PAGE發(fā)電廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)發(fā)電廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于發(fā)電廠各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指發(fā)電廠在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本單位具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則發(fā)電廠檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室歸口管理全廠檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映發(fā)電廠各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集、整理發(fā)電廠在各個(gè)階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善發(fā)電廠檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理發(fā)電廠各類檔案，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案資料服務(wù)，積極開發(fā)檔案信息資源。（二）各部門檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理制度的要求，定期向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的利用工作，提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.發(fā)電廠各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料，確保文件材料的質(zhì)量。2.文件材料的形成應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范。（二）文件材料的收集范圍1.行政管理類：包括發(fā)電廠的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.生產(chǎn)技術(shù)類：包括發(fā)電設(shè)備的設(shè)計(jì)圖紙、運(yùn)行記錄、檢修報(bào)告、技術(shù)改造資料、試驗(yàn)報(bào)告等。3.基本建設(shè)類：包括發(fā)電廠新建、擴(kuò)建、改建工程的項(xiàng)目審批文件、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收資料等。4.經(jīng)營(yíng)管理類：包括市場(chǎng)營(yíng)銷資料、經(jīng)濟(jì)合同、物資采購(gòu)檔案、成本核算資料等。5.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。（三）文件材料的收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集上來(lái)。2.對(duì)重要文件材料應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，保證文件材料的連續(xù)性。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署齊全、格式規(guī)范，符合檔案整理要求。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類檔案按照年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類。2.生產(chǎn)技術(shù)類檔案按照專業(yè)項(xiàng)目時(shí)間分類。3.基本建設(shè)類檔案按照工程項(xiàng)目分類。4.經(jīng)營(yíng)管理類檔案按照業(yè)務(wù)類別分類。5.黨群工作類檔案按照年度類別分類。（三）整理方法1.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等工作。2.編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，便于查找和利用。3.對(duì)破損、褪色的文件材料進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。五、檔案的鑒定（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人牽頭，各相關(guān)部門檔案管理人員參加，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映發(fā)電廠的主要職能活動(dòng)，是否具有歷史查考價(jià)值。2.檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、形式等是否符合檔案管理要求。3.檔案的保存狀況是否良好，有無(wú)繼續(xù)保存的必要。（四）保管期限劃分1.永久保存：凡是反映發(fā)電廠主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本單位具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保存：凡是在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)發(fā)電廠工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保存：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)發(fā)電廠工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年至15年。（五）鑒定程序1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、消防器材等。（二）檔案上架1.按照檔案分類編號(hào)順序，將檔案整齊排列上架，便于查找和管理。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（三）檔案保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)破損、變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理，確保檔案的安全。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的卷數(shù)、件數(shù)等。2.檔案的整理情況統(tǒng)計(jì)，如分類、編號(hào)、編目等工作的完成情況。3.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱人次、利用檔案數(shù)量等。4.檔案的保管情況統(tǒng)計(jì)，如庫(kù)房溫濕度、設(shè)備運(yùn)行狀況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，提高統(tǒng)計(jì)工作的效率和準(zhǔn)確性。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.定期向上級(jí)主管部門和有關(guān)部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，反映發(fā)電廠檔案管理工作的基本情況。2.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案的編研（一）編研內(nèi)容1.根據(jù)發(fā)電廠的工作需要，編寫檔案參考資料，如大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等。2.對(duì)重要檔案進(jìn)行專題研究，形成研究報(bào)告，為發(fā)電廠的發(fā)展提供參考。3.整理編輯檔案文件匯集，方便檔案的查閱和利用。（二）編研方法1.成立編研小組，由綜合檔案室人員和相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干組成，負(fù)責(zé)編研工作的組織實(shí)施。2.廣泛收集資料，深入研究分析，確保編研成果的質(zhì)量。3.編研成果應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后發(fā)布。九、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則，嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和本制度的規(guī)定提供檔案利用服務(wù)。2.方便利用原則，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供便利。3.安全保密原則，確保檔案在利用過(guò)程中的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱、借閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件。（三）利用手續(xù)1.本單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理手續(xù)。2.外單位人員查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向綜合檔案室提交查閱、借閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)發(fā)電廠主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理手續(xù)。3.查閱、借閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意。（四）利用登記1.綜合檔案室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等。2.對(duì)檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。十、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化加工1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線申請(qǐng)、審批和登記等功能。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成