PAGE晉中市檔案管理制度規(guī)定一、總則（一）目的為了加強(qiáng)晉中市檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于晉中市行政區(qū)域內(nèi)各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)。2.集中管理原則：各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員，對(duì)本單位的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.依法管理原則：檔案管理工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，依法收集、整理、保管、利用和銷毀檔案。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為各項(xiàng)工作提供便捷的服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）檔案管理機(jī)構(gòu)1.各級(jí)檔案行政管理部門應(yīng)明確檔案管理職責(zé)，配備相應(yīng)的工作人員，負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)檔案工作的行政管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.各單位應(yīng)根據(jù)工作需要，設(shè)立獨(dú)立的檔案管理機(jī)構(gòu)，如檔案室、檔案館等，并明確其職責(zé)和權(quán)限。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)具備必要的辦公場(chǎng)所、設(shè)施設(shè)備和安全防護(hù)措施。（二）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)并取得相應(yīng)的資格證書。2.檔案管理人員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，確需調(diào)整時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理交接手續(xù)，并對(duì)新上崗人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各單位應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，收集反映本單位職能活動(dòng)、歷史沿革、業(yè)務(wù)工作等方面的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件、實(shí)物檔案等。2.重點(diǎn)收集以下幾類檔案：本單位制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。本單位召開的重要會(huì)議、舉辦的重大活動(dòng)形成的文件材料。本單位在業(yè)務(wù)工作中形成的各類合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件、技術(shù)資料等。本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、職稱評(píng)定、工資福利等方面的文件材料。本單位獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件、資質(zhì)證明等文件材料。本單位與其他單位往來的重要文件材料。（二）收集要求1.各單位應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確收集責(zé)任，確保文件材料及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地收集到檔案管理機(jī)構(gòu)。2.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)實(shí)行超前控制，在文件材料形成過程中，檔案管理人員應(yīng)提前介入，指導(dǎo)文件材料的形成和整理。3.各單位應(yīng)定期對(duì)文件材料進(jìn)行清理，及時(shí)剔除重復(fù)、無效的文件材料，確保收集的文件材料具有保存價(jià)值。（三）整理原則1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.檔案整理應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，采用科學(xué)的分類方法，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序。3.檔案整理應(yīng)注重質(zhì)量，做到整理后的檔案材料齊全完整、字跡清晰、裝訂牢固、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.檔案整理應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類。年度分類應(yīng)按照文件材料形成的自然年度進(jìn)行劃分；機(jī)構(gòu)（問題）分類應(yīng)根據(jù)本單位的職能部門設(shè)置或業(yè)務(wù)工作性質(zhì)進(jìn)行劃分；保管期限分類應(yīng)根據(jù)文件材料的保存價(jià)值確定保管期限，一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。2.檔案整理應(yīng)按照分類方案對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目。編號(hào)應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行，確保每份檔案都有唯一的編號(hào)；編目應(yīng)包括檔號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目，編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整。3.檔案整理應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁，裝訂線應(yīng)距左側(cè)20mm，距上側(cè)15mm。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，能夠有效保護(hù)檔案。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。2.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便檔案管理人員和利用者查找檔案。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行整理和編目，確保檔案目錄與檔案實(shí)體相符。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新檔案目錄信息，提高檔案利用效率。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫房?jī)?nèi)吸煙、飲食、存放易燃、易爆物品等。（三）檔案的數(shù)字化1.各單位應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案數(shù)字化應(yīng)確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步保管、同步利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案利用登記制度，記錄電子檔案的利用情況。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要，可以查閱、借閱本單位保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.公民、法人和其他組織因特殊需要查閱、利用檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用要求1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和本單位的檔案管理制度，確保檔案的安全和保密。2.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換、標(biāo)注、污損檔案。3.檔案利用者如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋檔案管理機(jī)構(gòu)印章。4.檔案利用者應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)辦理延期手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用登記表，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、用途等，并經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱、借閱重要檔案的，還應(yīng)經(jīng)檔案行政管理部門批準(zhǔn)。3.公民、法人和其他組織查閱利用檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，如提交申請(qǐng)書、身份證明等，并經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)審核批準(zhǔn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確及時(shí)的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織1.各單位應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)本單位保管的檔案進(jìn)行定期鑒定。2.檔案鑒定小組應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案。（三）鑒定方法1.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面審查，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.檔案鑒定應(yīng)采用直接鑒定法，即逐件逐頁地審查檔案，剔除無保存價(jià)值的檔案。3.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案銷毀意見，并填寫檔案銷毀清冊(cè)。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等項(xiàng)目。（四）銷毀程序1.檔案銷毀意見經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀后，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案銷毀清冊(cè)存入檔案，永久保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級(jí)檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查自糾。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和人員配備情況。2.檔案管理制度的建立和執(zhí)行情況。3.檔案的收集、整理情況。4.檔案的保管情況。5.檔案的利用情況。6.檔案的鑒定與銷毀情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.檔案行政管理部門可以采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式對(duì)各單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位內(nèi)部監(jiān)督檢查應(yīng)采取日常檢查、定期檢查等方式進(jìn)行，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（四）問題處理1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔