PAGE殘聯(lián)三合一檔案制度一、總則（一）目的為了加強殘聯(lián)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，提高殘聯(lián)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合殘聯(lián)工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于殘聯(lián)機關(guān)及所屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。殘聯(lián)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映殘聯(lián)工作的實際情況。3.安全保密原則。加強檔案的安全保密措施，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱和利用效率，為殘聯(lián)工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門殘聯(lián)設(shè)立專門的檔案管理部門，負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.負責(zé)檔案的日常收集、整理和歸檔工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。3.建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案的損壞和丟失。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定進行檔案的銷毀工作。5.開展檔案統(tǒng)計工作，及時掌握檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.積極提供檔案利用服務(wù)，為殘聯(lián)各項工作提供檔案支持。7.加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三、檔案分類與編號（一）檔案分類殘聯(lián)檔案分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、會計檔案、聲像檔案和電子檔案等類別。1.文書檔案：主要包括殘聯(lián)在履行職能過程中形成的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)檔案：涵蓋殘疾人康復(fù)、教育、就業(yè)、扶貧、維權(quán)等各項業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。3.會計檔案：包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料。4.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄殘聯(lián)工作活動的檔案。5.電子檔案：存儲在電子介質(zhì)上的各類檔案信息。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式進行編號。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書檔案。2.業(yè)務(wù)檔案編號：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別制定編號規(guī)則，如康復(fù)業(yè)務(wù)檔案編號為KF年度流水號，教育業(yè)務(wù)檔案編號為JY年度流水號等。3.會計檔案編號：按照會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定進行編號。4.聲像檔案編號：根據(jù)形成時間、內(nèi)容等因素進行編號，如SX202300X，表示2XXX年形成的第X份聲像檔案。5.電子檔案編號：與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號一致，并在編號后標(biāo)注“（電子）”字樣。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：殘聯(lián)各部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件等。2.業(yè)務(wù)檔案：按照殘聯(lián)各項業(yè)務(wù)工作的要求，收集相關(guān)的業(yè)務(wù)文件、報表、記錄、合同等材料。3.會計檔案：由財務(wù)部門按照會計檔案管理規(guī)定及時收集整理會計憑證、賬簿、報表等。4.聲像檔案：在殘聯(lián)組織的重要活動、會議、調(diào)研等過程中形成的照片、錄音、錄像等資料。5.電子檔案：與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時收集。2.收集的檔案材料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備。3.在檔案收集過程中，要注意對電子文件的收集，確保電子文件的格式規(guī)范、內(nèi)容完整。（三）整理方法1.文書檔案整理：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，編制案卷目錄。2.業(yè)務(wù)檔案整理：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別，按照業(yè)務(wù)流程和時間順序進行整理，建立業(yè)務(wù)檔案臺賬。3.會計檔案整理：按照會計檔案管理規(guī)定，對會計憑證、賬簿、報表等進行分類裝訂、編號，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案整理：對照片、錄音、錄像等資料進行分類、編號，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。5.電子檔案整理：按照與紙質(zhì)檔案對應(yīng)的原則，對電子文件進行分類存儲，建立電子檔案目錄，并確保電子文件的可讀性和可利用性。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管措施1.對不同類別的檔案進行分類存放，便于查找和管理。2.建立檔案保管臺賬，詳細記錄檔案的入庫、出庫、保管期限、存放位置等信息。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。4.對重要檔案和易損檔案采取特殊的保管措施，如備份存儲、復(fù)制等。5.加強檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入檔案庫房。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合殘聯(lián)工作實際，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。2.參考國家檔案保管期限表，結(jié)合殘聯(lián)工作特點，確定檔案的保管期限。3.對已到保管期限的檔案進行重點鑒定，審查檔案是否仍具有保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案鑒定小組負責(zé)人審核簽字。3.檔案銷毀工作應(yīng)在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進行，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、檔案統(tǒng)計與利用（一）統(tǒng)計工作1.建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的數(shù)量、種類分布情況、利用情況等進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計報表應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保存，作為檔案管理工作的重要資料。（二）利用服務(wù)1.制定檔案查閱利用制度，明確查閱利用的范圍、程序和要求。2.積極為殘聯(lián)內(nèi)部各部門提供檔案查閱利用服務(wù)，支持各項工作的開展。3.對外部單位查閱利用檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，嚴格控制查閱范圍和方式。4.建立檔案利用登記制度，詳細記錄檔案查閱利用的時間、人員、內(nèi)容等信息。5.加強檔案信息資源開發(fā)利用，通過編研等方式，為殘聯(lián)工作提供有價值的參考資料。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。（二）建設(shè)內(nèi)容1.配備必要的計算機設(shè)備、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。2.開發(fā)或選用適合殘聯(lián)檔案管理的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、目錄編制、檢索查詢、借閱管理等功能。3.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。4.加強檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等安全措施，保障檔案信息的安全。（三）信息化管理1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握電子檔案管理系統(tǒng)的操作技能，確保檔案