PAGE公司檔案管借閱制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，規(guī)范檔案借閱行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.提高檔案的利用效率，滿足公司各項工作的需要。二、檔案借閱的范圍（一）可供借閱的檔案類型1.公司各類規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)等行政檔案。2.財務(wù)報表、審計報告、合同協(xié)議等財務(wù)檔案。3.產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)圖紙、工藝文件等技術(shù)檔案。4.市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、客戶資料等業(yè)務(wù)檔案。5.其他經(jīng)公司檔案管理部門認(rèn)定可以借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及公司商業(yè)秘密、機密信息的檔案，如未公開的產(chǎn)品配方、市場策略、客戶名單等，需經(jīng)特定審批程序方可借閱。2.正在進行中的重要項目檔案，在項目未結(jié)束前，限制無關(guān)人員借閱，確需借閱的，需經(jīng)項目負(fù)責(zé)人同意。3.已明確規(guī)定不得外傳或僅用于內(nèi)部特定用途的檔案。三、借閱申請與審批（一）借閱申請1.員工因工作需要借閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.申請表應(yīng)提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對借閱申請進行審查，并簽署意見。（二）審批流程1.一般性檔案借閱申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，即可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及重要檔案、機密檔案或限制借閱檔案的申請，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，必要時還需報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.審批人應(yīng)在收到借閱申請后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果反饋給申請人。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.重要檔案、機密檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定，原則上不超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。3.檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應(yīng)進行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他異常情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。五、借閱檔案的保管與使用（一）保管要求1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司指定的借閱場所。2.在借閱期間，借閱人應(yīng)對檔案的安全負(fù)責(zé)，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱人如需對檔案進行復(fù)印、拍照等操作，應(yīng)事先征得檔案管理部門的同意，并按照規(guī)定的程序進行。（二）使用規(guī)范1.借閱人應(yīng)嚴(yán)格按照借閱目的使用檔案，不得擅自擴大使用范圍或用于其他非工作目的。2.未經(jīng)檔案管理部門許可，借閱人不得對檔案進行公開、傳播、發(fā)表或用于商業(yè)用途。3.在使用檔案過程中，借閱人應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密規(guī)定，不得泄露檔案中的機密信息。六、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對檔案借閱情況進行日常監(jiān)督，定期檢查借閱檔案的歸還情況和保管狀況。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)助檔案管理部門做好本部門員工的檔案借閱管理工作，督促員工按時歸還檔案，并對檔案的使用情況進行監(jiān)督。（二）檢查內(nèi)容1.檢查借閱申請表的填寫是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。2.核對借閱檔案的實際歸還日期是否符合規(guī)定，有無逾期未還的情況。3.檢查歸還檔案的完整性和整潔性，是否存在損壞、丟失或涂改等問題。4.抽查借閱檔案的使用情況，是否符合借閱目的，有無違規(guī)使用的行為。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的借閱行為，檔案管理部門應(yīng)及時發(fā)出書面通知，要求借閱人限期整改。2.如借閱人逾期未歸還檔案或造成檔案損壞、丟失等嚴(yán)重后果的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟賠償責(zé)任。3.對于泄露檔案機密信息的行為，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解