PAGE社保統(tǒng)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司社保統(tǒng)計(jì)檔案管理，確保社保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和安全性，充分發(fā)揮社保統(tǒng)計(jì)檔案在公司決策、管理和社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)社保統(tǒng)計(jì)檔案的管理。（三）定義1.社保統(tǒng)計(jì)檔案：指公司在社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動中形成的，具有保存價(jià)值的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)臺賬、統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告以及相關(guān)文件、記錄等材料。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價(jià)值的社保統(tǒng)計(jì)文件材料，按照規(guī)定的程序和要求，整理成案卷，移交檔案管理部門保存的過程。3.保管期限：根據(jù)社保統(tǒng)計(jì)檔案的重要程度和歷史查考利用價(jià)值，確定的檔案保存時(shí)間。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司社保統(tǒng)計(jì)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：社保統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：采取有效措施確保社保統(tǒng)計(jì)檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司社保統(tǒng)計(jì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.接收、整理、保管公司社保統(tǒng)計(jì)檔案，建立健全檔案管理臺賬，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的保管期限，對社保統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，并做好相關(guān)記錄。4.負(fù)責(zé)社保統(tǒng)計(jì)檔案的信息化管理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。5.為公司各部門提供社保統(tǒng)計(jì)檔案的查詢、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。6.定期對社保統(tǒng)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)管理工作。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門社保統(tǒng)計(jì)文件材料的收集、整理、立卷，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好社保統(tǒng)計(jì)檔案的鑒定、銷毀等工作。3.根據(jù)工作需要，按照規(guī)定程序向檔案管理部門查閱、借閱社保統(tǒng)計(jì)檔案。4.對本部門形成的社保統(tǒng)計(jì)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，確保檔案內(nèi)容符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（三）統(tǒng)計(jì)人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照國家統(tǒng)計(jì)法規(guī)和公司社保統(tǒng)計(jì)制度的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地填報(bào)各類社保統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.負(fù)責(zé)收集、整理、分析社保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，撰寫統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，為公司決策提供依據(jù)。3.做好社保統(tǒng)計(jì)資料的保管工作，按照規(guī)定將統(tǒng)計(jì)文件材料移交檔案管理部門。4.配合檔案管理部門和業(yè)務(wù)部門做好社保統(tǒng)計(jì)檔案的相關(guān)工作，如查詢、借閱等。三檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社保統(tǒng)計(jì)報(bào)表：包括月度、季度、年度社保統(tǒng)計(jì)報(bào)表，以及各類專項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.統(tǒng)計(jì)臺賬：如參保人員臺賬、繳費(fèi)臺賬、待遇發(fā)放臺賬等。3.統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料：如社保參保情況調(diào)查、繳費(fèi)基數(shù)調(diào)查、待遇領(lǐng)取資格調(diào)查等相關(guān)資料。4.統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告：對社保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析形成的報(bào)告，包括趨勢分析、問題分析、對策建議等。5.與社保統(tǒng)計(jì)相關(guān)的文件、通知、會議記錄、工作方案等。6.其他具有保存價(jià)值的社保統(tǒng)計(jì)資料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在每月、季、年度終了后規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將本部門形成的社保統(tǒng)計(jì)文件材料收集齊全，整理規(guī)范。2.統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)收集、整理各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和資料，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。3.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的社保統(tǒng)計(jì)文件、與社保業(yè)務(wù)相關(guān)的函件等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并移交檔案管理部門。（三）整理方法1.分類：按照社保統(tǒng)計(jì)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為報(bào)表類、臺賬類、調(diào)查資料類、分析報(bào)告類、文件類等類別。2.編號：對每一類社保統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查詢。3.裝訂：將整理好的社保統(tǒng)計(jì)文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保存。4.編目：編制社保統(tǒng)計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，以便快速查找和利用檔案。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.業(yè)務(wù)部門整理好的社保統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交檔案管理部門。移交時(shí)，雙方應(yīng)填寫檔案移交清單，明確檔案的名稱、數(shù)量、移交時(shí)間等內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門接收業(yè)務(wù)部門移交的社保統(tǒng)計(jì)檔案后，應(yīng)對檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。3.經(jīng)核對無誤的社保統(tǒng)計(jì)檔案，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的分類方法和編號規(guī)則進(jìn)行重新整理、編目，并將檔案存入專門的檔案庫房。（二）保管期限社保統(tǒng)計(jì)檔案的保管期限分為永久保管和定期保管兩類。1.永久保管的檔案：（1）公司年度社保統(tǒng)計(jì)報(bào)表及相關(guān)分析報(bào)告。（2）涉及公司社保重大決策、重要政策執(zhí)行情況的統(tǒng)計(jì)資料。（3）與社保統(tǒng)計(jì)工作相關(guān)的重要文件、法規(guī)、制度等。2.定期保管的檔案：（1）月度、季度社保統(tǒng)計(jì)報(bào)表及相關(guān)分析報(bào)告保管期限為[X]年。（2）社保統(tǒng)計(jì)臺賬、調(diào)查資料等保管期限為[X]年。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對社保統(tǒng)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，標(biāo)識清晰，便于查找和管理。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。5.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱社保統(tǒng)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫《社保統(tǒng)計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，符合查閱規(guī)定的，予以批準(zhǔn)，并安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱社保統(tǒng)計(jì)檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。4.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱社保統(tǒng)計(jì)檔案的，借閱部門應(yīng)填寫《社保統(tǒng)計(jì)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保借閱目的正當(dāng)、借閱期限合理。對于涉及公司機(jī)密或重要社保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批程序。3.借閱社保統(tǒng)計(jì)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)持有效證件到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在借閱登記本上簽字確認(rèn)借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的社保統(tǒng)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍。借閱期限屆滿，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案歸還時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立社保統(tǒng)計(jì)檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、統(tǒng)計(jì)人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期的社保統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對保管期限已滿的社保統(tǒng)計(jì)檔案，重點(diǎn)審查檔案的保存價(jià)值、歷史查考利用價(jià)值以及是否涉及公司機(jī)密等因素。2.對于已失去保存價(jià)值、無歷史查考利用意義的檔案，可予以銷毀。3.對于涉及公司機(jī)密、重要社保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)或具有重要?dú)v史意義的檔案，應(yīng)延長保管期限或永久保存。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期的社保統(tǒng)計(jì)檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，提交鑒定工作小組進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作小組對擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，提出銷毀、延長保管期限或繼續(xù)保存的鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定工作小組的意見，對擬銷毀檔案進(jìn)行分類整理，編制《社保統(tǒng)計(jì)檔案銷毀清冊》，清冊應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。4.《社保統(tǒng)計(jì)檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。（四）銷毀方法1.社保統(tǒng)計(jì)檔案的銷毀應(yīng)采用安全、保密的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《社保統(tǒng)計(jì)檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報(bào)告檔案管理部門負(fù)責(zé)人。檔案管理部門應(yīng)將《社保統(tǒng)計(jì)檔案銷毀清冊》及銷毀情況記錄長期保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的社保統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)社保統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司決策提供更加便捷、高效的信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)社保統(tǒng)計(jì)檔案的信息化錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對新接收的社保統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理系統(tǒng)。錄入內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等信息。3.定期對社保統(tǒng)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，如檔案信息的修改、補(bǔ)充、刪除等操作，確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)社保統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.建立健全用戶權(quán)限管理制度，對不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限，嚴(yán)格限制非授權(quán)人員訪問檔案信息。3.定期對社保統(tǒng)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.做好數(shù)據(jù)備份工作，定期將社保統(tǒng)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)備份到存儲介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（