PAGE檔案資料室保管制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案資料的科學管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本保管制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等過程中的管理活動。（三）定義1.檔案資料：指公司在各項工作活動中直接形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案資料室：公司設(shè)立的專門用于集中保管檔案資料的場所。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案資料實行集中統(tǒng)一管理，由檔案資料室歸口負責，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案資料應如實反映公司各項工作活動的真實情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個工作環(huán)節(jié)中形成的檔案資料，確保檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料進行保密管理，防止泄露。5.方便利用原則：在確保檔案資料安全保密的前提下，建立科學合理的檔案資料管理制度，方便公司各部門及員工查閱利用檔案資料。二、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件；公司規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告等。2.業(yè)務經(jīng)營類：市場營銷文件，如市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料等；采購文件，如采購訂單、供應商資料等；生產(chǎn)管理文件，如生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗報告等。3.財務管理類：財務預算、決算報告；會計憑證、賬簿、報表；審計報告、稅務資料等。4.人力資源管理類：員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利等相關(guān)文件；員工檔案。5.法務合規(guī)類：合同審查意見、法律糾紛處理文件；合規(guī)檢查報告、風險評估報告等。6.其他類：公司重大活動記錄、榮譽證書、資質(zhì)證明等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、準確、完整地收集。2.對于重要文件和資料，應在形成后及時收集，不得拖延或遺漏。3.收集的檔案資料應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀。（三）整理方法1.分類：按照檔案資料的性質(zhì)、內(nèi)容和來源，將其分為不同的類別，如上述收集范圍中所列舉的各類別。2.編號：為每一類檔案資料編制唯一的編號，以便于管理和查找。編號應遵循一定的規(guī)則，如采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的編碼方式。3.裝訂：對于紙質(zhì)檔案資料，應進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得影響文件的閱讀和查閱。4.編目：編制檔案資料目錄，包括檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。目錄應清晰、準確，便于查閱和檢索。三、檔案資料的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在檔案資料形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案資料移交至檔案資料室歸檔。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案資料，應在活動結(jié)束或項目完成后的[X]個工作日內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門移交檔案資料時，應填寫《檔案資料移交清單》，詳細注明檔案資料的編號、名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案資料室接收人員應按照移交清單對檔案資料進行核對，確認無誤后簽字接收，并將移交清單存檔。3.檔案資料室對接收的檔案資料進行分類、編號、編目等整理工作，然后按照保管期限進行存放。四、檔案資料的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案資料室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案資料室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)標準要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案資料：應存放在檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案資料：應存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案資料應建立相應的索引和目錄，便于檢索和利用。3.其他載體檔案資料：如照片、音像資料等，應根據(jù)其特點進行妥善保管，確保其質(zhì)量不受影響。（三）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案資料，應永久保管。長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案資料，保管期限為[X]年。短期保管：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案資料，保管期限為[X]年。2.各部門應根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和重要程度，提出保管期限的建議，報檔案資料室審核確定。（四）定期檢查1.檔案資料室應定期對檔案資料進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準確性、安全性等。2.定期檢查的周期為每[X]年一次，檢查結(jié)果應記錄在案。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理。（五）特殊情況處理1.如遇自然災害、突發(fā)事件等特殊情況，可能危及檔案資料安全時，檔案資料室應及時采取應急措施，如轉(zhuǎn)移、封存等，確保檔案資料的安全。2.對于受損的檔案資料，應及時進行修復或復制，盡量恢復其原貌和完整性。五、檔案資料的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案資料，應填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可到檔案資料室查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并在檔案資料室指定地點查閱，查閱過程中不得擅自復印、拍照或帶出檔案資料室。3.外部單位或個人查閱公司檔案資料，應持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱內(nèi)容應嚴格限定在批準范圍內(nèi)，查閱過程中應有公司專人陪同。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案資料查閱申請表》后，提交至所在部門負責人審批。2.部門負責人審批通過后，查閱人員將申請表交至檔案資料室。3.檔案資料室工作人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容，查找相應的檔案資料，并在《檔案資料查閱登記表》上記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員在檔案資料室指定地點查閱檔案資料，查閱完畢后應及時歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借或帶出檔案資料室。（三）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案資料時，如需復印、拍照等，應經(jīng)檔案資料室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位或個人利用公司檔案資料，如需復印、拍照、摘錄等，應經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準，并與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務。3.利用檔案資料時，應愛護檔案資料，不得隨意涂改、損毀、丟失。如因使用不當造成檔案資料損壞的，應承擔相應的賠償責任。六、檔案資料的銷毀（一）銷毀條件1.檔案資料保管期限已滿，且已失去保存價值的，經(jīng)檔案資料室鑒定后，可以進行銷毀。2.由于公司機構(gòu)變更、業(yè)務調(diào)整等原因，導致某些檔案資料不再具有利用價值的，經(jīng)檔案資料室鑒定后，可以進行銷毀。3.檔案資料因自然災害、突發(fā)事件等原因受損，無法修復且已失去保存價值的，經(jīng)檔案資料室鑒定后，可以進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案資料室定期對保管期滿或已失去保存價值的檔案資料進行清理，并編制《檔案資料銷毀清單》，注明檔案資料的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。2.《檔案資料銷毀清單》經(jīng)檔案資料室負責人審核后，報公司分管領(lǐng)導批準。3.經(jīng)批準后，檔案資料室會同相關(guān)部門人員共同對檔案資料進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀人員、銷毀方式等。4.銷毀完畢后，銷毀人員和監(jiān)銷人員應在《檔案資料銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單存檔。（三）特殊檔案資料銷毀對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案資料的銷毀，應采取特殊的銷毀