PAGE公園管理檔案制度匯編一、總則（一）目的為加強公園管理檔案工作，提高公園管理水平，保障公園各項工作的順利開展，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公園實際情況，制定本檔案制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本公園管理過程中形成的各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應如實反映公園管理工作的實際情況。2.完整性原則：確保檔案資料的全面、系統(tǒng)，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范進行檔案管理。4.保密性原則：對涉及公園機密的檔案嚴格保密。（四）管理職責1.公園管理部門負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。2.各部門指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作。3.檔案管理機構(gòu)或人員負責檔案的集中保管、整理編目、開發(fā)利用等工作。二、檔案的收集（一）收集范圍1.公園規(guī)劃建設(shè)檔案：包括公園總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、設(shè)計圖紙、工程建設(shè)文件等。2.設(shè)施設(shè)備檔案：各類設(shè)施設(shè)備的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護保養(yǎng)資料等。3.運營管理檔案：日常管理文件、游客接待記錄、安全管理資料、環(huán)境衛(wèi)生記錄等。4.人事檔案：員工基本信息、考核記錄、培訓檔案等。5.財務檔案：財務報表、收支憑證、預算決算文件等。6.其他與公園管理相關(guān)的檔案。（二）收集要求1.各部門應及時收集本部門工作中形成的檔案資料，確保檔案的完整性和及時性。2.收集的檔案應字跡清晰、圖表準確、簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行有效的備份。（三）收集流程1.各部門檔案責任人定期對本部門檔案進行整理，填寫檔案收集清單。2.將整理好的檔案及清單移交至檔案管理機構(gòu)或人員。3.檔案管理機構(gòu)或人員對接收的檔案進行核對，如發(fā)現(xiàn)問題及時反饋給移交部門。三、檔案的整理（一）分類標準1.按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，分為規(guī)劃建設(shè)類、設(shè)施設(shè)備類……人事類、財務類等若干大類。2.各大類下再根據(jù)具體情況細分小類，如規(guī)劃建設(shè)類可分為總體規(guī)劃、詳細規(guī)劃、工程施工等小類。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案：按照分類標準進行分類，對每份檔案進行編號、編目，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂成冊。2.電子檔案：按照分類標準建立文件夾結(jié)構(gòu)，對電子文件進行命名、編號，確保文件名規(guī)范、易于識別。同時，建立電子文件索引目錄，便于查找利用。（三）整理要求1.整理過程中應保持檔案的原始順序，不得隨意打亂或抽取。2.對破損、褪色的檔案應進行修復或復制，確保檔案的可讀性。3.整理后的檔案應符合檔案管理的規(guī)范化要求，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好。2.庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應分類上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應進行備份存儲，采用磁帶、光盤、硬盤等多種存儲介質(zhì)，異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定不同檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要是涉及公園重大決策、歷史沿革、重要資產(chǎn)等具有長遠保存價值的文件。3.長期保管的檔案一般保存期限為10年至50年，如公園的規(guī)劃建設(shè)、設(shè)施設(shè)備維護等方面的重要文件。4.短期保管的檔案保存期限為1年至10年，如一般性的管理文件、日常工作記錄等。（四）保管要求1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對超過保管期限的檔案，按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案的時效性。3.做好檔案庫房的安全管理工作，嚴禁無關(guān)人員進入庫房。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公園內(nèi)部各部門在工作中需要查閱檔案資料的。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱檔案的。3.司法機關(guān)、其他外部單位依法查閱檔案的。（二）利用流程1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理機構(gòu)或人員。3.檔案管理機構(gòu)或人員根據(jù)申請表進行檔案查找，確定查閱范圍。4.查閱人在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。5.查閱完畢后，查閱人應及時歸還檔案，檔案管理機構(gòu)或人員對檔案進行核對和清點。（三）利用要求1.查閱檔案時應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損。2.如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理機構(gòu)或人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及公園機密的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行查閱和利用。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公園管理部門負責人、檔案管理機構(gòu)或人員以及相關(guān)業(yè)務部門代表組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核后予以銷毀。（三）銷毀流程1.檔案管理機構(gòu)或人員編制檔案銷毀清單，列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷毀清單經(jīng)鑒定小組審核簽字后，報公園管理部門負責人批準。3.按照批準的銷毀清單進行檔案銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程中應指定專人負責監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人在銷毀清單上簽字確認。（四）銷毀記錄對檔案銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱和數(shù)量等，記錄保存期限與相應檔案保管期限一致。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立公園管理檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理、在線查閱、遠程傳輸?shù)裙δ?，提高檔案管理效率和服務水平。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入功能：能夠快速準確地錄入各類檔案信息，支持批量錄入。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性。4.數(shù)據(jù)備份與恢復功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份，并具備數(shù)據(jù)恢復能力。5.統(tǒng)計分析功能：能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.建立完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護體系，防止數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對檔案信息系統(tǒng)的用戶進行身份認證和授權(quán)管理，確保用戶操作的合法性。3.定期對檔案數(shù)據(jù)進行加密處理，保障數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。（四）信息化培訓1.組織檔案管理人員參加信息化培訓，提高其計算機操作技能和檔案信息化管理水平。2.對公園內(nèi)部各部門相關(guān)人員