PAGE行政決策檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司行政決策檔案管理，規(guī)范行政決策檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保行政決策檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為公司行政決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在行政決策過程中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：行政決策檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映行政決策的全過程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，手續(xù)完備。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善行政決策檔案管理的具體辦法和流程。2.負(fù)責(zé)行政決策檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立行政決策檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率。4.定期對(duì)行政決策檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施檔案的銷毀工作。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案實(shí)體安全，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。6.為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，協(xié)助做好檔案利用效果的反饋工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門行政決策過程中文件、資料、記錄等的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，配合檔案管理部門做好本部門檔案的整理、歸檔等工作。3.在檔案利用過程中嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、銷毀、轉(zhuǎn)借檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案質(zhì)量。3.嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.行政決策過程中形成的各類文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、決議等。2.決策調(diào)研資料，如調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析報(bào)告、可行性研究報(bào)告等。3.專家論證意見、咨詢?cè)u(píng)估報(bào)告等相關(guān)材料。4.公眾參與決策的相關(guān)記錄，如意見征集表、聽證會(huì)記錄等。5.決策過程中的重要文件草稿、修改稿、簽批件等。6.其他與行政決策有關(guān)的文件、資料、記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門在行政決策過程中形成的文件、資料等收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺頁(yè)等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照行政決策的流程、內(nèi)容等進(jìn)行分類，如決策啟動(dòng)、方案擬訂、方案論證、決策形成、決策執(zhí)行與監(jiān)督等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。四、檔案保管（一）保管期限劃分行政決策檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：對(duì)公司行政決策具有重要?dú)v史價(jià)值和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件、資料等，如重大決策的核心文件、涉及公司戰(zhàn)略發(fā)展的重要決策記錄等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為15年至50年的檔案，主要是對(duì)公司行政決策有一定參考價(jià)值，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)仍需保存的文件、資料等。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，主要是在行政決策過程中形成的臨時(shí)性、階段性文件，保存期滿后可根據(jù)規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）保管方式與設(shè)施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案實(shí)體安全。2.采用密集架存放檔案，提高庫(kù)房空間利用率。3.配備溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等必要的設(shè)施設(shè)備，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查。4.建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行電子存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的備份和異地存儲(chǔ)，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度條件，溫度保持在14℃24℃，相對(duì)濕度保持在45%60%。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱行政決策檔案。2.公司領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員因決策參考、工作指導(dǎo)等需要查閱行政決策檔案。3.因法律法規(guī)要求或其他特殊情況，需向外部單位或個(gè)人提供行政決策檔案查閱、復(fù)制服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員可到檔案管理部門查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可提供檔案的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制用途。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換、拆散或丟失檔案。2.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。3.因特殊情況需將檔案帶出公司的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施，確保檔案安全。4.檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)處理。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)行政決策檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行逐件鑒定。對(duì)保管期滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，提出銷毀意見。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要信息的檔案，在鑒定時(shí)應(yīng)嚴(yán)格保密，確保信息安全。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司內(nèi)部審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)行政決策檔案管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理部門對(duì)行政決策檔案的收集、整理、保管、利用等工作的開展情況。2.各部門對(duì)本部門行政決策檔案的形成、積累、整理及移交情況。3.檔案管理人員的履職情況，包括檔案管理業(yè)務(wù)水平、遵守規(guī)章制度等方面。（三）檢查方式與頻率1.定期檢查：每年至少進(jìn)行一次全面的檔案管理工作檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)部分部門的檔案管理情況進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（四）整改要求對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，責(zé)任部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況書