PAGE大學(xué)生檔案管理與制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)生檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生成長(zhǎng)、學(xué)校教育教學(xué)及社會(huì)人才選拔等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校全體在校大學(xué)生檔案的管理工作，包括學(xué)生個(gè)人檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、獎(jiǎng)懲等實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。2.完整性原則：全面收集學(xué)生各方面的相關(guān)材料，確保檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)學(xué)生檔案的隱私，未經(jīng)授權(quán)，不得泄露檔案內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及教育主管部門的相關(guān)規(guī)定，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行操作。二、檔案內(nèi)容與分類（一）入學(xué)材料1.錄取通知書2.高考報(bào)名登記表3.體檢表4.黨團(tuán)組織關(guān)系材料5.個(gè)人檔案（高中階段）（二）學(xué)習(xí)成績(jī)材料1.每學(xué)期成績(jī)單2.課程考核成績(jī)登記表3.補(bǔ)考、重修記錄（三）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)學(xué)金證書及相關(guān)審批材料2.三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等榮譽(yù)稱號(hào)的表彰文件及證書3.違紀(jì)處分決定書及相關(guān)材料（四）社會(huì)實(shí)踐與實(shí)習(xí)材料1.社會(huì)實(shí)踐報(bào)告2.實(shí)習(xí)鑒定表3.實(shí)習(xí)單位反饋意見(jiàn)（五）黨團(tuán)材料1.入黨申請(qǐng)書2.入黨積極分子培養(yǎng)考察表3.預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書及審批材料4.團(tuán)組織推優(yōu)材料5.團(tuán)員證及團(tuán)內(nèi)活動(dòng)記錄（六）就業(yè)材料1.就業(yè)推薦表2.就業(yè)協(xié)議書3.畢業(yè)生登記表4.就業(yè)報(bào)到證存根（七）其他材料1.各類證書復(fù)印件（英語(yǔ)、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書等）2.學(xué)生個(gè)人的獲獎(jiǎng)作品、學(xué)術(shù)論文等材料3.學(xué)生在校期間參加各類活動(dòng)的照片、視頻等資料（如有需要）三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)將涉及學(xué)生的相關(guān)材料移交至檔案管理部門。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)各部門移交的材料進(jìn)行核對(duì)，確保材料齊全、準(zhǔn)確。3.學(xué)生本人應(yīng)積極配合檔案管理工作，按時(shí)提交個(gè)人相關(guān)材料。（二）整理流程1.分類：按照檔案內(nèi)容的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的材料進(jìn)行分類。2.排序：同一類材料按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。3.編目：為每份材料編寫目錄，注明材料名稱、日期、來(lái)源等信息。4.裝訂：將排序后的材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。5.裝盒：將裝訂好的材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年級(jí)、專業(yè)、學(xué)生姓名等信息。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、適宜。（二）保管措施1.建立檔案庫(kù)房管理制度，嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，如有問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.做好檔案庫(kù)房的溫濕度記錄，根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的調(diào)控措施，保持適宜的溫濕度環(huán)境。五、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.學(xué)生本人有權(quán)查閱自己的檔案，但需提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)同意后在指定地點(diǎn)查閱。2.學(xué)校內(nèi)部因工作需要查閱學(xué)生檔案的，需填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意，并報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后方可查閱。查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.校外單位因特殊原因需要查閱學(xué)生檔案的，必須持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。查閱內(nèi)容僅限于與該單位工作相關(guān)的部分，嚴(yán)禁查閱其他無(wú)關(guān)信息。（二）查閱登記建立檔案查閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、審批情況等信息。查閱人查閱完畢后，應(yīng)在登記簿上簽字確認(rèn)。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.學(xué)生畢業(yè)離校時(shí)，檔案管理部門應(yīng)按照就業(yè)單位或升學(xué)學(xué)校的要求及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.學(xué)生因休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）轉(zhuǎn)遞方式1.檔案轉(zhuǎn)遞一般通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，確保檔案安全、準(zhǔn)確送達(dá)。2.嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。（三）轉(zhuǎn)遞手續(xù)1.檔案管理部門填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人等信息。2.將檔案材料密封包裝，并在封口處加蓋檔案管理部門公章。3.與接收單位辦理檔案交接手續(xù)，雙方在檔案轉(zhuǎn)遞清單上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立完善的大學(xué)生檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.安排專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)錄入新產(chǎn)生的檔案材料信息。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)系統(tǒng)。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，采取數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，保障數(shù)據(jù)的安全性和保密性。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)大學(xué)生檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織協(xié)調(diào)檔案管理部門與學(xué)校各部門之間的工作關(guān)系，確保檔案收集工作順利進(jìn)行。3.根據(jù)檔案管理工作的需要，合理配備檔案管理人員，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。4.定期檢查檔案管理工作情況，及時(shí)解決工作中存在的問(wèn)題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、查閱、轉(zhuǎn)遞等具體工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進(jìn)行。3.做好檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)和安全管理工作。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和匯報(bào)，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)反饋工作中出現(xiàn)的問(wèn)題和建議。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督學(xué)校設(shè)立檔案管理工作監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案整理質(zhì)量、檔案保管安全等方面，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。