PAGE地測科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強地測科檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于地測科在地質(zhì)勘查、測量、繪圖、資料整理等工作中形成的各類檔案的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：地測科檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映地測工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理領(lǐng)導小組成立以地測科科長為組長，副科長為副組長，各業(yè)務(wù)組長為成員的檔案管理領(lǐng)導小組，負責對地測科檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。（二）檔案管理人員職責1.檔案管理員負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和利用等工作。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案的安全。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時、準確地提供所需檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.地質(zhì)勘查報告、原始資料、數(shù)據(jù)記錄、圖表等。2.測量成果報告、控制點成果、水準點成果、地形地貌圖等。3.繪圖資料，包括地質(zhì)圖、剖面圖、柱狀圖、平面圖等。4.技術(shù)總結(jié)、科研報告、專題研究資料等。5.與地測工作相關(guān)的文件、通知、會議記錄等。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)組在工作完成后，應(yīng)及時將形成的檔案資料移交檔案管理員。2.檔案資料應(yīng)齊全、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對重要的檔案資料，應(yīng)進行備份保存。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成時間、內(nèi)容、性質(zhì)等進行分類，可分為地質(zhì)勘查檔案、測量檔案、繪圖檔案、技術(shù)資料檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等，便于查找和利用。4.裝訂：對紙張較小、零散的檔案資料進行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間檔案形成后，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。（二）歸檔程序1.檔案管理員對收集到的檔案資料進行整理、核對后，填寫檔案移交清單。2.檔案移交清單經(jīng)移交人和接收人簽字確認后，檔案正式歸檔。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案：具有重要歷史價值、涉及國家機密、對生產(chǎn)建設(shè)有重大影響的檔案。2.長期保管的檔案：在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限一般為1年至5年。（四）保管要求1.檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子檔案應(yīng)進行備份保存，并定期進行維護和更新。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍因工作需要，地測科內(nèi)部人員可查閱本科室的檔案資料。（二）查閱程序1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等。2.申請表經(jīng)所在業(yè)務(wù)組組長簽字同意后，交檔案管理員審核。3.檔案管理員根據(jù)申請表提供檔案，并在查閱登記表上記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內(nèi)容等。4.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理員，并在查閱登記表上簽字確認。（三）借閱范圍因工作需要，地測科以外的單位或個人需借閱地測科檔案資料的，應(yīng)經(jīng)地測科科長批準。（四）借閱程序1.借閱人填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等。2.申請表經(jīng)地測科科長簽字同意后，交檔案管理員審核。3.檔案管理員根據(jù)申請表提供檔案，并與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時向檔案管理員報告，并承擔相應(yīng)的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由地測科科長擔任組長，副科長擔任副組長，檔案管理員、業(yè)務(wù)組長等為成員，負責對地測科檔案的鑒定工作。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等，對檔案進行鑒定，確定檔案是否仍有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行清查，確定需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。3.對已失去保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)地測科科長批準后，進行銷毀。（四）銷毀方法對紙質(zhì)檔案采用焚燒或粉碎等方法進行銷毀；對電子檔案采用刪除或格式化等方法進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人簽字確認。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作檔案管理員應(yīng)定期對檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，上報地測科科長和上級主管部門。（二）移交工作1.地測科檔案管理人員因工作調(diào)動或離職時，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。2.檔案移交時，移交人應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細列出移交