PAGE冬奧檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)北京冬奧會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在冬奧會(huì)籌備、舉辦及后續(xù)工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合冬奧會(huì)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于參與北京冬奧會(huì)組織、籌備、運(yùn)行等各項(xiàng)工作的所有部門(mén)、單位及個(gè)人形成的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則冬奧會(huì)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一流程，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.全程覆蓋原則對(duì)冬奧會(huì)從籌備到舉辦及后續(xù)總結(jié)等全過(guò)程中形成的各類檔案進(jìn)行全面、系統(tǒng)的收集、整理、歸檔和保管。3.安全保密原則確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，防止檔案的泄露、丟失和損壞。4.有效利用原則充分挖掘檔案價(jià)值，積極為冬奧會(huì)相關(guān)工作提供信息支持和決策依據(jù)，促進(jìn)檔案資源的有效利用。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善冬奧會(huì)檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作，協(xié)調(diào)各部門(mén)之間的檔案管理事務(wù)。3.組織開(kāi)展檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作。4.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保檔案存放環(huán)境安全適宜。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.設(shè)立檔案管理崗位，指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步歸檔工作。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的各類檔案移交至檔案管理部門(mén)，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.配合檔案管理部門(mén)開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，如檔案清查、利用需求反饋等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制度，嚴(yán)格按照工作流程開(kāi)展檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案質(zhì)量。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案狀況，及時(shí)處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.積極提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)授權(quán)為相關(guān)部門(mén)和人員查閱、借閱檔案提供便利。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案收集（一）收集范圍1.籌備階段檔案包括冬奧會(huì)申辦、籌備工作方案、規(guī)劃文件、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、調(diào)研報(bào)告、宣傳資料、場(chǎng)地建設(shè)資料、設(shè)備采購(gòu)資料等。2.運(yùn)行階段檔案涵蓋賽事組織、場(chǎng)館運(yùn)行、賽事服務(wù)、安全保障、新聞宣傳、文化活動(dòng)、志愿者管理等方面形成的各類文件、記錄、報(bào)表、影像資料等。3.總結(jié)階段檔案如工作總結(jié)、評(píng)估報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)分析、表彰獎(jiǎng)勵(lì)文件等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，確保檔案收集工作及時(shí)、有序進(jìn)行。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造。3.對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等，確保電子檔案的可讀性和可理解性。4.收集過(guò)程中應(yīng)做好記錄，詳細(xì)注明檔案的名稱、來(lái)源、形成時(shí)間、數(shù)量等信息。（三）收集時(shí)間1.對(duì)常規(guī)性工作形成的檔案，應(yīng)在工作完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集歸檔。2.對(duì)重要活動(dòng)、緊急事件等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后[X]小時(shí)內(nèi)進(jìn)行初步收集，并在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按年度分類將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，便于按年度順序進(jìn)行排列和管理。2.按機(jī)構(gòu)分類按照參與冬奧會(huì)的部門(mén)、單位等機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，明確檔案的來(lái)源和歸屬。3.按問(wèn)題分類根據(jù)檔案內(nèi)容所反映的問(wèn)題進(jìn)行分類，如賽事組織、場(chǎng)館建設(shè)、后勤保障等，使檔案更具系統(tǒng)性和邏輯性。4.按載體分類分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等，針對(duì)不同載體檔案的特點(diǎn)進(jìn)行管理。（二）整理流程1.紙質(zhì)檔案整理對(duì)收集到的紙質(zhì)文件進(jìn)行分類排序，去除重復(fù)、無(wú)效文件。按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行編號(hào)、編目，編制卷內(nèi)目錄、備考表等。裝訂成冊(cè)，采用三孔一線或膠裝等方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。2.電子檔案整理對(duì)電子文件進(jìn)行分類命名，確保文件名規(guī)范、準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。建立電子文件目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，錄入文件的基本信息，如文件名稱、日期、來(lái)源、保管期限等。按照電子檔案存儲(chǔ)要求，對(duì)電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案整理對(duì)照片、錄像、錄音等聲像資料進(jìn)行分類標(biāo)注，注明拍攝（錄制）時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等信息。將聲像資料進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲(chǔ)到電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的目錄索引。（三）整理質(zhì)量要求1.整理后的檔案應(yīng)分類明確、排列有序、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂整齊、牢固，無(wú)掉頁(yè)、缺頁(yè)現(xiàn)象；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)安全、信息完整；聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音完整。3.整理過(guò)程中應(yīng)遵循保持文件之間歷史聯(lián)系的原則，便于檔案的查找和利用。五、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專家及檔案管理人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限對(duì)涉及冬奧會(huì)核心工作、重要決策、歷史記錄等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，列為永久保管。對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管，定期保管期限分為[X]年、[X]年等。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定后予以銷毀。2.根據(jù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等質(zhì)量狀況進(jìn)行鑒定對(duì)內(nèi)容不完整、信息不準(zhǔn)確、無(wú)法反映真實(shí)情況的檔案，應(yīng)進(jìn)一步核實(shí)或進(jìn)行相應(yīng)處理。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)已整理好的檔案進(jìn)行初步篩選，提出保管期限建議。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理人員提交的檔案進(jìn)行全面審查，通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、聽(tīng)取相關(guān)部門(mén)意見(jiàn)等方式，確定檔案的最終保管期限。3.對(duì)確定為銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全穩(wěn)定。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，滿足檔案管理工作的需要。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管采用密集架存放紙質(zhì)檔案，按照分類順序排列，便于查找和管理。在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等情況及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或處理。2.電子檔案保管采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，建立異地容災(zāi)備份機(jī)制，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和維護(hù)，檢查存儲(chǔ)設(shè)備的運(yùn)行狀況，防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案保管聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專門(mén)的存儲(chǔ)介質(zhì)中，如光盤(pán)、磁帶等，并建立相應(yīng)的目錄索引。對(duì)聲像檔案進(jìn)行定期檢查，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的質(zhì)量和信息的完整性。（三）保管期限管理1.對(duì)保管期限已滿的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定，如需繼續(xù)保存，重新確定保管期限；如需銷毀，按照銷毀程序辦理。2.定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行復(fù)查，根據(jù)冬奧會(huì)工作實(shí)際和檔案價(jià)值變化情況，及時(shí)調(diào)整檔案保管期限。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，按年度、類別等進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。2.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)統(tǒng)計(jì)檔案整理的數(shù)量、進(jìn)度、質(zhì)量等情況。3.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)記錄檔案查閱、借閱的次數(shù)、人員、用途等信息。4.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案庫(kù)房溫濕度、設(shè)備運(yùn)行狀況、檔案安全事故等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，由檔案管理人員定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和更新。2.利用檔案管理軟件系統(tǒng)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和分析，生成各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)及時(shí)、規(guī)范，按照規(guī)定的時(shí)間和格式報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表和報(bào)告。八、檔案利用（一）利用范圍1.為冬奧會(huì)組織、籌備、運(yùn)行等工作提供決策參考和信息支持。2.滿足賽事相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案資料的查閱需求，如賽事組織方案、運(yùn)動(dòng)員信息、場(chǎng)館設(shè)施資料等。3.為新聞宣傳、文化活動(dòng)等提供素材，如賽事圖片、視頻資料、歷史資料等。4.配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審計(jì)、評(píng)估、調(diào)查等工作，提供所需檔案資料。（二）利用方式1.查閱經(jīng)授權(quán)的部門(mén)和人員可到檔案管理部門(mén)查閱檔案原件或復(fù)制件。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復(fù)制根據(jù)利用需求，可為利用者提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，復(fù)制過(guò)程中應(yīng)確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。（三）利用審批1.查閱檔案一般由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.借閱檔案涉及重要機(jī)密或大量檔案的，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.復(fù)制檔案涉及重要檔案或大量復(fù)制的，應(yīng)報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)審批。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的冬奧會(huì)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。2.提高檔案收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等工作效率和質(zhì)量，提升檔案管理水平。3.確保檔案信息的安全傳輸和共享，為冬奧會(huì)相關(guān)工作提供高效便捷的信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)開(kāi)發(fā)涵蓋檔案全生命周期管理的軟件系統(tǒng)，包括檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等功能模塊。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的在線錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱申請(qǐng)、審批等操作，提高檔案管理工作的自動(dòng)化程度。2.檔案數(shù)字化加工對(duì)紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子文件存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)中。數(shù)字化加工應(yīng)確保文件圖像清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案信息資源整合整合分散在各部門(mén)、各系統(tǒng)中的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的集中管理和共享利用。建立檔案信息資源目錄體系，便于快速查找和定