PAGE機關檔案室規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強機關檔案室管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為機關各項工作提供有力支持，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于機關各部門及全體工作人員在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：機關檔案室對機關各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映機關工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集機關工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，方便機關工作人員利用檔案。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本機關檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管機關各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.對檔案進行分類、編號、編目等基礎工作，建立健全檔案檢索體系。4.開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序對到期檔案進行鑒定和銷毀。6.提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高機關工作人員的檔案意識和業(yè)務水平。8.參與機關重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案業(yè)務指導。（二）部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，確保檔案材料的齊全完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門整理好的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室開展檔案查閱、借閱等利用工作，提供相關檔案信息。4.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提出本部門檔案處置意見。5.接受檔案室的業(yè)務指導和培訓，不斷提高本部門檔案管理水平。（三）機關工作人員職責1.嚴格遵守檔案管理規(guī)定，在工作中形成的各類文件材料應及時整理、歸檔，不得據為己有。2.妥善保管本人使用的檔案材料，不得擅自涂改、銷毀或轉借他人。3.按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，在利用檔案后及時歸還。4.積極支持和配合檔案室的工作，對檔案管理工作提出意見和建議。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.機關在履行職能活動中形成的各種門類和載體的文件材料，包括但不限于：上級機關文件、指示、通知等；本機關形成的各類公文、會議文件、工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等；機關內部各部門之間的往來文件、函件等；反映機關業(yè)務活動的報告、請示、批復、合同、協(xié)議等；機關工作人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等；機關財務檔案、審計檔案等；機關舉辦的各類活動、會議、培訓等形成的文件材料、照片、音像資料等。2.機關工作人員在工作中形成的具有保存價值的個人業(yè)務資料、研究成果等，也應按照規(guī)定移交檔案室。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應定期對本部門形成的文件材料進行收集、整理，確保文件材料的齊全完整。2.對于重要會議、重大活動等形成的文件材料，應在活動結束后及時收集歸檔，確保檔案的時效性。3.機關工作人員在工作中形成的文件材料，應在辦理完畢后及時移交本部門兼職檔案員，不得拖延或積壓。4.收集的檔案材料應保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、剪裁或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學、編號規(guī)范、編目準確、裝訂整齊。（四）整理方法1.文書檔案按照年度保管期限機構（問題）進行分類整理。2.科技檔案按照項目、專業(yè)等進行分類整理，建立項目檔案卷冊。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理。4.會計檔案按照會計檔案管理辦法進行整理。5.電子檔案按照相關標準進行整理，確保電子檔案與紙質檔案的一致性和完整性。四、檔案保管（一）庫房建設與設施配備1.檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。3.檔案裝具應符合標準要求，能夠有效保護檔案，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.檔案應按照分類方案進行存放，不同類別、保管期限的檔案應分開存放。2.同一類檔案應按照編號順序排列，便于查找和管理。3.電子檔案應存儲在安全可靠的存儲設備上，并進行備份，備份數據應異地存放。（三）庫房管理1.嚴格控制庫房溫度和濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，相對濕度應保持在45%60%之間。2.定期對庫房進行檢查，檢查檔案的保管狀況、設施設備運行情況等，發(fā)現問題及時處理。3.保持庫房清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。4.嚴禁在庫房內吸煙、使用明火，嚴禁存放易燃、易爆、腐蝕性物品。5.庫房鑰匙應由專人保管，非檔案管理人員未經允許不得進入庫房。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據國家有關檔案保管期限的規(guī)定，結合機關工作實際，對檔案進行科學鑒定。2.堅持全面審查檔案內容，準確判定檔案的保存價值。3.確保鑒定工作的客觀性、公正性和準確性。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、業(yè)務骨干和相關部門人員組成。2.鑒定小組按照檔案保管期限表，對到期檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對擬銷毀的檔案編制銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等。4.銷毀清冊經機關負責人審批后，方可進行銷毀。（三）銷毀方法與監(jiān)督1.檔案銷毀應采用符合環(huán)保要求的方式進行，如焚燒、粉碎等。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。3.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案查閱與借閱（一）查閱范圍1.機關工作人員因工作需要，可查閱本機關保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱本機關檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.機關工作人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、期限等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應提前向本機關提出查閱申請，說明查閱目的、內容、范圍等，經機關負責人批準后，持單位介紹信到檔案室查閱。3.查閱檔案時，應在檔案室指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。（三）借閱手續(xù)1.機關工作人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數量、期限等，經所在部門負責人和檔案室負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、復印、摘錄檔案內容。4.借閱人員歸還檔案時，檔案室應認真檢查檔案的完整性和安全性，如有損壞或丟失，應及時查明原因并追究責任。七、檔案統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和機關領導報送，為檔案管理決策提供依據。3.檔案統(tǒng)計數據應真實、準確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。（二）移交工作1.機關撤銷、合并時，應按照規(guī)定將檔案移交給有關部門或檔案館。2.工作人員調動時，應將本人保管的檔案材料整理齊全，移交檔案室或新的工作單位。3.移交檔案時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認，確保檔案移交的準確性和完整性。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現檔案管理的自動化、網絡化和數字化。2.提高檔案信息的檢索效率和利用水平，為機關工作提供便捷的檔案信息服務。3.確保檔案信息的安全存儲和傳輸，防止檔案信息泄露和丟失。（二）數字化加工1.對重要檔案進行數字化掃描，形成電子檔案副本。2.數字化加工應按照相關標準和規(guī)范進行，確保電子檔案的質量。3.對數字化檔案進行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案數據庫。（三）系統(tǒng)管理1.檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能，方便檔案管理和利用。2.加強系統(tǒng)安全管理，設置用戶權限，防止非法訪問和數據篡改。3.定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。（四）數據備份與安全1.建