PAGE畢業(yè)班級檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)畢業(yè)班級檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在教育教學(xué)、學(xué)生管理、歷史研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校所有畢業(yè)班級的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：畢業(yè)班級檔案由學(xué)校指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)可靠，如實(shí)反映班級學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、活動等情況。3.完整性原則：全面收集、整理班級檔案資料，保證檔案內(nèi)容涵蓋學(xué)生在校的各個方面，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對涉及學(xué)生個人隱私和學(xué)校機(jī)密的檔案信息予以保密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門學(xué)校設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)全校畢業(yè)班級檔案的管理工作。（二）職責(zé)1.制定和完善畢業(yè)班級檔案管理制度，指導(dǎo)各班級做好檔案的收集、整理、歸檔工作。2.負(fù)責(zé)接收、審核、保管各畢業(yè)班級移交的檔案，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目、上架，建立健全檔案檢索體系，方便查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對，做好檔案的鑒定、銷毀工作。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)生管理、校友聯(lián)絡(luò)等工作提供服務(wù)。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和更新，保障檔案管理工作的正常開展。三、檔案內(nèi)容及分類畢業(yè)班級檔案主要包括以下幾類：（一）學(xué)生基本信息檔案1.學(xué)生個人簡歷：包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、家庭住址、聯(lián)系電話等。2.學(xué)生學(xué)籍檔案：涵蓋入學(xué)登記表、學(xué)籍卡、成績單、獎懲記錄、畢業(yè)鑒定等。（二）班級活動檔案1.班級工作計劃與總結(jié)：記錄班級每學(xué)期的工作計劃、目標(biāo)以及學(xué)期末的工作總結(jié)。2.主題班會記錄：詳細(xì)記載每次主題班會的時間、地點(diǎn)、主題、內(nèi)容、參與人員等情況。3.班級文體活動記錄：包括運(yùn)動會、文藝匯演、體育比賽等活動的組織策劃、過程記錄及結(jié)果。4.社會實(shí)踐活動記錄：如志愿者服務(wù)、社區(qū)調(diào)研、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)等活動的相關(guān)材料。（三）團(tuán)組織檔案1.團(tuán)支部工作計劃與總結(jié)：反映團(tuán)支部的工作規(guī)劃和實(shí)施情況。2.團(tuán)支部會議記錄：記錄團(tuán)支部的各類會議內(nèi)容。3.團(tuán)員檔案：包含入團(tuán)申請書、入團(tuán)志愿書、團(tuán)員證、團(tuán)內(nèi)獎懲記錄等。（四）黨組織檔案（如有）1.入黨申請書：學(xué)生提交的入黨申請材料。2.入黨積極分子培養(yǎng)考察材料：包括培養(yǎng)考察登記表、思想?yún)R報等。3.預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正材料：轉(zhuǎn)正申請書、支部大會決議等。（五）畢業(yè)生就業(yè)檔案1.就業(yè)協(xié)議書：畢業(yè)生與用人單位簽訂的就業(yè)協(xié)議。2.就業(yè)推薦表：學(xué)校為畢業(yè)生出具的就業(yè)推薦材料。3.畢業(yè)生就業(yè)情況統(tǒng)計：記錄班級畢業(yè)生的就業(yè)去向、就業(yè)單位等信息。（六）其他檔案1.班級榮譽(yù)證書：班級獲得的各類集體榮譽(yù)證書復(fù)印件。2.學(xué)生作品及成果：學(xué)生在校期間的優(yōu)秀作品、科研成果、獲獎證書等。3.其他與班級相關(guān)的重要文件、資料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各班級應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案分類要求，及時、全面地收集各類檔案資料。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、清晰，書寫工整，簽字蓋章齊全。3.對于電子文檔，應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)確，并做好備份存儲。（二）整理流程1.分類：按照檔案內(nèi)容的類別，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類。2.排序：將每一類檔案資料按照時間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編目：為每一份檔案資料編制目錄，注明名稱、日期、編號等信息。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，確保牢固、美觀。5.裝盒：將整理好的檔案資料裝入檔案盒，并在盒面上標(biāo)明檔案類別、班級名稱、時間跨度等信息。五、檔案歸檔與移交（一）歸檔時間畢業(yè)班級檔案應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)后[X]個月內(nèi)完成歸檔工作。（二）移交程序1.各班級檔案收集整理完畢后，填寫《畢業(yè)班級檔案移交清單》，一式兩份，詳細(xì)列出檔案的類別、數(shù)量、內(nèi)容等信息。2.班級檔案負(fù)責(zé)人將檔案及《移交清單》一并提交至學(xué)校檔案室。3.檔案室管理人員對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后，雙方在《移交清單》上簽字，各執(zhí)一份。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境檔案室應(yīng)具備良好的保管條件，保持清潔、干燥、通風(fēng)，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案存儲1.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別、年度、班級順序排列，便于查找和管理。2.對于電子檔案，應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）安全保護(hù)1.加強(qiáng)檔案室的安全防范措施，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備。2.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案室，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全與完整。七、檔案利用與借閱（一）利用范圍學(xué)校各部門、教師、學(xué)生及校友因工作、學(xué)習(xí)、研究等需要，可按照規(guī)定查閱畢業(yè)班級檔案。（二）借閱程序1.查閱人填寫《畢業(yè)班級檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至學(xué)校檔案室。3.檔案室管理人員根據(jù)申請表內(nèi)容，對查閱人身份及查閱范圍進(jìn)行審核，審核通過后，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，檔案室管理人員對檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無誤后，在查閱登記本上注明歸還情況。（三）借閱期限一般檔案借閱期限不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，對畢業(yè)班級檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)教師及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的價值和保存意義。2.參考檔案保管期限表，結(jié)合學(xué)校歷史發(fā)展和工作需要，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《畢業(yè)班級檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息。2.《銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核簽字后，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會同相關(guān)部門人員共同監(jiān)督銷毀過程，并在《銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時清理現(xiàn)場，確保不留痕跡。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立畢業(yè)班級檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時處理數(shù)據(jù)變更、刪除等操作。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。2.定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查學(xué)校檔案管理部門定期對畢業(yè)班級檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用