PAGE在編人員檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司在編人員檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體在編人員的檔案管理工作。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映員工的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等情況。2.完整性原則：全面收集員工在各個(gè)階段形成的各類(lèi)檔案材料，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對(duì)員工檔案信息予以保密，防止檔案信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲等情況，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，保持檔案的時(shí)效性。二、檔案內(nèi)容及分類(lèi)（一）個(gè)人基本信息1.履歷材料：包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)變動(dòng)情況等。2.身份證明材料：身份證、戶(hù)口本等復(fù)印件。3.學(xué)歷學(xué)位材料：學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件，學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告等。4.專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)：專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)等復(fù)印件。（二）教育培訓(xùn)材料1.培訓(xùn)記錄：參加公司內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的相關(guān)記錄，包括培訓(xùn)課程名稱(chēng)、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)成績(jī)等。2.學(xué)習(xí)成績(jī)單：在校學(xué)習(xí)期間的成績(jī)單復(fù)印件。（三）工作業(yè)績(jī)材料1.績(jī)效考核材料：年度、季度績(jī)效考核結(jié)果、考核評(píng)語(yǔ)等。2.工作成果證明：項(xiàng)目成果報(bào)告、獲獎(jiǎng)證書(shū)、發(fā)表的論文等。（四）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)勵(lì)材料：公司內(nèi)部及外部頒發(fā)的獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰決定等。2.懲罰材料：違紀(jì)處分決定、檢討書(shū)等。（五）勞動(dòng)合同及相關(guān)協(xié)議1.勞動(dòng)合同：?jiǎn)T工與公司簽訂的勞動(dòng)合同文本。2.保密協(xié)議：涉及保密事項(xiàng)的協(xié)議。3.競(jìng)業(yè)限制協(xié)議：如有簽訂的競(jìng)業(yè)限制協(xié)議。（六）其他材料1.體檢報(bào)告：?jiǎn)T工入職、年度體檢等的體檢報(bào)告。2.員工個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告：?jiǎn)T工定期提交的個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等。三、檔案收集與整理（一）收集渠道1.員工自行提交：?jiǎn)T工應(yīng)按照公司要求，定期提交個(gè)人檔案材料，確保材料的及時(shí)性和完整性。2.部門(mén)收集：各部門(mén)負(fù)責(zé)收集本部門(mén)員工的檔案材料，并及時(shí)移交至檔案管理部門(mén)。3.人力資源部門(mén)收集：人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集與員工招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等相關(guān)的檔案材料。（二）收集要求1.真實(shí)性：提交的檔案材料必須真實(shí)可靠，如有虛假信息，將追究相關(guān)人員責(zé)任。2.完整性：各類(lèi)檔案材料應(yīng)齊全完整，符合檔案管理要求。3.規(guī)范性：材料應(yīng)按照規(guī)定的格式、字體、紙張等要求進(jìn)行整理。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案內(nèi)容分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：為每份檔案材料編制唯一的編號(hào)，便于查詢(xún)和管理。3.裝訂：將同類(lèi)檔案材料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保整齊美觀(guān)。4.編目：編制檔案目錄，注明檔案材料的名稱(chēng)、編號(hào)、日期等信息，方便查閱。四、檔案保管（一）保管部門(mén)公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)在編人員檔案的保管工作。檔案管理部門(mén)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。（二）保管要求1.安全保管：確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、被盜等情況發(fā)生。2.環(huán)境適宜：保持檔案保管環(huán)境的清潔、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.定期檢查：定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。（三）電子檔案管理1.備份存儲(chǔ)：對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同地點(diǎn)。2.安全防護(hù)：采取必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案被篡改、刪除或丟失。3.權(quán)限管理：設(shè)置不同的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪(fǎng)問(wèn)電子檔案。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.人力資源部門(mén)：人力資源部門(mén)因工作需要，可查閱員工檔案。2.員工本人：?jiǎn)T工本人可查閱自己的檔案，但涉及個(gè)人隱私等敏感信息的部分，需經(jīng)檔案管理部門(mén)批準(zhǔn)。3.其他部門(mén)：其他部門(mén)因工作需要查閱員工檔案時(shí)，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。（二）查閱程序1.申請(qǐng)：查閱人員填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門(mén)。3.查閱：檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱，并做好查閱記錄。（三）借閱權(quán)限1.特殊情況：因特殊原因需要借閱員工檔案時(shí)，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限：借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.申請(qǐng)：借閱人員填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交檔案管理部門(mén)。3.借閱：檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，將檔案借給借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，并按時(shí)歸還。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞原因1.員工離職：?jiǎn)T工與公司解除或終止勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，檔案需要轉(zhuǎn)遞至新的工作單位或相關(guān)部門(mén)。2.工作調(diào)動(dòng)：?jiǎn)T工因工作調(diào)動(dòng)，檔案需要轉(zhuǎn)至新的工作單位。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.離職手續(xù)辦理：?jiǎn)T工離職時(shí)，應(yīng)先辦理完離職手續(xù)，包括工作交接、財(cái)務(wù)結(jié)算等。2.檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)：?jiǎn)T工填寫(xiě)《檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，注明轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞單位等信息。3.審批：申請(qǐng)表經(jīng)人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門(mén)。4.檔案整理：檔案管理部門(mén)對(duì)員工檔案進(jìn)行整理，確保檔案材料齊全、完整。5.轉(zhuǎn)遞：檔案管理部門(mén)按照規(guī)定將檔案轉(zhuǎn)遞至新的單位或相關(guān)部門(mén)，并辦理轉(zhuǎn)遞手續(xù)，同時(shí)將轉(zhuǎn)遞情況告知員工本人。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.人員管理：檔案管理人員應(yīng)具備良好的保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.場(chǎng)所管理：檔案保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.設(shè)備管理：對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。（二）安全防范1.防盜措施：安裝防盜報(bào)警裝置，加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范。2.防火措施：配備必要的消防設(shè)備，制定防火應(yīng)急預(yù)案。3.防潮防蟲(chóng)措施：采取防潮、防蟲(chóng)措施，確保檔案不受潮、不被蟲(chóng)蛀。（三）責(zé)任追究對(duì)違反檔案保密與安全規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)公司應(yīng)建立在編人員檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.及時(shí)錄入：檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將檔案材料的相關(guān)信息錄入檔案信息系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)更新：根據(jù)員工的工作變動(dòng)、檔案材料的補(bǔ)充等情況，及時(shí)更新檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。（三）信息查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)1.方便查詢(xún)：通過(guò)檔案信息系統(tǒng)，授權(quán)人員可方便快捷地查