PAGE檔案及印章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案及印章管理，確保檔案資料的完整、安全與有效利用，規(guī)范印章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.依法依規(guī)原則檔案及印章管理嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保管理活動合法合規(guī)。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案及印章的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、丟失和損壞，確保公司信息安全。4.便捷高效原則在確保檔案及印章安全保密的前提下，優(yōu)化管理流程，提高工作效率，為公司各項工作提供及時、有效的支持。二、檔案管理（一）檔案分類1.行政檔案包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司章程，公司管理制度，行政公文，人事檔案，合同協(xié)議等。2.財務(wù)檔案涵蓋會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。3.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型不同，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。4.其他檔案如公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、各類活動照片及視頻等。（二）檔案收集與整理1.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改。對于重要文件和資料，應(yīng)實行雙套制備份，一套紙質(zhì)檔案，一套電子檔案。2.整理標(biāo)準(zhǔn)檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理。紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行編號、裝訂，編制目錄，填寫檔案盒封面及脊背信息。電子檔案應(yīng)按照文件類別、時間順序進(jìn)行命名和存儲，并建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)索引，便于查詢和利用。（三）檔案保管1.保管場所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。2.保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會決議、董事會決議、年度財務(wù)報告等重要文件。長期保管的檔案期限一般為10年至50年，如各類合同協(xié)議、重要業(yè)務(wù)文件等。短期保管的檔案期限一般為1年至10年，如一般性行政文件、臨時性業(yè)務(wù)資料等。3.檔案清查檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的賬實相符。在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（四）檔案利用1.利用范圍公司內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案資料。外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司檔案的，須經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。2.利用流程內(nèi)部查閱：員工填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。內(nèi)部借閱：員工填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的用途、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部查閱：外部單位或個人查閱公司檔案，須提交查閱申請函，注明查閱內(nèi)容、查閱目的等，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（五）檔案銷毀1.銷毀條件檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可進(jìn)行銷毀。2.銷毀流程檔案管理部門提出檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、保管期限等信息，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核。根據(jù)公司分管領(lǐng)導(dǎo)的審核意見，組織相關(guān)人員對擬銷毀檔案進(jìn)行清點核對，確保銷毀清單與實物一致。檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。三、印章管理（一）印章種類1.公司公章代表公司對外行使權(quán)力的正式印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章用于特定文件或事項的簽署，代表法定代表人的個人意志。3.財務(wù)專用章主要用于公司財務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等業(yè)務(wù)。4.合同專用章專門用于簽訂各類合同協(xié)議，明確合同的法律效力。5.部門章由各部門自行保管使用的印章，用于部門內(nèi)部文件、通知等的發(fā)布。（二）印章刻制1.印章刻制申請因工作需要刻制印章的部門或個人，應(yīng)填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，報公司行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。2.刻制要求印章刻制必須選擇具有合法資質(zhì)的印章制作單位，確保印章的質(zhì)量和安全性。印章刻制完成后，應(yīng)及時將印章交付公司行政部門，并辦理交接手續(xù)。（三）印章保管1.保管原則公司公章、法定代表人章、財務(wù)專用章由公司行政部門指定專人保管；合同專用章由合同管理部門指定專人保管；部門章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管。印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，不得隨意放置或轉(zhuǎn)借他人，確保印章的安全。2.保管設(shè)施印章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。（四）印章使用1.使用范圍公司印章的使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的范圍進(jìn)行，不得超出授權(quán)范圍使用。2.使用流程填寫《印章使用申請表》：使用人應(yīng)詳細(xì)填寫申請表，注明使用印章的文件名稱、編號、用途、使用日期等信息，并簽字確認(rèn)。審批：根據(jù)印章使用的性質(zhì)和金額，按照公司審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項由部門負(fù)責(zé)人審批；重要事項或涉及金額較大的事項，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)、法定代表人審批。用印：印章保管人員在核對申請表及審批意見無誤后，方可在文件上加蓋印章，并做好用印登記記錄，注明用印時間、文件名稱、用印人等信息。（五）印章停用與廢止1.停用條件因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由印章保管部門提出申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.廢止流程印章保管部門應(yīng)將停用的印章及時收回，并進(jìn)行封存。填寫《印章廢止申請表》，詳細(xì)說明印章廢止的原因、日期等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核后，報公司法定代表人批準(zhǔn)。印章廢止后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理，銷毀過程參照檔案銷毀流程執(zhí)行。四、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立檔案及印章管理監(jiān)督小組，由公司行政部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對檔案及印章管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保制度的有效執(zhí)行。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理檢查內(nèi)容檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案查閱、借閱、銷毀等手續(xù)是否齊全。檔案庫房的安全設(shè)施是否完好，檔案保管環(huán)境是否符合要求。2.印章管理檢查內(nèi)容印章刻制、保管、使用等環(huán)節(jié)的工作是否規(guī)范。印章使用審批流程是否嚴(yán)格執(zhí)行，用印登記記錄是否完整準(zhǔn)確。印章廢止處理是否及時、合規(guī)。（三）問題處理對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，責(zé)令責(zé)任部門限期整改。整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)提交整改報告，經(jīng)監(jiān)督小組復(fù)查合格后方可結(jié)案。對違反檔案及印章管理制度的行為，