PAGE曾都區(qū)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)曾都區(qū)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于曾都區(qū)各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：曾都區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映本地區(qū)各項(xiàng)工作的歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集和整理各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息的安全。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立曾都區(qū)檔案局，負(fù)責(zé)全區(qū)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)等工作。檔案局應(yīng)配備相應(yīng)的專業(yè)人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）各單位檔案管理職責(zé)1.各單位應(yīng)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)本單位的檔案管理工作，明確檔案管理人員的職責(zé)。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管本單位形成的各類檔案，并按照規(guī)定向區(qū)檔案局移交檔案。3.積極開展檔案的利用工作，為單位各項(xiàng)工作提供服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括各類文件、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要等。2.科技檔案：如科研項(xiàng)目檔案、工程建設(shè)檔案等。3.人事檔案：干部職工的履歷、考核、任免、獎(jiǎng)懲等檔案材料。4.會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。5.聲像檔案：照片、錄音、錄像等。6.電子檔案：各類電子文件、數(shù)據(jù)等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，移交檔案管理部門。2.對于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集，確保檔案的完整。3.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造。（三）整理方法1.文書檔案按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制案卷目錄。2.科技檔案按照項(xiàng)目進(jìn)行分類，建立項(xiàng)目檔案卷冊。3.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理。4.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理。5.聲像檔案應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物等信息，進(jìn)行分類編目。6.電子檔案應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行整理，確保元數(shù)據(jù)的完整和準(zhǔn)確。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)要保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時(shí)更換。（三）檔案保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案清查1.定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定執(zhí)行。（二）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經(jīng)區(qū)檔案局或相關(guān)單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出庫房。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換等。（三）檔案借閱1.借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過規(guī)定時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行鑒定并提出銷毀意見。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同有關(guān)部門共同銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)規(guī)劃制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和步驟。（二）電子檔案管理1.建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.對電子檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等，確保電子檔案的規(guī)范管理。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，確保數(shù)據(jù)安全。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，防止病毒、黑客等攻擊。八、檔案工作人員管理（一）人員配備檔案管理部門應(yīng)根據(jù)工作需要，配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案工作人員。（二）培訓(xùn)與考核1.定期組織檔案工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。2.建立檔案工作人員考核制度，對其工作表現(xiàn)進(jìn)行考核。（三）獎(jiǎng)懲制度對在檔案管理