PAGE企業(yè)檔案工作制度匯編一、總則（一）目的為加強公司檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項活動的真實情況，確保檔案的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項活動的全過程，確保檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作。3.負(fù)責(zé)建立和維護公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。4.負(fù)責(zé)向公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，確保檔案的有效利用。5.負(fù)責(zé)對公司各部門檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案工作培訓(xùn)和考核。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門各類檔案的收集、整理、保管等工作，并定期向綜合管理部移交。2.負(fù)責(zé)建立本部門檔案管理臺賬，對檔案的收、發(fā)、借、還等情況進行詳細(xì)記錄。3.負(fù)責(zé)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案工作，確保檔案工作的順利開展。4.配合綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照等。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議等。3.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.公司各類業(yè)務(wù)活動中形成的文件、報表、報告等。6.公司固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等產(chǎn)權(quán)證明文件。7.公司員工人事檔案、培訓(xùn)檔案、績效考核檔案等。8.公司財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表等。9.公司工程建設(shè)項目檔案，包括項目立項、可行性研究、設(shè)計、施工、竣工驗收等過程中形成的文件、圖紙等。10.公司科研項目檔案，包括項目申報、研究、鑒定、驗收等過程中形成的文件、資料等。11.公司各類宣傳活動中形成的文件、照片、音像資料等。12.其他具有保存價值的文件、資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的各類檔案，并確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)遵循真實、準(zhǔn)確、完整的原則，不得擅自涂改、偽造檔案。3.對重要檔案應(yīng)實行雙套制保存，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。4.檔案收集過程中應(yīng)做好記錄，包括檔案名稱、形成時間、來源、份數(shù)等。（三）收集時間1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的檔案，應(yīng)在相關(guān)事項辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。2.公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，會議記錄、決議等檔案應(yīng)收集歸檔。3.公司各項管理制度、規(guī)定、辦法等文件發(fā)布后[X]個工作日內(nèi)，應(yīng)收集歸檔。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等，應(yīng)在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。5.公司各類業(yè)務(wù)活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，相關(guān)文件、報表、報告等應(yīng)收集歸檔。6.公司員工人事檔案、培訓(xùn)檔案、績效考核檔案等，應(yīng)在員工離職或相關(guān)事項辦理完畢后[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。7.公司財務(wù)檔案應(yīng)按照國家有關(guān)財務(wù)檔案管理規(guī)定，定期收集歸檔。8.公司工程建設(shè)項目檔案應(yīng)在項目竣工驗收后[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。9.公司科研項目檔案應(yīng)在項目鑒定、驗收后[X]個工作日內(nèi)收集歸檔。10.公司各類宣傳活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)，相關(guān)文件、照片、音像資料等應(yīng)收集歸檔。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于保密和查閱。（二）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，編制項目檔案目錄。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進行整理，編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照檔案材料的內(nèi)容分類整理，建立員工人事檔案冊。5.電子檔案：按照文件類別、時間等進行分類存儲，建立電子檔案索引。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.整理過程中應(yīng)編制檔案整理說明，詳細(xì)記錄檔案整理的過程和結(jié)果。五、檔案保管（一）保管場所1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放公司各類檔案。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防磁等功能，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.檔案柜、貨架應(yīng)符合檔案保管要求，具有足夠的承載能力和穩(wěn)定性。3.溫濕度計應(yīng)定期校準(zhǔn)，確保庫房溫濕度符合規(guī)定要求。4.滅火器應(yīng)定期檢查和維護，確保其性能良好。5.防蟲藥應(yīng)定期更換，防止蟲害對檔案的損害。（三）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和利用。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，便于檔案的鑒定和銷毀。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照，公司股東會、董事會、監(jiān)事會等會議記錄、決議，公司各項管理制度、規(guī)定、辦法，公司與外部單位簽訂的重要合同、協(xié)議等。3.長期保管的檔案主要包括公司各類業(yè)務(wù)活動中形成的重要文件、報表、報告，公司固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等產(chǎn)權(quán)證明文件，公司員工人事檔案、培訓(xùn)檔案、績效考核檔案等。4.短期保管的檔案主要包括公司一般性業(yè)務(wù)活動中形成的文件、報表、報告等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如有特殊情況需要延長或縮短保管期限的，應(yīng)報綜合管理部批準(zhǔn)。（五）檔案清點與檢查1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進行清點和檢查，確保檔案的齊全、完整和安全。2.檔案清點和檢查應(yīng)包括檔案數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等方面，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.檔案清點和檢查應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括清點和檢查的時間、范圍、結(jié)果等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.遵循國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和公正性。2.從公司實際出發(fā)，根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，準(zhǔn)確判定檔案的保管期限。3.嚴(yán)格履行鑒定程序，確保檔案鑒定工作的合法性和嚴(yán)肅性。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定工作計劃，組織實施檔案鑒定工作，對鑒定結(jié)果進行審核和批準(zhǔn)。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對到期檔案進行逐卷、逐件鑒定。2.鑒定過程中應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，對確無保存價值的檔案予以剔除。3.對擬銷毀的檔案應(yīng)進行登記造冊，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核和批準(zhǔn)后，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由綜合管理部會同相關(guān)部門共同實施。4.檔案銷毀過程中應(yīng)進行現(xiàn)場監(jiān)督，并做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)作為檔案資料永久保存。七、檔案利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理制度。2.服務(wù)公司原則：檔案利用應(yīng)圍繞公司中心工作，為公司決策、管理、生產(chǎn)經(jīng)營等提供有效支持。3.方便快捷原則：檔案利用應(yīng)簡化手續(xù)，提高效率，方便用戶獲取檔案信息。4.安全保密原則：檔案利用應(yīng)確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司員工因個人原因查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案。3.外部單位因工作需要查閱公司相關(guān)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：用戶可到綜合管理部檔案查閱室查閱檔案，查閱過程中應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。（四）利用登記1.綜合管理部應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱等情況進行詳細(xì)記錄。2.檔案利用登記記錄應(yīng)包括利用時間、利用部門、利用人、檔案名稱、數(shù)量、利用目的、歸還時間等信息。3.檔案利用登記記錄應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案管理工作的重要資料保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和有效利用。3.加強檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全保密。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、保管、利用等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立檔案信息安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等技術(shù)措施，確保檔案信息的安全保密。（三）信息化管理要求1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)符合國家有關(guān)法律法