PAGE商務(wù)局檔案安全制度一、總則（一）目的為加強商務(wù)局檔案安全管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，有效保護和利用檔案資源，為商務(wù)工作提供堅實的信息支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商務(wù)局機關(guān)各科室、下屬事業(yè)單位以及參與商務(wù)局檔案管理工作的全體人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施預(yù)防和應(yīng)對各類安全風險，確保檔案實體和信息的安全。2.依法管理原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案安全管理工作。3.科學規(guī)范原則：運用科學的管理方法和技術(shù)手段，建立健全檔案安全管理制度和流程，實現(xiàn)規(guī)范化管理。4.預(yù)防為主原則：強化安全意識，加強日常防范，定期進行安全檢查和隱患排查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。二、檔案管理機構(gòu)及人員職責（一）檔案管理機構(gòu)商務(wù)局設(shè)立專門的檔案管理部門，負責全局檔案的集中統(tǒng)一管理。檔案管理部門應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案管理工作的正常開展。（二）人員職責1.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。建立健全檔案管理制度和工作流程，嚴格執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)定。定期對檔案進行清查、核對，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中存在的問題。積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。對檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓和指導，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。2.各科室兼職檔案員職責負責本科室檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保本科室檔案的齊全、完整。將整理好的檔案及時移交檔案管理部門，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核和接收工作。配合檔案管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息和資料。學習和掌握檔案管理的基本知識和技能，提高本科室檔案管理水平。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.商務(wù)局在履行職能活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與商務(wù)局工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.商務(wù)局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、項目文件等。4.商務(wù)局召開的各類會議的文件、記錄、紀要等。5.商務(wù)局工作人員在工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件、報告、總結(jié)等。6.反映商務(wù)局工作成果、榮譽等方面的資料。（二）收集要求1.各科室兼職檔案員應(yīng)及時收集本科室產(chǎn)生的各類檔案材料，確保檔案的時效性。2.收集的檔案材料應(yīng)完整、準確、真實，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)及時進行修復或復制，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.按照國家規(guī)定的檔案分類標準進行整理，確保分類科學、合理。（四）整理方法1.文書檔案按照年度機構(gòu)保管期限分類法進行整理，將文件材料按照年度、內(nèi)設(shè)機構(gòu)分別排列，然后根據(jù)保管期限分為永久、定期（30年、10年）進行整理歸檔。2.科技檔案按照項目進行整理，將項目文件材料按照項目前期文件、項目實施過程文件、項目竣工驗收文件等進行分類整理。3.會計檔案按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，按照年度順序排列。4.電子檔案按照電子文件的類別和存儲方式進行整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可識別和可利用。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%百分之六十之間。3.庫房內(nèi)設(shè)置檔案架、檔案柜等保管設(shè)備，檔案架、檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進行分類存放，不同類別、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.檔案應(yīng)按照編號順序依次上架排列，便于查找和管理。3.對重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。永久保管的檔案主要包括：本機關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；本機關(guān)召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；本機關(guān)職能活動中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；本機關(guān)關(guān)于重要問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；本機關(guān)機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；本機關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。定期保管30年的檔案主要包括：本機關(guān)職能活動中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，一般性的報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。定期保管10年的檔案主要包括：本機關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；本機關(guān)召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；本機關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；本機關(guān)一般性業(yè)務(wù)文件材料；本機關(guān)關(guān)于一般性問題的請示與上級機關(guān)的批復、批示，一般性的報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；上級機關(guān)制發(fā)的屬于本機關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；同級機關(guān)、下級機關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來函、請示與本機關(guān)的復函、批復等文件材料。2.科技檔案、會計檔案等按照國家相關(guān)規(guī)定確定保管期限。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報告，對檔案管理工作中存在的問題提出改進措施和建議。五、檔案利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本局檔案，須經(jīng)本局相關(guān)領(lǐng)導批準。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等特殊檔案的利用，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）利用方式1.查閱：本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，在檔案查閱室進行查閱。查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.借閱：本局工作人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)檔案管理部門負責人和分管領(lǐng)導批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、抄錄、傳播檔案內(nèi)容。3.出具證明：因工作需要，本局可根據(jù)檔案內(nèi)容為有關(guān)單位或個人出具檔案證明。出具檔案證明應(yīng)嚴格按照檔案管理規(guī)定進行審核，確保證明內(nèi)容真實、準確。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用時間、利用人姓名、利用目的、利用內(nèi)容、歸還時間等。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理的效率和水平，為商務(wù)工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化處理1.對重要的、常用的檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標準要求。2.對數(shù)字化檔案進行圖像處理，確保圖像清晰、完整，便于存儲和利用。3.建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄的電子化管理，便于快速檢索和查詢檔案信息。（三）系統(tǒng)管理1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。2.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶賬號和密碼，定期更換密碼，防止信息泄露。3.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。七、檔案安全保障措施（一）安全防護設(shè)施1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施設(shè)備，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、防盜報警裝置、除濕機、防蟲藥品、窗簾、吸塵器、空氣凈化器等。2.配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入，確保檔案庫房的安全。（二）安全管理制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責任和操作規(guī)范。2.加強對檔案管理人員的安全培訓，提高其安全意識和應(yīng)急處置能力。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進行演練，確保在發(fā)生安全事故時能夠迅速、有效地進行處置。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密等措施，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄露。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感數(shù)據(jù)的管理，應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，采取加密存儲、訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各科室檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等情況。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，要求相關(guān)科室限期整改。3.建立檔案管理工作監(jiān)督檢查檔案，對每次監(jiān)督檢查情況進行詳細記錄，作為考核評價的依