PAGE檔案室檔案上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案室所涉及的各類檔案，包括但不限于文書檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等。（三）依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定，旨在規(guī)范公司檔案管理工作，保障檔案管理工作合法合規(guī)運(yùn)行。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，保障檔案實(shí)體安全。5.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期移交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，配合檔案室做好檔案管理相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、借閱登記、統(tǒng)計(jì)等。3.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.做好檔案庫房的日常管理工作，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，確保檔案安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等不同形式的歷史記錄。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、可行性研究報(bào)告等文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案等專項(xiàng)檔案。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的檔案資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)收集電子文檔和紙質(zhì)文檔，確保信息的一致性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。2.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案卷。3.財(cái)務(wù)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行分類整理，分年度裝訂成冊(cè)。4.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)進(jìn)行分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案等。5.科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行整理，建立項(xiàng)目檔案卷，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、實(shí)施、驗(yàn)收等各個(gè)階段的文件資料。四、檔案保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、防磁柜等，確保檔案存放安全。3.安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持庫房溫濕度適宜，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。4.配備滅火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期檢查維護(hù)，確保其性能良好。5.安裝防盜報(bào)警裝置，確保庫房安全。（二）檔案上架與排列1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。2.不同類型檔案應(yīng)分區(qū)存放，并有明顯標(biāo)識(shí)。3.檔案架應(yīng)標(biāo)注架號(hào)、層號(hào)，檔案柜應(yīng)標(biāo)注柜號(hào)，便于定位查找。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清查與盤點(diǎn)1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少一次。2.清查盤點(diǎn)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、檔案整理質(zhì)量等。3.對(duì)清查盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)記錄并采取措施解決，如補(bǔ)充缺失檔案、修復(fù)損壞檔案等。4.清查盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)形成清查報(bào)告，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面的歷史觀點(diǎn)，從公司工作的實(shí)際需要出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析其歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值。2.參考檔案的形成背景、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊(cè)》。2.《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、檔號(hào)、數(shù)量等內(nèi)容，并經(jīng)檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.將《檔案銷毀清冊(cè)》報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀完畢后在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并注明銷毀方式和日期。5.銷毀后的《檔案銷毀清冊(cè)》應(yīng)永久保存。六、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人事務(wù)查閱與其相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱人員正確使用檔案。3.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外單位查閱公司檔案，應(yīng)提前提交查閱申請(qǐng)，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室安排專人陪同查閱。（三）利用登記1.建立檔案利用登記簿，對(duì)檔案查閱、復(fù)印、摘錄等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用部門或個(gè)人、檔案題名、檔號(hào)、查閱內(nèi)容、利用方式、歸還日期等。3.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)對(duì)利用登記情況進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，定期上報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和利用水平。2.將公司各類檔案資料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。（二）數(shù)字化掃描要求1.掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.掃描圖像格式應(yīng)為通用的PDF格式，便于存儲(chǔ)和利用。3.對(duì)掃描后的電子文件進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于識(shí)別和查找。（三）電子檔案管理1.建立電子檔案分類體系，與紙質(zhì)檔案分類相對(duì)應(yīng)，便于管理和檢索。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期更換，確保數(shù)據(jù)安全。3.嚴(yán)格控制電子檔案的訪問權(quán)限，設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，防止電子檔