PAGE社團(tuán)會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)社團(tuán)會(huì)計(jì)檔案管理，保證社團(tuán)會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本社團(tuán)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社團(tuán)及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義本制度所稱會(huì)計(jì)檔案，是指社團(tuán)在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映社團(tuán)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會(huì)計(jì)檔案管理職責(zé)分工（一）社團(tuán)理事會(huì)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和修訂社團(tuán)會(huì)計(jì)檔案管理制度。2.監(jiān)督檢查會(huì)計(jì)檔案管理工作的執(zhí)行情況。3.對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中的重大事項(xiàng)進(jìn)行決策。（二）財(cái)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、裝訂、保管和移交等具體工作。2.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查，確保會(huì)計(jì)檔案的安全與完整。3.建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借閱登記制度，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。（三）檔案管理部門(mén)職責(zé)（如有）1.協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)做好會(huì)計(jì)檔案的整理、歸檔和保管工作。2.提供必要的檔案保管設(shè)施和條件，確保會(huì)計(jì)檔案的安全存儲(chǔ)。3.負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督（若有相關(guān)工作安排）。三、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證類原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿類總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。（四）其他會(huì)計(jì)資料類銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。四、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔（一）會(huì)計(jì)憑證整理1.每月末，財(cái)務(wù)人員對(duì)各類原始憑證進(jìn)行分類整理，檢查憑證的真實(shí)性、完整性和合法性。2.將原始憑證按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序排列，粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。3.對(duì)記賬憑證進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)連續(xù)、準(zhǔn)確。4.定期將整理好的會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得缺頁(yè)、掉頁(yè)。裝訂時(shí)應(yīng)在憑證左上角打孔，用線繩或塑料繩裝訂，并在封面上注明社團(tuán)名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)等信息。（二）會(huì)計(jì)賬簿整理1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般應(yīng)將舊賬集中統(tǒng)一管理。2.對(duì)總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿進(jìn)行核對(duì)，確保賬賬相符。3.將賬簿中的空白頁(yè)、空行劃紅線注銷，并加蓋“此頁(yè)空白”、“此行空白”戳記。4.在賬簿封面注明社團(tuán)名稱、賬簿名稱、年度等信息，并在賬簿扉頁(yè)上填寫(xiě)賬簿啟用日期、截止日期、頁(yè)數(shù)、冊(cè)次、經(jīng)管人員姓名、記賬人員姓名等內(nèi)容。5.將整理好的賬簿按照類別和年度順序排列，裝入專門(mén)的檔案盒或檔案柜中。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理1.年度終了，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)編制年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，并對(duì)報(bào)告進(jìn)行審核、簽章。2.將年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行打印、裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固。裝訂后的報(bào)告應(yīng)包括封面（注明社團(tuán)名稱、年度、報(bào)告名稱等）、目錄、會(huì)計(jì)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等）、附表、附注及文字說(shuō)明等。3.對(duì)月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行整理，按照時(shí)間順序排列，裝入檔案袋或檔案盒中。4.在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告封面上加蓋社團(tuán)公章，并由社團(tuán)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員簽字或蓋章。（四）其他會(huì)計(jì)資料整理1.對(duì)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等資料，應(yīng)按照月份或年度進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)或裝入檔案袋中。2.納稅申報(bào)表應(yīng)按照稅種和申報(bào)時(shí)間順序排列，整理歸檔。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)、鑒定意見(jiàn)書(shū)等應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫(xiě)，一式多份，分別保管。4.將整理好的其他會(huì)計(jì)資料按照類別和年度順序排列，妥善保管。（五）歸檔要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)按照本制度的規(guī)定及時(shí)整理歸檔。2.歸檔的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)保持原卷冊(cè)的封裝，不得隨意拆封。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案管理人員應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立會(huì)計(jì)檔案目錄，注明檔案的類別、年度、月份、名稱、保管期限等信息，以便快速檢索。五、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告類，月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會(huì)計(jì)資料類，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.社團(tuán)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜或檔案架上，按照類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。3.對(duì)于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管措施1.建立健全會(huì)計(jì)檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。2.對(duì)會(huì)計(jì)檔案的查閱、借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，防止檔案丟失或損壞。3.加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房的安全管理，安裝必要的安全防護(hù)設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防火報(bào)警裝置等，確保庫(kù)房安全。4.定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理和維護(hù)，對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.社團(tuán)內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得在檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。3.查閱人員如需復(fù)印會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并在復(fù)印件上注明用途和日期，加蓋社團(tuán)公章。（二）借閱規(guī)定1.社團(tuán)外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)社團(tuán)理事會(huì)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)與借閱人員辦理交接手續(xù)，登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、起止日期等信息，并要求借閱人員簽字確認(rèn)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、拆散原卷冊(cè)，不得抽換會(huì)計(jì)憑證、賬頁(yè)及其他附件。如需復(fù)印，應(yīng)按照查閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的歸還時(shí)間內(nèi)將所借閱的會(huì)計(jì)檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時(shí)，由財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷毀意見(jiàn)，會(huì)同檔案管理部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。2.對(duì)保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的社團(tuán)所保管的會(huì)計(jì)檔案，不論是否已滿保管期限，一律不得銷毀，待項(xiàng)目建設(shè)結(jié)束后按規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.社團(tuán)理事會(huì)應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由社團(tuán)理事會(huì)、財(cái)務(wù)部門(mén)、檔案管理部門(mén)等共同派人監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告社團(tuán)理事會(huì)。（三）銷毀記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀后，檔案管理人員應(yīng)將銷毀情況記錄在案，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，并將銷毀記錄與會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)一并保存。八、會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化管理（如有需要）（一）數(shù)字化范圍根據(jù)社團(tuán)實(shí)際情況和管理需要，確定會(huì)計(jì)檔案數(shù)字化的范圍，一般應(yīng)包括重要的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等。（二）數(shù)字化流程1.掃描：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化質(zhì)量要求。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、去噪、修補(bǔ)等處理，提高圖像的清晰度和可讀性。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的會(huì)計(jì)檔案圖像與對(duì)應(yīng)的電子目錄進(jìn)行掛接，并建立索引關(guān)系，以便快速檢索和查詢。4.存儲(chǔ)：將數(shù)字化后的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)字化管理要求1.建立數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案管理制度，明確數(shù)字化工作流程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、安全保密等要求。2.配備專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備和軟件，確保數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。4.定期對(duì)數(shù)字化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.社團(tuán)理事會(huì)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保會(huì)計(jì)檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部自查機(jī)制，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理、保管、查閱、借閱等情況進(jìn)行自