PAGE地質(zhì)災(zāi)害檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)地質(zhì)災(zāi)害檔案管理，規(guī)范地質(zhì)災(zāi)害檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，確保地質(zhì)災(zāi)害檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為地質(zhì)災(zāi)害防治工作提供科學(xué)依據(jù)和有效支撐，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及地質(zhì)災(zāi)害調(diào)查、監(jiān)測(cè)、防治、應(yīng)急處置等工作所形成的各類檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則地質(zhì)災(zāi)害檔案由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映地質(zhì)災(zāi)害防治工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則全面收集地質(zhì)災(zāi)害防治工作各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件材料，保證檔案的齊全完整。4.規(guī)范性原則檔案的整理、歸檔、保管和利用等工作應(yīng)遵循國(guó)家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定地質(zhì)災(zāi)害檔案管理的具體實(shí)施辦法。2.負(fù)責(zé)地質(zhì)災(zāi)害檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。3.建立健全地質(zhì)災(zāi)害檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)組織檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。5.開(kāi)展地質(zhì)災(zāi)害檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.對(duì)公司/組織內(nèi)各部門的地質(zhì)災(zāi)害檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門地質(zhì)災(zāi)害防治工作中形成的各類文件材料的收集、整理和移交工作，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的文件材料移交檔案管理部門歸檔，并協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定等工作。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、利用制度，在工作中合理利用檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和安全保密工作，對(duì)檔案的使用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，熟悉地質(zhì)災(zāi)害檔案管理業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。2.負(fù)責(zé)地質(zhì)災(zāi)害檔案的具體收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，嚴(yán)格按照檔案管理程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作。3.對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)、檢查，確保檔案的質(zhì)量。對(duì)不符合要求的檔案，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通，督促其補(bǔ)充完善。4.做好檔案的安全保密工作，嚴(yán)格遵守檔案借閱、利用制度，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。對(duì)檔案的變動(dòng)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時(shí)向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報(bào)告。三、檔案的形成與收集（一）形成范圍1.地質(zhì)災(zāi)害調(diào)查與勘查工作中形成的各類文件材料，包括調(diào)查計(jì)劃、實(shí)施方案、野外調(diào)查記錄、測(cè)試分析報(bào)告、勘查報(bào)告等。2.地質(zhì)災(zāi)害監(jiān)測(cè)工作中形成的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、監(jiān)測(cè)報(bào)告、監(jiān)測(cè)設(shè)備運(yùn)行記錄等。3.地質(zhì)災(zāi)害防治工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等環(huán)節(jié)形成的設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、施工記錄、監(jiān)理報(bào)告等。4.地質(zhì)災(zāi)害應(yīng)急處置工作中形成的應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急響應(yīng)記錄、處置報(bào)告等。5.與地質(zhì)災(zāi)害防治工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)、通知、函件等文件材料。6.地質(zhì)災(zāi)害防治工作中涉及的各類合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。7.其他與地質(zhì)災(zāi)害防治工作有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全，載體應(yīng)符合耐久性要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.對(duì)于重要的地質(zhì)災(zāi)害防治項(xiàng)目，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將項(xiàng)目形成的文件材料整理后移交檔案管理部門。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。（二）整理方法1.分類地質(zhì)災(zāi)害檔案按照以下類別進(jìn)行分類：綜合管理類：包括地質(zhì)災(zāi)害防治工作的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。調(diào)查與勘查類：包括地質(zhì)災(zāi)害調(diào)查與勘查項(xiàng)目的各類文件材料。監(jiān)測(cè)類：包括地質(zhì)災(zāi)害監(jiān)測(cè)工作形成的文件材料。防治工程類：包括地質(zhì)災(zāi)害防治工程的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等文件材料。應(yīng)急處置類：包括地質(zhì)災(zāi)害應(yīng)急處置工作形成的文件材料。其他類：包括與地質(zhì)災(zāi)害防治工作相關(guān)的合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的管理和查詢。編號(hào)格式為：[類別代碼][年份][流水號(hào)]，其中類別代碼采用大寫字母表示，年份采用四位數(shù)字表示，流水號(hào)采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如：ZH2023001，表示綜合管理類2023年第1份檔案。3.編目對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案檢索工具。（三）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)按照整理好的檔案分類和編號(hào)順序，將檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。2.檔案應(yīng)整齊排列在檔案架上，按照類別和編號(hào)順序存放，便于查找和利用。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并按照紙質(zhì)檔案的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行命名和編號(hào)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對(duì)應(yīng)關(guān)系。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保存。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管期限地質(zhì)災(zāi)害檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管地質(zhì)災(zāi)害防治工作的重要規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)等文件材料。地質(zhì)災(zāi)害調(diào)查與勘查報(bào)告、重大地質(zhì)災(zāi)害防治工程設(shè)計(jì)文件等具有重要價(jià)值的文件材料。地質(zhì)災(zāi)害應(yīng)急處置工作中形成的重要報(bào)告、決策文件等。2.長(zhǎng)期保管地質(zhì)災(zāi)害監(jiān)測(cè)工作形成的連續(xù)多年的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)和報(bào)告。地質(zhì)災(zāi)害防治工程施工過(guò)程中的重要文件材料，如施工日志、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。與地質(zhì)災(zāi)害防治工作相關(guān)的重要合同、協(xié)議等。保管期限為[X]年。3.短期保管地質(zhì)災(zāi)害防治工作中的一般性文件材料，如工作簡(jiǎn)報(bào)、通知等。地質(zhì)災(zāi)害防治工程監(jiān)理過(guò)程中的一般性文件材料。保管期限為[X]年。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息是否準(zhǔn)確，檔案是否完整無(wú)缺，檔案的保管條件是否良好等。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。對(duì)檔案的缺失、損壞等情況，應(yīng)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在地質(zhì)災(zāi)害防治工作中查閱相關(guān)檔案，為工作決策、項(xiàng)目實(shí)施等提供參考依據(jù)。2.因地質(zhì)災(zāi)害防治工作需要，向有關(guān)部門或單位提供檔案資料。3.開(kāi)展地質(zhì)災(zāi)害防治科研、教學(xué)等活動(dòng)，查閱相關(guān)檔案資料。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部人員查閱地質(zhì)災(zāi)害檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱因工作需要借閱地質(zhì)災(zāi)害檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)在借閱期限屆滿時(shí)及時(shí)收回檔案，并檢查檔案的完好情況。3.復(fù)制因特殊情況需要復(fù)制地質(zhì)災(zāi)害檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門公章，并注明復(fù)制日期。（三）利用審批1.查閱、借閱、復(fù)制地質(zhì)災(zāi)害檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照審批程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。2.檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，對(duì)不符合利用條件或可能影響檔案安全的申請(qǐng)，不予批準(zhǔn)。3.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行審批和管理。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)地質(zhì)災(zāi)害檔案進(jìn)行定期鑒定。2.以檔案的保存價(jià)值為主要依據(jù)，結(jié)合檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用情況等因素進(jìn)行綜合鑒定。3.確保鑒定工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)地質(zhì)災(zāi)害檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)重點(diǎn)審查其是否仍具有現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。3.對(duì)涉及重要地質(zhì)災(zāi)害防治項(xiàng)目、具有重要?dú)v史意義或現(xiàn)實(shí)意義的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限或列為永久保管檔案。（四）銷毀程序1.經(jīng)檔案鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。2