PAGE法院案件檔案管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范法院案件檔案的管理，確保案件檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為司法審判、司法研究、司法統(tǒng)計(jì)等工作提供可靠依據(jù)，維護(hù)司法公正和司法權(quán)威。（二）適用范圍本制度適用于本院各業(yè)務(wù)庭、執(zhí)行局、人民法庭等部門在辦理各類案件過程中形成的檔案材料管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則案件檔案由本院檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將案件檔案移交檔案管理部門。2.真實(shí)完整原則案件檔案應(yīng)如實(shí)反映案件辦理全過程，確保檔案材料齊全、完整，不得擅自涂改、偽造、損毀。3.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索、查閱效率，為案件審理、復(fù)查、統(tǒng)計(jì)分析以及其他司法工作提供便利。4.安全保密原則加強(qiáng)案件檔案的安全防護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案信息泄露，確保檔案實(shí)體安全。二、案件檔案的收集與整理（一）收集范圍1.立案階段材料包括立案登記表、立案審批表、案件受理通知書、訴訟費(fèi)繳納憑證等。2.審判階段材料（1）各類訴訟文書，如起訴狀、答辯狀、上訴狀、申訴狀、傳票、通知書等。（2）證據(jù)材料，包括當(dāng)事人提交的證據(jù)、法院依職權(quán)調(diào)查收集的證據(jù)等，應(yīng)注明證據(jù)名稱、來源、證明內(nèi)容等。（3）庭審筆錄，詳細(xì)記錄庭審過程中各方陳述、舉證、質(zhì)證、辯論等情況。（4）合議庭評(píng)議筆錄、審判委員會(huì)討論記錄，記錄案件評(píng)議和討論的過程、結(jié)果。（5）裁判文書，包括判決書、裁定書、調(diào)解書等正本及副本。3.執(zhí)行階段材料（1）執(zhí)行申請(qǐng)書、執(zhí)行依據(jù)、執(zhí)行裁定書等。（2）執(zhí)行通知書、報(bào)告財(cái)產(chǎn)令、傳票等法律文書。（3）執(zhí)行和解協(xié)議、執(zhí)行筆錄、執(zhí)行措施記錄等。（4）財(cái)產(chǎn)查詢、查封、扣押、凍結(jié)、拍賣等相關(guān)材料。（5）執(zhí)行結(jié)案報(bào)告、結(jié)案審批表等。4.其他相關(guān)材料如案件移送函、委托鑒定書、評(píng)估報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等與案件辦理有關(guān)的材料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)案件材料的收集、整理工作，確保材料及時(shí)、完整收集。2.案件承辦人應(yīng)在案件辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將全部案件材料整理齊全，移交本部門負(fù)責(zé)檔案管理的人員。3.對(duì)于案件辦理過程中形成的電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、存儲(chǔ)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性，并與紙質(zhì)檔案同步歸檔。（三）整理方法1.分類按照案件性質(zhì)、審判程序等進(jìn)行分類，如民事案件、刑事案件、行政案件，一審、二審、再審等。2.編號(hào)對(duì)每一案卷編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)案件類別、年度、流水號(hào)等信息，便于識(shí)別和管理。3.裝訂去除金屬物，對(duì)紙張較大的材料進(jìn)行折疊，按照順序排列，采用線裝或膠裝方式裝訂成冊(cè)，確保整齊、牢固。4.編目編制卷內(nèi)目錄，注明每份材料的順序號(hào)、名稱、日期等；填寫備考表，記錄卷內(nèi)材料的缺損、補(bǔ)充、移出等情況；編制案卷封面，注明案件編號(hào)、案件名稱、當(dāng)事人、審判程序、承辦人等信息。三、案件檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.各部門負(fù)責(zé)檔案管理的人員應(yīng)在案件材料整理完畢后，及時(shí)將案卷移交本院檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)接收的案卷進(jìn)行核對(duì)，檢查檔案材料是否齊全、完整，整理是否規(guī)范，編號(hào)是否準(zhǔn)確等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知移交部門補(bǔ)充或更正。3.經(jīng)核對(duì)無誤的案卷，檔案管理部門按照分類、編號(hào)順序上架存放，建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的入庫、保管、查閱等情況。（二）保管期限1.案件檔案的保管期限分為永久、長期和短期。（1）永久保管的檔案具有重要?dú)v史價(jià)值、對(duì)司法工作有重大影響的案件檔案，如涉及國家機(jī)密、重大疑難案件、典型案例等。（2）長期保管的檔案保管期限為[X]年的案件檔案，一般為普通案件檔案。（3）短期保管的檔案保管期限為[X]年的案件檔案，如簡(jiǎn)單案件、程序性案件等。2.保管期限的確定由檔案管理部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門根據(jù)案件性質(zhì)、重要程度等因素共同研究決定，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。4.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行備份，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。四、案件檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本院工作人員因工作需要查閱案件檔案的，可查閱與本人承辦案件相關(guān)的檔案材料。2.上級(jí)法院、其他法院因工作需要查閱案件檔案的，應(yīng)出具正式介紹信，并經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.當(dāng)事人及其代理人、辯護(hù)人查閱案件檔案的，應(yīng)按照相關(guān)法律規(guī)定和本院要求辦理查閱手續(xù)。4.其他單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱案件檔案的，應(yīng)經(jīng)本院院長批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、案件編號(hào)、查閱內(nèi)容等信息。2.本院工作人員查閱案件檔案的，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。3.上級(jí)法院、其他法院查閱案件檔案的，應(yīng)持正式介紹信和查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本院分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。4.當(dāng)事人及其代理人、辯護(hù)人查閱案件檔案的，應(yīng)提交身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)材料，經(jīng)案件承辦部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱范圍限于裁判文書、證據(jù)材料等與案件相關(guān)的公開信息。5.其他單位或個(gè)人查閱案件檔案的，應(yīng)提交單位介紹信、查閱申請(qǐng)表、相關(guān)證明材料等，經(jīng)本院院長簽字批準(zhǔn)后，按照規(guī)定查閱。（三）查閱方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的查閱場(chǎng)所，配備必要的查閱設(shè)備，為查閱人提供便利。2.查閱案件檔案應(yīng)在查閱場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。（四）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)積極為本院各部門提供案件檔案的查閱、借閱服務(wù)，支持司法審判、司法研究、司法統(tǒng)計(jì)等工作。2.根據(jù)工作需要，檔案管理部門可對(duì)案件檔案進(jìn)行整理、編研，形成專題資料，為司法工作提供參考。3.加強(qiáng)與其他法院、相關(guān)單位的檔案信息交流與合作，促進(jìn)檔案資源共享，提高檔案利用效率。五、案件檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的案件檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由檔案管理部門會(huì)同業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組進(jìn)行，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素進(jìn)行綜合評(píng)估。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，注明檔案編號(hào)、名稱、保管期限、銷毀原因等信息。（二）銷毀1.銷毀清冊(cè)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、院長批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。2.銷毀案件檔案應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.銷毀過程應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.對(duì)涉及國家機(jī)密、個(gè)人隱私等不宜公開銷毀的檔案，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理。六、案件檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.本院紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對(duì)案件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。2.定期對(duì)檔案管理部門的工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和制度執(zhí)行情況。3.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門限期整改，確保案件檔案管理工作符合要求。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立案件檔案管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，將檔案管理工作納入本院績效考核體系。2.考核內(nèi)容包括檔案管理工作