PAGE檔案館管理制度文件一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.依法管理原則檔案管理工作嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法進(jìn)行檔案的收集、整理、保管和利用。3.服務(wù)為本原則以服務(wù)公司/組織各項(xiàng)工作為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案館，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。（二）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)σ训奖９芷谙薜臋n案進(jìn)行銷毀或延長保管期限。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.做好檔案的安全保護(hù)工作，采取防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施，確保檔案的安全。7.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高員工的檔案意識(shí)和檔案管理水平。（三）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，做好利用登記工作。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，及時(shí)了解檔案的利用效果，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。5.協(xié)助做好檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、營業(yè)執(zhí)照等文件。4.本公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)賬目等文件。5.本公司/組織的科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā)等方面的文件。6.本公司/組織的會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。7.本公司/組織的人事檔案、工資檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。8.本公司/組織的設(shè)備檔案、基建檔案等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集到檔案館。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得涂改、偽造、損毀檔案。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）檔案整理方法1.分類按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案的編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于檔案的檢索和利用。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。四、檔案的保管(一)檔案保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全設(shè)施。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。(二)檔案保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防火設(shè)備、防盜設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。(三)檔案保管方式1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。(四)檔案保管期限1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是反映公司/組織歷史面貌、重要決策、重大事件等具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案保管期限一般為16年至50年，主要是反映公司/組織重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、經(jīng)營管理等方面的檔案。4.短期保管的檔案保管期限一般為5年以下，主要是公司/組織一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案。(五)檔案的鑒定與銷毀1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，對(duì)檔案的保管期限、價(jià)值等進(jìn)行評(píng)估。2.對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊(cè)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，以備查考。五、檔案的利用(一)利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定，不得損害國家利益和公司/組織的合法權(quán)益。2.服務(wù)優(yōu)先原則以滿足公司/組織各項(xiàng)工作需要為出發(fā)點(diǎn)，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)。3.保密安全原則在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。(二)利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱與本公司/組織有關(guān)的檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)。(三)利用方式1.查閱利用者可在檔案館查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保利用者能夠順利查閱檔案。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案館辦理借閱手續(xù)。3.復(fù)制利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制檔案的名稱、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。(四)利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.利用登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還時(shí)間等信息。3.檔案利用登記冊(cè)應(yīng)妥善保管，并定期進(jìn)行整理和歸檔。(五)利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。2.如發(fā)現(xiàn)利用者違反檔案利用規(guī)定，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告有關(guān)部門進(jìn)行處理。六、檔案的信息化管理(一)信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。(二)信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸和共享，方便公司/組織內(nèi)部各部門之間的檔案利用。(三)信息化管理要求1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案具有同等效力，電子檔案的管理應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，防止檔案信息泄露、丟失或被篡改。