PAGE合同檔案管理制度百度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮合同檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門簽訂的各類合同檔案的管理，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：合同檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行的全過程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)合同檔案的安全保密措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司合同檔案，對各部門移交的合同檔案進(jìn)行審核、整理、分類、編號、裝訂和保管。3.建立合同檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索，提高檔案查詢效率。4.定期對合同檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的完整與安全。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門提供合同檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記工作。6.對到期合同檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作。（二）合同簽訂部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行和終結(jié)工作，并指定專人負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理和移交。2.在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本及相關(guān)附件一式兩份移交檔案管理部門，同時(shí)提交合同檔案移交清單。3.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、編號、裝訂等工作，確保移交的合同檔案符合要求。4.在合同履行過程中，及時(shí)將合同變更、補(bǔ)充、解除等相關(guān)文件移交檔案管理部門，保證合同檔案的完整性。（三）其他部門職責(zé)1.涉及合同簽訂、履行的部門應(yīng)積極配合檔案管理部門的工作，按照制度要求及時(shí)提供相關(guān)合同檔案資料。2.各部門應(yīng)妥善保管本部門留存的合同副本及相關(guān)資料，以備查閱。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.合同簽訂過程中形成的所有文件，包括合同文本、意向書、協(xié)議書、談判記錄、往來信函、電報(bào)、電傳、圖表、視聽資料等。2.合同履行過程中產(chǎn)生的各種文件，如發(fā)貨單、收貨單、驗(yàn)收單、對賬單、付款憑證、發(fā)票、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、違約處理記錄等。3.合同變更、補(bǔ)充、解除等相關(guān)文件，如變更協(xié)議、補(bǔ)充合同、解除合同通知等。4.與合同有關(guān)的其他文件，如合同評審記錄、授權(quán)委托書、公證書、鑒證文件等。（二）收集要求1.合同簽訂部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)收集相關(guān)文件資料，并進(jìn)行初步整理。2.收集的合同檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽署齊全，確保文件的真實(shí)性和有效性。3.對于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和存儲，確保電子文件的可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.合同檔案應(yīng)按照合同類別進(jìn)行分類，如買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等。2.每類合同應(yīng)按照簽訂時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一合同的正、副本及附件應(yīng)放在一起。3.對每份合同檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。編號格式為：[年份][部門代碼][合同順序號]，例如：202301001，表示2023年公司1部門簽訂的第1份合同。4.編制合同檔案目錄，目錄應(yīng)包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、簽訂部門、合同金額、履行期限、檔案頁數(shù)等內(nèi)容，確保目錄與檔案內(nèi)容一致。四、合同檔案的保管（一）保管期限合同檔案的保管期限根據(jù)合同性質(zhì)和重要程度分為永久、長期和短期三種。1.涉及公司重大權(quán)益、重要資產(chǎn)處置、長期合作關(guān)系等重要合同檔案，應(yīng)永久保管。2.一般合同檔案的保管期限為[X]年，自合同履行完畢或終止之日起計(jì)算。3.短期合同檔案的保管期限為[X]年，適用于金額較小、履行期限較短的合同。（二）保管方式1.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明合同編號、名稱、保管期限等信息。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行分類、編號和存儲，確保電子檔案的安全性和可檢索性。3.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保合同檔案的安全保管。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對于破損、褪色的合同檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房環(huán)境整潔、通風(fēng)良好。4.對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司重大事項(xiàng)或機(jī)密合同檔案的查閱，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位或個(gè)人原則上不得借閱合同檔案，如有特殊情況需要借閱的，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。2.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還合同檔案，如遇特殊情況不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前向檔案管理部門說明原因，并辦理延期手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對借閱的合同檔案進(jìn)行跟蹤管理，及時(shí)提醒借閱人員歸還檔案。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對到期合同檔案進(jìn)行鑒定，成立由檔案管理人員、合同簽訂部門負(fù)責(zé)人等組成的鑒定小組，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)合同檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、歷史查考價(jià)值等因素，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價(jià)值但已超過保管期限的合同檔案，應(yīng)進(jìn)行延長保管期限的審批，并重新登記保管。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的合同檔案，應(yīng)編制《合同檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號、名稱、數(shù)量等信息。2.《合同檔案銷毀清單》經(jīng)鑒定小組組長審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可組織銷毀。3.銷毀合同