PAGE學(xué)?？挂邫n案管理制度一、總則（一）目的為有效應(yīng)對(duì)學(xué)校抗疫工作，規(guī)范抗疫檔案管理，確?？挂吖ぷ髦懈黝愇募?、資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于查詢、利用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校在抗疫期間涉及的所有與抗疫相關(guān)的文件、資料、記錄等檔案管理工作，包括但不限于疫情防控方案、應(yīng)急預(yù)案、工作通知、會(huì)議紀(jì)要、師生健康信息、物資采購(gòu)與發(fā)放記錄、防控措施執(zhí)行記錄等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)?？挂吖ぷ鞯膶?shí)際情況，確保原始記錄的可靠性。2.完整性原則：全面收集、整理抗疫過(guò)程中的各類文件和資料，保證檔案的完整性，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、文字等記錄應(yīng)清晰、明確，避免模糊或歧義。4.及時(shí)性原則：及時(shí)收集、整理和歸檔抗疫文件，確保檔案資料與工作進(jìn)程同步，便于及時(shí)發(fā)揮作用。5.保密性原則：對(duì)抗疫工作中涉及的個(gè)人隱私、敏感信息等嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）學(xué)?？挂吖ぷ黝I(lǐng)導(dǎo)小組1.負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃學(xué)校抗疫檔案管理工作，制定檔案管理的方針、政策和總體要求。2.對(duì)重要抗疫檔案進(jìn)行審核和決策，確保檔案管理工作符合學(xué)校整體抗疫工作部署。（二）檔案管理部門(mén)1.具體負(fù)責(zé)學(xué)?？挂邫n案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲(chǔ)等。2.建立健全抗疫檔案管理制度和流程，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案的收集和整理工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，保證檔案的合理利用。（三）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)抗疫文件和資料的收集、整理和初步分類，定期移交檔案管理部門(mén)。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案工作，確保本部門(mén)檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理相關(guān)工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.學(xué)校抗疫工作領(lǐng)導(dǎo)小組及各專項(xiàng)工作小組形成的各類文件、通知、指示、會(huì)議紀(jì)要等。2.學(xué)校制定的疫情防控方案、應(yīng)急預(yù)案及修訂稿。3.師生每日健康信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表、行程軌跡記錄等。4.校園防控措施執(zhí)行記錄，如體溫檢測(cè)記錄、消毒記錄、通風(fēng)記錄等。5.物資采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、物資發(fā)放清單及庫(kù)存記錄。6.疫情防控期間的宣傳資料、新聞報(bào)道、影像資料等。7.與上級(jí)主管部門(mén)、社區(qū)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)等的往來(lái)文件、溝通記錄。8.其他與學(xué)校抗疫工作相關(guān)的各類文件和資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)在文件形成或工作完成后及時(shí)收集相關(guān)資料，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的文件資料應(yīng)齊全、完整，包括原件、復(fù)印件、電子文檔等多種形式。3.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的背景材料、補(bǔ)充說(shuō)明等，以便全面反映工作情況。4.收集過(guò)程中要注意文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)核實(shí)或補(bǔ)充完善。（三）收集時(shí)間1.日常工作文件和資料應(yīng)每周定期收集一次，集中移交檔案管理部門(mén)。2.重要會(huì)議、活動(dòng)等形成的文件資料應(yīng)在會(huì)議結(jié)束或活動(dòng)完成后三個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔。3.臨時(shí)性緊急工作任務(wù)形成的文件資料應(yīng)在任務(wù)完成后立即收集，并在五個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門(mén)。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.綜合管理類：包括學(xué)?？挂吖ぷ黝I(lǐng)導(dǎo)小組文件、工作部署、總結(jié)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.防控方案類：疫情防控方案、應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)工作指引。3.人員信息類：師生健康檔案、教職工及學(xué)生行程軌跡記錄等。4.防控措施類：體溫檢測(cè)記錄、消毒記錄、通風(fēng)記錄、校園封閉管理記錄等。5.物資管理類：物資采購(gòu)計(jì)劃、合同、發(fā)放清單、庫(kù)存記錄等。6.宣傳教育類：抗疫宣傳資料、新聞報(bào)道、影像資料等。7.對(duì)外聯(lián)絡(luò)類：與上級(jí)主管部門(mén)、社區(qū)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)等的往來(lái)文件、溝通記錄。（二）整理方法1.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集的文件資料進(jìn)行分類，同類文件應(yīng)集中在一起。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.去除文件上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，對(duì)破損或褪色的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)文件資料進(jìn)行排序，可按照時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列。5.編寫(xiě)文件目錄，目錄應(yīng)包含文件編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，便于快速檢索。（三）裝訂要求1.對(duì)于紙張較少的文件，可采用左上角裝訂方式，確保文件平整、牢固。2.對(duì)于紙張較多的文件，應(yīng)先進(jìn)行折疊，使其大小一致，然后采用左側(cè)裝訂方式。3.裝訂應(yīng)使用線繩或膠裝，避免使用金屬裝訂夾，以免影響檔案的長(zhǎng)期保存。五、檔案編目（一）編目?jī)?nèi)容1.全宗號(hào)：按照學(xué)校檔案管理的全宗編號(hào)規(guī)則確定。2.目錄號(hào)：根據(jù)檔案分類情況確定。3.案卷號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行順序編號(hào)。4.題名：準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容。5.日期：文件形成的日期。6.保管期限：根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值確定保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（10年以下）。7.密級(jí)：根據(jù)文件內(nèi)容的敏感程度確定密級(jí)，分為絕密、機(jī)密、秘密。8.頁(yè)數(shù)：檔案的總頁(yè)數(shù)。9.備注：記錄檔案的特殊情況或補(bǔ)充說(shuō)明。（二）編目格式編目應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，可使用電子表格或紙質(zhì)目錄卡片。電子表格應(yīng)包含上述編目?jī)?nèi)容的各個(gè)字段，紙質(zhì)目錄卡片應(yīng)按照規(guī)范的樣式填寫(xiě)，確保編目信息清晰、準(zhǔn)確、完整。（三）編目審核編目完成后，應(yīng)由檔案管理人員進(jìn)行審核，確保編目信息的準(zhǔn)確性和一致性。審核通過(guò)后的編目信息應(yīng)作為檔案管理的重要依據(jù)，不得隨意更改。六、檔案存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，檔案柜應(yīng)堅(jiān)固、防火、防潮、防蟲(chóng)。不同類別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并在檔案柜上標(biāo)明類別和編號(hào)。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照分類目錄建立文件夾進(jìn)行存放。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.避免檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所靠近水源、火源、污染源等，防止檔案受到損壞。3.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)。（三）存儲(chǔ)期限1.永久保存的檔案應(yīng)長(zhǎng)期妥善保管，不得隨意銷毀。2.長(zhǎng)期保存的檔案保管期限不得少于10年，短期保存的檔案保管期限不得少于3年。保管期限屆滿后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。七、檔案借閱與查閱（一）借閱范圍1.因工作需要查閱學(xué)?？挂邫n案的本校教職工。2.因疫情防控工作需要，經(jīng)學(xué)校批準(zhǔn)的上級(jí)主管部門(mén)、社區(qū)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)等相關(guān)人員。（二）借閱手續(xù)1.借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱目的、借閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)審核。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)審核情況，確定是否批準(zhǔn)借閱。批準(zhǔn)借閱的，應(yīng)辦理借閱登記手續(xù)，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱及數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人憑借閱證領(lǐng)取檔案，借閱證應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。（三）查閱規(guī)定1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.需要復(fù)印檔案材料的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。復(fù)印后的檔案材料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。4.查閱結(jié)束后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。八、檔案保密（一）保密措施1.對(duì)涉及個(gè)人隱私、敏感信息的抗疫檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，限制查閱范圍。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置必要的保密設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止檔案被盜或非法獲取。4.在檔案整理、編目、存儲(chǔ)、借閱等過(guò)程中，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如對(duì)電子檔案進(jìn)行加密處理、對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行密封保存等。（二）保密責(zé)任1.學(xué)校全體教職工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)因工作需要接觸到的抗疫檔案負(fù)有保密責(zé)任。2.對(duì)于違反檔案保密制度，造成檔案信息泄露的人員，學(xué)校將依法依規(guī)追究其責(zé)任。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判斷、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)代表、檔案專家等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.查閱檔案內(nèi)容，了解檔案的形成背景、工作過(guò)程、重要性等。2.參考檔案的利用情況，判斷其在當(dāng)前和未來(lái)工作中的價(jià)值。3.結(jié)合學(xué)校抗疫工作的發(fā)展和變化，評(píng)估檔案的保存必要性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷