PAGE政府電子檔案管理制度一、總則（一）目的為加強政府電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、可用和安全，提高政府工作效率和服務水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門及所屬單位在履行職責過程中形成的電子檔案管理活動。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則政府電子檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保電子檔案管理工作的規(guī)范化、標準化和科學化。2.全程管理原則對電子檔案形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等全過程進行有效管理，確保電子檔案的質(zhì)量。3.前端控制原則從電子文件產(chǎn)生開始，就采取有效措施對其進行管理，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性，為電子檔案管理奠定良好基礎。4.便于利用原則充分考慮電子檔案的特點和利用需求，建立便捷高效的電子檔案利用服務體系，方便政府工作人員和社會公眾利用電子檔案。二、電子檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關電子檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本地區(qū)、本部門電子檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負責組織、協(xié)調(diào)和指導本地區(qū)、本部門電子檔案管理工作，開展電子檔案管理業(yè)務培訓和監(jiān)督檢查。3.負責接收、保管和提供利用本地區(qū)、本部門重要電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的集中管理和共享利用。4.參與本地區(qū)、本部門信息化建設項目中電子檔案管理功能的設計和驗收，確保電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的有效銜接。（二）業(yè)務部門職責1.負責本部門電子文件的形成、積累和整理工作，確保電子文件的真實、完整、準確和系統(tǒng)。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門電子文件向檔案管理部門移交歸檔，辦理交接手續(xù)。3.負責本部門電子檔案的日常利用工作，按照規(guī)定的權限和程序提供利用服務。4.配合檔案管理部門做好電子檔案管理系統(tǒng)的維護和升級工作，確保電子檔案管理系統(tǒng)的正常運行。（三）信息技術部門職責1.負責本地區(qū)、本部門電子檔案管理系統(tǒng)的建設、維護和升級工作，保障電子檔案管理系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。2.提供電子檔案管理所需的技術支持和服務，確保電子檔案的存儲、傳輸和利用等環(huán)節(jié)的技術安全。3.協(xié)助檔案管理部門制定電子檔案管理系統(tǒng)的技術標準和規(guī)范，參與電子檔案管理系統(tǒng)的功能測試和驗收工作。三、電子文件的形成與積累（一）電子文件的生成1.政府各部門應根據(jù)工作需要，在業(yè)務系統(tǒng)中設置電子文件生成功能，確保電子文件的原始性和真實性。2.電子文件生成時，應按照國家有關標準和規(guī)范，對文件的格式、元數(shù)據(jù)等進行規(guī)范設置，確保電子文件的可讀性和可處理性。（二）電子文件的收集與積累1.業(yè)務部門應指定專人負責電子文件的收集和積累工作，確保電子文件的及時收集和完整保存。2.電子文件收集過程中，應注意對電子文件的來源、形成時間、內(nèi)容等進行核對和標注，確保電子文件的準確性和完整性。3.對于重要業(yè)務活動中形成的電子文件，業(yè)務部門應及時進行備份，防止電子文件丟失或損壞。（三）電子文件的整理1.業(yè)務部門應按照檔案管理的要求，對收集積累的電子文件進行分類整理，建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫。2.電子文件整理時，應根據(jù)電子文件的內(nèi)容、來源、時間等因素進行分類，確保電子文件的分類合理、便于查找和利用。四、電子文件的歸檔（一）歸檔范圍政府各部門應按照國家有關規(guī)定，確定本部門電子文件的歸檔范圍，確保具有保存價值的電子文件及時歸檔。（二）歸檔時間1.定期歸檔：業(yè)務部門應在每年年底前，將本年度形成的電子文件向檔案管理部門移交歸檔。2.實時歸檔：對于重要緊急的電子文件，業(yè)務部門應在文件形成后及時向檔案管理部門移交歸檔。（三）歸檔要求1.電子文件歸檔時，應確保電子文件的格式符合檔案管理部門規(guī)定的標準，元數(shù)據(jù)齊全、準確。2.電子文件應采用脫機存儲或在線存儲的方式進行歸檔，存儲介質(zhì)應符合國家有關標準和規(guī)范，確保電子文件的長期保存。3.電子文件歸檔時，應編制電子檔案目錄，目錄信息應與電子檔案內(nèi)容一致，便于查找和利用。（四）歸檔程序1.業(yè)務部門按照檔案管理部門規(guī)定的格式和要求，將電子文件整理后存儲在存儲介質(zhì)上，并編制電子檔案目錄。2.業(yè)務部門填寫電子檔案移交清單，一式兩份，一份留存，一份隨電子檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的電子檔案進行檢查驗收，核對電子檔案的內(nèi)容、格式、元數(shù)據(jù)等是否符合要求，存儲介質(zhì)是否完好。4.檔案管理部門對驗收合格的電子檔案進行登記，將電子檔案存儲到電子檔案數(shù)據(jù)庫中，并將電子檔案移交清單存檔。五、電子檔案的保管（一）保管環(huán)境1.檔案管理部門應建立專門的電子檔案保管場所，配備必要的設施設備，確保電子檔案保管環(huán)境的安全、穩(wěn)定和適宜。2.電子檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁、防塵等功能，溫度、濕度應符合國家有關標準和規(guī)范。（二）存儲介質(zhì)管理1.電子檔案存儲介質(zhì)應定期進行檢查和維護，確保存儲介質(zhì)的完好和數(shù)據(jù)的安全。2.對于脫機存儲的電子檔案，應定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應異地存放，防止因自然災害等原因?qū)е码娮訖n案丟失。3.存儲介質(zhì)使用期滿后，應按照國家有關規(guī)定進行銷毀處理，銷毀過程應進行登記和監(jiān)督，確保存儲介質(zhì)上的數(shù)據(jù)徹底銷毀。（三）電子檔案的備份與恢復1.檔案管理部門應定期對電子檔案進行備份，備份方式可采用全量備份、增量備份等，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放。2.建立電子檔案備份恢復機制，定期進行備份數(shù)據(jù)的恢復測試，確保在電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題時能夠及時恢復。（四）電子檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應定期對電子檔案進行鑒定，確定電子檔案的保管期限，對保管期限已滿或失去保存價值的電子檔案進行銷毀處理。2.電子檔案鑒定工作應成立鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務部門和信息技術部門等相關人員組成，按照國家有關規(guī)定和標準進行鑒定。3.電子檔案銷毀時，應填寫電子檔案銷毀清單，一式兩份，一份留存，一份隨電子檔案銷毀過程記錄存檔。電子檔案銷毀過程應進行登記和監(jiān)督，確保電子檔案數(shù)據(jù)徹底銷毀。六、電子檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則：電子檔案利用應符合國家有關法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保電子檔案的安全和合法利用。2.權限管理原則：根據(jù)利用者的身份和權限，對電子檔案的利用進行嚴格管理，防止電子檔案的非法獲取和泄露。3.便捷高效原則：建立便捷高效的電子檔案利用服務體系，方便利用者獲取和利用電子檔案。（二）利用方式1.在線查閱：利用者可通過政府電子政務平臺或檔案管理部門指定的網(wǎng)站，在線查閱電子檔案。2.離線查閱：對于不便于在線查閱的電子檔案，利用者可申請離線查閱，檔案管理部門提供電子檔案的復制件或打印件。3.借閱：對于重要電子檔案，利用者可申請借閱，檔案管理部門按照規(guī)定的程序和期限辦理借閱手續(xù)。（三）利用流程1.利用者提出利用申請，填寫利用申請表，注明利用目的、利用范圍等信息。2.檔案管理部門對利用申請進行審核，根據(jù)利用者的身份和權限，確定是否批準利用申請。3.對于批準的利用申請，檔案管理部門按照利用者的要求提供電子檔案利用服務，并做好利用記錄。4.利用結(jié)束后，利用者應及時歸還電子檔案或辦理相關手續(xù)，檔案管理部門對利用情況進行檢查和統(tǒng)計。七、電子檔案管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設1.檔案管理部門應根據(jù)電子檔案管理的需要，建設電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的集中管理、共享利用和安全保密。2.電子檔案管理系統(tǒng)應具備電子文件接收、整理、歸檔、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等功能，以及系統(tǒng)管理、權限管理、日志管理等輔助功能。3.電子檔案管理系統(tǒng)建設應遵循國家有關標準和規(guī)范，采用先進的信息技術，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。（二）系統(tǒng)維護1.信息技術部門應定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的功能完善、性能優(yōu)化和安全可靠。2.建立電子檔案管理系統(tǒng)維護日志，記錄系統(tǒng)維護的時間、內(nèi)容、結(jié)果等信息，便于對系統(tǒng)維護情況進行跟蹤和管理。3.對于電子檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)的故障和問題，信息技術部門應及時進行處理，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)安全管理制度，加強對系統(tǒng)的安全防護，防止電子檔案數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。2.采用身份認證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術手段，保障電子檔案管理系統(tǒng)的安全。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.檔案管理部門負責對本地區(qū)、本部門電子檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保電子檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.將電子檔案管理工作納入政府績效考核體系，對電子檔案管理工作成績突出的部門和個人進行表彰和獎勵，對違反電子檔案管理制度的行為進行嚴肅處理。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.電子檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括電子文件的形成、積累、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的管理情況。2.電子檔案管理系統(tǒng)的建設、維護和運行情況，包括系統(tǒng)功能的完整性、性能的穩(wěn)定性、安全的可靠性等。3.電子檔案的質(zhì)量情況，包括電子檔案的真實性、完整性、準確性和可讀性等。4.電子檔案利用服務情況，包括利用申請的審核、利用方式的提供、利用記錄的管理等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門定期對本地區(qū)、本部門電子檔案管理工作進行全面檢查，檢查結(jié)果進