PAGE檔案庫房管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司檔案庫房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各類檔案在庫房存儲、保管等相關(guān)活動的管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。2.科學(xué)管理原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對檔案進行分類、存儲和保管，提高管理效率。3.方便利用原則：在確保安全保密的前提下，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案庫房管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案庫房管理制度并組織實施。2.對檔案庫房的日常管理工作進行監(jiān)督和檢查。3.指導(dǎo)和協(xié)助各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作。4.負(fù)責(zé)檔案的存儲、保管、統(tǒng)計等工作。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）庫房管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理工作。2.做好檔案庫房的安全防范工作，確保庫房安全。3.負(fù)責(zé)檔案的入庫、上架、存放、保管等工作，保證檔案擺放整齊、有序。4.定期對檔案進行檢查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題。5.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房整潔。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，并及時移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。三、檔案庫房環(huán)境管理（一）庫房選址與布局1.檔案庫房應(yīng)選擇在干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的位置。2.庫房應(yīng)與其他建筑物保持一定的安全距離，周圍環(huán)境應(yīng)整潔、安靜。3.庫房內(nèi)部應(yīng)合理布局，分為檔案存儲區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當(dāng)?shù)拈g隔。（二）溫濕度控制1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期對庫房溫濕度進行監(jiān)測和記錄。3.根據(jù)溫濕度變化情況，采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施，如通風(fēng)、除濕、加濕等。（三）清潔衛(wèi)生1.定期對庫房進行清潔，清除灰塵、雜物等。2.地面、貨架等應(yīng)保持清潔，無污漬、無異味。3.檔案整理區(qū)應(yīng)保持整潔，整理工具擺放整齊。（四）安全防護1.庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防蟲藥品、防鼠板等。2.消防器材應(yīng)定期檢查、維護，確保其性能良好。3.監(jiān)控設(shè)備應(yīng)24小時運行，確保庫房安全。4.對庫房門窗等進行加固，防止外部人員非法進入。四、檔案入庫管理（一）檔案整理1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，對本部門形成的檔案進行分類、整理，編制檔案目錄。2.檔案應(yīng)裝訂整齊、規(guī)范，編目清晰，便于查閱。（二）檔案移交1.各部門整理好的檔案應(yīng)及時移交檔案管理部門，辦理移交手續(xù)。2.移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案驗收1.檔案管理部門對移交的檔案進行驗收，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對驗收不合格的檔案，應(yīng)及時通知移交部門進行整改，整改合格后重新移交。（四）檔案上架1.驗收合格的檔案應(yīng)及時上架存放，按照檔案分類方案進行排列。2.檔案應(yīng)存放于專門的檔案架上，標(biāo)識清晰，便于查找。五、檔案保管管理（一）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于管理和鑒定。3.檔案應(yīng)直立存放，避免平放或倒置，防止檔案受損。（二）檔案標(biāo)識1.檔案架、檔案盒等應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案題名、日期、保管期限等內(nèi)容。（三）檔案檢查1.定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、存放狀況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)的處理措施，如修復(fù)、補充、調(diào)整存放位置等。3.每年應(yīng)對檔案進行全面清查，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。（四）檔案修復(fù)1.對受損的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)，修復(fù)方法應(yīng)符合檔案保護要求。2.修復(fù)檔案時應(yīng)做好記錄，注明修復(fù)原因、修復(fù)方法、修復(fù)時間等。六、檔案查閱與借閱管理（一）查閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。3.查閱檔案時應(yīng)在指定的查閱區(qū)域進行，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。4.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（二）借閱管理1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案時應(yīng)簽訂檔案借閱協(xié)議，明確借閱期限、借閱范圍、保密責(zé)任等內(nèi)容。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容。5.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以維護全宗為出發(fā)點等原則。2.鑒定工作應(yīng)在檔案管理部門的組織下，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門和檔案管理人員共同參與。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)及時進行鑒定和銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織開展檔案鑒定工作，制定鑒定計劃。2.各部門按照鑒定計劃，對本部門保管的檔案進行初步鑒定，提出鑒定意見。3.檔案管理部門匯總各部門的鑒定意見，組織相關(guān)人員進行集中鑒定，形成鑒定報告。4.鑒定報告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為檔案銷毀依據(jù)。（四）銷毀程序1.對經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單，注明檔案題名、日期、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清單歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化1.按照檔案管理要求，逐步推進檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.檔案數(shù)字化應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。（二）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進行分類、存儲、檢索和利用。2.電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)正常運行。（三）檔案信息安全1.加強檔案信息化建設(shè)中的信息安全管理，采