PAGE博物館檔案庫(kù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)博物館檔案庫(kù)的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于博物館檔案庫(kù)的所有檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用、銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映博物館的歷史和業(yè)務(wù)活動(dòng)，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。2.完整性原則：全面收集與博物館相關(guān)的各類檔案，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便利性原則：便于檔案的查詢、利用和管理，提高檔案工作效率。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括博物館的行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案：如展覽策劃與實(shí)施檔案、文物征集與研究檔案、教育活動(dòng)檔案、學(xué)術(shù)交流檔案等。3.文物檔案：文物的征集記錄、鑒定報(bào)告、保護(hù)修復(fù)記錄、藏品賬目等。4.基本建設(shè)檔案：博物館建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等檔案。5.電子檔案：包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件、數(shù)字化文物信息等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地移交檔案庫(kù)。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對(duì)于重要檔案和珍貴文物檔案，應(yīng)采取特殊的收集措施，確保其安全。（三）收集流程1.各部門在工作過(guò)程中形成的檔案，應(yīng)定期進(jìn)行整理和分類，填寫檔案移交清單，移交至檔案庫(kù)。2.檔案庫(kù)管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)和簽收，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)反饋給移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按年度分類：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分。2.按機(jī)構(gòu)分類：根據(jù)博物館的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為不同的類別。3.按問(wèn)題分類：按照檔案所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類，如行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等。（二）整理方法1.文書檔案：按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，并編制目錄。2.文物檔案：對(duì)文物的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)登記，建立文物檔案卡片，并按照文物類別進(jìn)行分類存放。3.電子檔案：按照電子文件的類別和存儲(chǔ)方式進(jìn)行整理，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可檢索性。（三）整理要求1.整理檔案應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.檔案的分類應(yīng)科學(xué)合理，便于管理和利用。3.整理后的檔案應(yīng)編目清晰，標(biāo)識(shí)明確，便于查找。四、檔案保管（一）保管環(huán)境1.檔案庫(kù)應(yīng)具備適宜的溫濕度條件，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.保持檔案庫(kù)的清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止蟲害和霉菌的滋生。3.檔案庫(kù)應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。（二）檔案存儲(chǔ)1.檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)于珍貴文物檔案和重要檔案，應(yīng)采取專柜存放或特殊保護(hù)措施。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案包括博物館的歷史沿革、重要文物檔案、重大業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年至50年，短期保管的檔案保管期限為10年至30年。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.編制檔案清查報(bào)告，對(duì)檔案清查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和保存價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點(diǎn)、發(fā)展眼光的原則。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)專家和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，確定其保管期限和保存價(jià)值。3.對(duì)鑒定為無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀審批表，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組制定鑒定計(jì)劃，明確鑒定的范圍、方法和步驟。2.檔案管理人員按照鑒定計(jì)劃對(duì)檔案進(jìn)行初步篩選，將擬鑒定的檔案清單提交給鑒定小組。3.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，形成鑒定意見(jiàn)，并填寫檔案鑒定審批表。4.主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案鑒定審批表進(jìn)行審批，批準(zhǔn)銷毀的檔案按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案的安全和保密。2.優(yōu)先滿足博物館內(nèi)部業(yè)務(wù)工作和研究需要，同時(shí)為社會(huì)公眾提供必要的檔案信息服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案庫(kù)查閱紙質(zhì)檔案或通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)查閱電子檔案。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在規(guī)定的期限內(nèi)歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可為其提供檔案的復(fù)印件或電子副本，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案庫(kù)印章。（三）利用流程1.利用者填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱和數(shù)量等信息。2.檔案庫(kù)管理人員對(duì)利用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以受理，并提供相應(yīng)的檔案利用服務(wù)。3.利用者查閱、借閱或復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)在檔案利用登記簿上進(jìn)行登記，記錄利用時(shí)間、利用者姓名、檔案名稱和數(shù)量等信息。4.利用結(jié)束后，利用者應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案庫(kù)管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和安全。（四）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得利用。2.重要檔案和珍貴文物檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，確保檔案的安全。3.檔案利用者不得擅自涂改、損毀、丟失檔案，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案。2.超過(guò)保管期限且已失去利用價(jià)值的檔案。3.重復(fù)、多余或已失效的檔案。（二）銷毀程序1.檔案庫(kù)管理人員填寫檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.將檔案銷毀清單提交給檔案鑒定小組進(jìn)行審核，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和合法性。3.經(jīng)檔案鑒定小組審核通過(guò)后，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.選擇具有資質(zhì)的檔案銷毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行銷毀，并要求銷毀機(jī)構(gòu)提供銷毀證明。5.檔案庫(kù)管理人員對(duì)檔案銷毀過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底性和安全性。6.將檔案銷毀證明和檔案銷毀清單歸檔保存，作為檔案銷毀的憑證。（三）銷毀要求1.嚴(yán)格審批：檔案銷毀必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保銷毀檔案的必要性和合規(guī)性。2.專人負(fù)責(zé)：指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，防止檔案在銷毀過(guò)程中出現(xiàn)丟失、泄密等問(wèn)題。3.徹底銷毀：采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，確保檔案的內(nèi)容無(wú)法恢復(fù)，防止檔案信息的泄露。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為博物館的業(yè)務(wù)工作和社會(huì)服務(wù)提供有力支持。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)館藏檔案進(jìn)行全面的數(shù)字化掃描，確保檔案的數(shù)字化副本與原件一致。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行分類、編目和索引，便于檔案的檢索和利用。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入和編輯，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，方便利用者快速查找所需檔案信息。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批和登記，提高借閱工作的效率和透明度。4.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案的利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)