PAGE房管所檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房管所檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為房管所的各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于房管所各部門(mén)及全體工作人員在工作中形成的各類(lèi)檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：房管所檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門(mén)不得自行分散保存。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映房管所各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.完整系統(tǒng)原則：保證檔案的完整性和系統(tǒng)性，全面收集、整理各類(lèi)檔案資料。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全保管，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善房管所檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理房管所各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案等。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目、裝訂、上架等日常管理工作。4.設(shè)置檔案查閱場(chǎng)所，配備必要的查閱設(shè)備，為利用者提供服務(wù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)檔案的信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。7.開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為房管所工作提供決策依據(jù)。（二）各部門(mén)兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、立卷和移交工作。2.按照檔案管理要求，定期將本部門(mén)形成的檔案資料移交綜合檔案室。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與房管所工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.房管所制定的各類(lèi)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件材料。3.房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理檔案，包括房屋所有權(quán)登記、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)資料。4.房屋租賃管理檔案，包括租賃合同、租賃登記備案等材料。5.房地產(chǎn)市場(chǎng)管理檔案資料，如商品房預(yù)售許可、房地產(chǎn)交易合同等。6.房屋安全管理檔案，包括房屋安全檢查記錄、鑒定報(bào)告等。7.財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.人事檔案，包括員工入職、離職、考核、晉升等相關(guān)材料。9.聲像檔案，如照片、錄音、錄像等反映房管所重要活動(dòng)、工作場(chǎng)景等資料。10.其他與房管所工作有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，確保其可讀性和可利用性。（三）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)，采用“件”的整理方式，以每份文件為一件進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型，如房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、房屋租賃、房地產(chǎn)市場(chǎng)管理等，分別制定分類(lèi)方案，進(jìn)行分類(lèi)整理。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，進(jìn)行分類(lèi)整理，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。4.聲像檔案：按照形成時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類(lèi)，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等相關(guān)信息，并進(jìn)行數(shù)字化處理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，但不得超過(guò)次年上半年。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門(mén)保管一年，期滿(mǎn)后移交綜合檔案室保管。4.人事檔案應(yīng)按照人事管理規(guī)定及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案質(zhì)量。2.填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、年度、保管期限等信息。3.將檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份隨檔案移交綜合檔案室。4.綜合檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)檔案數(shù)量和質(zhì)量，符合要求的予以接收，并在移交清單上簽字確認(rèn)。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映房管所主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)房管所工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要是反映房管所一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)房管所工作有查考利用價(jià)值的檔案。4.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)房管所工作有查考利用價(jià)值的檔案。（四）保管要求1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。五、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本所工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與房管所業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，需按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)因辦案需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)出具相關(guān)證明材料，按照法律程序辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.本所工作人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、查閱范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需提前向房管所提交查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)房管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合檔案室安排專(zhuān)人陪同查閱。查閱人員需填寫(xiě)《檔案查閱登記表》，并在查閱結(jié)束后及時(shí)歸還檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門(mén)查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信、工作證等有效證明材料，經(jīng)房管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照指定范圍查閱。查閱過(guò)程中需遵守保密規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。（三）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在綜合檔案室查閱場(chǎng)所進(jìn)行，如需借出檔案，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，注明借閱期限，按時(shí)歸還。2.因工作需要復(fù)制檔案的，需經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋“與原件核對(duì)無(wú)誤”章。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限表和檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時(shí)應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行清理，逐卷逐件進(jìn)行審查。2.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》，注明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量、鑒定意見(jiàn)等信息。3.檔案鑒定工作小組對(duì)《檔案銷(xiāo)毀鑒定表》進(jìn)行審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，報(bào)房管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷(xiāo)毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實(shí)施。銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。2.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀人員等信息，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。3.銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類(lèi)、保管期限、查閱利用人次、復(fù)制份數(shù)等。3.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。（二）移交1.房管所撤銷(xiāo)、合并時(shí)，應(yīng)