PAGE君康醫(yī)院檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)君康醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于君康醫(yī)院各科室、部門及全體員工在工作中形成的各種文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：醫(yī)院檔案由醫(yī)院綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各科室、部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映醫(yī)院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：全面收集醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各種檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等重要檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查閱和利用，并為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)醫(yī)院各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)組織開展檔案的查閱、借閱、利用工作，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。6.對各科室、部門的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。7.參與醫(yī)院重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整和準(zhǔn)確。（二）各科室、部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照醫(yī)院檔案管理制度的要求，定期將整理好的檔案移交至綜合檔案室。3.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。4.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案，確保檔案的安全。5.根據(jù)工作需要，及時(shí)向綜合檔案室提出檔案查閱、借閱申請，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)錄入、更新檔案信息，為檔案的查閱和利用提供便利。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。6.協(xié)助做好檔案的查閱、借閱、利用工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，及時(shí)催還檔案。7.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.黨群工作類：包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、安全保衛(wèi)等方面的文件材料。3.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：主要有醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療技術(shù)管理、醫(yī)療護(hù)理管理、醫(yī)院感染管理、病歷檔案、醫(yī)療統(tǒng)計(jì)等方面的文件材料。4.教學(xué)科研類：涉及醫(yī)院教學(xué)工作、科研項(xiàng)目管理形成的文件材料，包括教學(xué)計(jì)劃、教案、科研課題申報(bào)書、研究成果等。5.基建檔案類：包含醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程形成的文件材料，如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、竣工驗(yàn)收報(bào)告等。6.設(shè)備檔案類：醫(yī)院購置的各類醫(yī)療設(shè)備、辦公設(shè)備等從申購、采購、驗(yàn)收、安裝調(diào)試到使用維護(hù)、報(bào)廢處置等環(huán)節(jié)形成的文件材料，包括設(shè)備說明書、合同、維修記錄等。7.會(huì)計(jì)檔案類：醫(yī)院在會(huì)計(jì)核算過程中形成的各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件材料。8.聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄醫(yī)院重要活動(dòng)、醫(yī)療場景、科研成果等內(nèi)容的檔案材料。9.電子檔案類：醫(yī)院在信息化建設(shè)過程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)等，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、醫(yī)療信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份等。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.年度：以公元紀(jì)年表示，如“2023”。3.類別：按照上述檔案分類的順序，用兩位數(shù)字表示，如“01”代表黨群工作類，“02”代表行政管理類等。4.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。5.例如，一份2023年形成的行政管理類第5份檔案，其編號(hào)為“202302005”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各科室、部門應(yīng)明確檔案收集范圍，按照規(guī)定及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類檔案。2.檔案收集應(yīng)做到全面、及時(shí)、準(zhǔn)確，確保檔案資料的完整性和真實(shí)性。3.對于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，并在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)整理歸檔。4.醫(yī)院員工在工作中形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如科研成果、學(xué)術(shù)論文、獲獎(jiǎng)證書等，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)交至所在科室，由科室統(tǒng)一整理后移交綜合檔案室。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.對收集到的檔案進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.整理好的檔案應(yīng)按照檔案編號(hào)順序裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，包括檔案編號(hào)、年度、類別、起止日期、保管期限等。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架，檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括醫(yī)院的重要規(guī)章制度、歷史沿革、重大事件記錄、重要人事任免、財(cái)務(wù)預(yù)決算等具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限為三十年，主要包括醫(yī)院一般性的行政管理文件、醫(yī)療業(yè)務(wù)文件、教學(xué)科研文件等在較長時(shí)間內(nèi)仍有查考利用價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案保管期限為十年，主要包括醫(yī)院臨時(shí)性的文件材料、一般性的事務(wù)性文件等在較短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案。5.各科室、部門應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對本部門形成的檔案進(jìn)行初步鑒定，確定檔案的保管期限，并在移交檔案時(shí)注明。綜合檔案室在接收檔案后，應(yīng)對檔案保管期限進(jìn)行復(fù)核，如有異議，應(yīng)與相關(guān)科室、部門協(xié)商確定。（三）檔案保管措施1.建立健全檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)應(yīng)做好登記，離開庫房時(shí)應(yīng)檢查門窗、設(shè)備等是否關(guān)閉、正常。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.定期對檔案保管情況進(jìn)行總結(jié)分析，針對存在的問題及時(shí)采取改進(jìn)措施，不斷提高檔案保管水平。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.綜合檔案室應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人姓名、所在科室、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案應(yīng)在綜合檔案室指定的查閱場所進(jìn)行，查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.查閱重要檔案或涉及機(jī)密、隱私的檔案，應(yīng)經(jīng)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格控制查閱范圍和查閱時(shí)間。（二）借閱規(guī)定1.醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室、部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)綜合檔案室審核。2.綜合檔案室應(yīng)根據(jù)借閱申請，對借閱人的身份、借閱目的、借閱期限等進(jìn)行審核，審核通過后，與借閱人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，并在《檔案借閱登記表》上記錄借閱人姓名、所在科室、借閱時(shí)間、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息。3.檔案借閱期限一般不超過兩周，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向綜合檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出醫(yī)院或用于非工作目的。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向綜合檔案室報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，綜合檔案室應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，確認(rèn)無誤后，在《檔案借閱登記表》上注明歸還時(shí)間，并辦理借閱注銷手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，各科室、部門檔案管理人員為成員。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對醫(yī)院檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合檔案的實(shí)際利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。3.對涉及醫(yī)院機(jī)密、患者隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.對清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀，并填寫《檔案鑒定意見書》。3.《檔案鑒定意見書》經(jīng)檔案鑒定工作小組全體成員簽字確認(rèn)后，報(bào)醫(yī)院分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、年度、類別、保管期限、銷毀原因等信息。（四）銷毀實(shí)施1.檔案銷毀應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實(shí)施。2.銷毀檔案時(shí)