PAGE三保人員檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司三保人員檔案管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體三保人員（保潔人員、保安人員、保綠人員）檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一原則：三保人員檔案由公司人力資源部門(mén)集中管理，確保檔案信息的一致性和規(guī)范性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映三保人員的基本情況、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)等信息，保證信息的準(zhǔn)確性。3.保密安全原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)三保人員的工作變動(dòng)、考核結(jié)果等情況，及時(shí)更新檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)管理。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（手機(jī)號(hào)碼、家庭電話）。3.家庭住址、婚姻狀況。（二）入職信息1.入職申請(qǐng)表：包括個(gè)人簡(jiǎn)歷、求職意向、教育背景、工作經(jīng)歷等。2.入職登記表：填寫(xiě)入職時(shí)間、入職崗位、試用期情況等。3.勞動(dòng)合同：與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。（三）工作經(jīng)歷1.歷任工作單位名稱(chēng)、工作崗位、工作時(shí)間。2.工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況。（四）培訓(xùn)記錄1.參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱(chēng)、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)考核成績(jī)等。2.職業(yè)資格證書(shū)、技能證書(shū)等相關(guān)培訓(xùn)證明材料。（五）考核評(píng)價(jià)1.月度考核記錄：包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作態(tài)度等方面的考核評(píng)價(jià)結(jié)果。2.年度考核記錄：綜合全年工作表現(xiàn)進(jìn)行的年度考核評(píng)價(jià)，包括考核等級(jí)、評(píng)語(yǔ)等。3.獎(jiǎng)懲記錄：公司給予的獎(jiǎng)勵(lì)（如優(yōu)秀員工、突出貢獻(xiàn)獎(jiǎng)等）和處罰（如警告、罰款、辭退等）情況。（六）健康狀況1.入職體檢報(bào)告：記錄入職時(shí)的身體檢查情況。2.定期健康檢查報(bào)告：按照國(guó)家規(guī)定和公司要求進(jìn)行的定期健康檢查結(jié)果。（七）其他信息1.個(gè)人照片（近期免冠一寸照片）。2.其他與工作相關(guān)的重要信息或證明材料。三、檔案建立與收集（一）新員工入職1.新入職的三保人員應(yīng)在入職當(dāng)天填寫(xiě)入職申請(qǐng)表和入職登記表，并提交相關(guān)證明材料（身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、資格證書(shū)復(fù)印件等）。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)審核新員工提交的材料，確保材料齊全、真實(shí)有效。審核通過(guò)后，為新員工建立個(gè)人檔案，并將相關(guān)材料歸檔。（二）檔案補(bǔ)充1.在三保人員工作過(guò)程中，如發(fā)生工作調(diào)動(dòng)、培訓(xùn)學(xué)習(xí)、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲等情況，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將有關(guān)材料提交給人力資源部門(mén)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)將材料補(bǔ)充到個(gè)人檔案中。2.三保人員個(gè)人如有需要補(bǔ)充或更新檔案信息的情況，應(yīng)向人力資源部門(mén)提出申請(qǐng)，并提交相關(guān)證明材料。人力資源部門(mén)審核后，對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)更新。四、檔案整理與分類(lèi)（一）整理要求1.人力資源部門(mén)定期對(duì)三保人員檔案進(jìn)行整理，確保檔案資料齊全、完整，無(wú)破損、缺失。2.對(duì)檔案中的材料進(jìn)行分類(lèi)、排序，按照檔案內(nèi)容的邏輯順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。（二）分類(lèi)方法1.按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別，將三保人員檔案分為個(gè)人基本信息、入職信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、健康狀況、其他信息等七大類(lèi)。2.每大類(lèi)下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如工作經(jīng)歷類(lèi)可分為歷任工作單位、工作崗位、工作時(shí)間等小類(lèi)。3.建立檔案目錄，明確各類(lèi)檔案材料的名稱(chēng)、存放位置和頁(yè)碼，便于快速查找和定位檔案內(nèi)容。五、檔案保管（一）保管方式1.三保人員檔案采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，按照檔案類(lèi)別和人員順序進(jìn)行排列。2.電子檔案存儲(chǔ)在公司人力資源管理系統(tǒng)中，同時(shí)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放。（二）保管期限1.三保人員檔案的保管期限為自員工離職之日起[X]年。2.對(duì)于涉及員工重大違紀(jì)、違法等事項(xiàng)的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保管。（三）檔案安全1.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.嚴(yán)格限制檔案查閱人員的范圍，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、借閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)辦理查閱登記手續(xù)，查閱完畢后及時(shí)歸還。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并記錄處理情況。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱三保人員檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱時(shí)間，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到人力資源部門(mén)查閱檔案。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)審核查閱申請(qǐng)，對(duì)符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱內(nèi)容、歸還日期等。3.涉及三保人員個(gè)人隱私的檔案信息，未經(jīng)本人同意，不得查閱。（二）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱三保人員檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限和歸還時(shí)間，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱檔案。2.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或抽取、撤換檔案材料。借閱期限屆滿(mǎn)，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。3.人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)借閱檔案進(jìn)行催還，確保檔案按時(shí)歸還。對(duì)逾期未還的借閱人，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催辦，并記錄催辦情況。七、檔案轉(zhuǎn)移與銷(xiāo)毀（一）檔案轉(zhuǎn)移1.三保人員離職時(shí)，人力資源部門(mén)應(yīng)在辦理離職手續(xù)的同時(shí)，將其個(gè)人檔案轉(zhuǎn)移至員工新的工作單位或戶(hù)籍所在地的檔案管理部門(mén)。2.檔案轉(zhuǎn)移時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案轉(zhuǎn)移申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)移原因、轉(zhuǎn)移去向等信息，并經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。3.檔案轉(zhuǎn)移應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，確保檔案的安全轉(zhuǎn)移。轉(zhuǎn)移完成后，應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)移情況記錄在檔案管理系統(tǒng)中，并更新檔案狀態(tài)。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)于超過(guò)保管期限的三保人員檔案，由人力資源部門(mén)定期進(jìn)行清理和鑒定，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)。2.銷(xiāo)毀檔案前，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的清單，包括檔案編號(hào)、姓名、保管期限等信息，并經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并記錄銷(xiāo)毀情況。銷(xiāo)毀記錄應(yīng)包括銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀檔案清單、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)