照片、音像資料等應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說(shuō)明，并與相關(guān)文字材料一同整理歸檔。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.照片、音像資料等應(yīng)分類(lèi)存放在專門(mén)的相冊(cè)、光盤(pán)盒等存儲(chǔ)介質(zhì)中，并注明相關(guān)信息。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為3年、5年、10年、30年等。2.具體檔案保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況確定，詳見(jiàn)附件《咨詢企業(yè)檔案保管期限表》。（四）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，上報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定依據(jù)1.國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。2.企業(yè)檔案保管期限表及相關(guān)規(guī)定。3.檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案鑒定申請(qǐng)表》，報(bào)檔案鑒定小組審核。2.檔案鑒定小組對(duì)申請(qǐng)鑒定的檔案進(jìn)行審查，結(jié)合檔案的實(shí)際情況，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、編號(hào)等信息。（四）銷(xiāo)毀程序1.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀情況報(bào)告企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。七、檔案的利用（一）利用范圍1.企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱、借閱檔案。2.企業(yè)外部單位因合法事由查閱企業(yè)檔案，須經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱檔案：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案查閱服務(wù)，查閱者不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱檔案：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制檔案：因特殊情況需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途等信息。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理的效率和水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和利用。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合企業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和安全檢查，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.電子檔