PAGE國土局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)國土局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在國土資源管理工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本局實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于國土局機(jī)關(guān)各科室、直屬事業(yè)單位及下屬各基層國土所的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：國土局檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映國土資源管理活動(dòng)的全過程，保證檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理和保存與國土資源管理相關(guān)的各類文件材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門國土局設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全局檔案的集中管理和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案管理部門配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、保管、利用等工作。（二）各科室及基層單位職責(zé)1.各科室及基層國土所負(fù)責(zé)本科室、本單位文件材料的形成、積累和整理工作，并定期向檔案管理部門移交。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保本科室、本單位檔案管理工作的正常開展。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本局檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、排列有序。3.做好檔案的保管、保護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、丟失和霉變等情況發(fā)生。4.積極開展檔案利用工作，為國土資源管理工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù)。按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀工作，并做好銷毀記錄。7.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作方法和手段，提高檔案管理工作水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與國土資源管理相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局形成的各類文件材料，包括黨組文件、行政文件、業(yè)務(wù)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、調(diào)查研究報(bào)告等。3.本局召開的各類會(huì)議的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.本局在國土資源管理業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如土地登記、土地出讓、礦產(chǎn)資源管理、地質(zhì)災(zāi)害防治等業(yè)務(wù)文件。5.本局干部職工的人事檔案材料，包括干部任免、考核、獎(jiǎng)懲、工資福利等方面的文件。6.本局財(cái)務(wù)檔案材料，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。7.本局固定資產(chǎn)檔案材料，包括設(shè)備購置、驗(yàn)收、使用、維修、報(bào)廢等方面的文件。8.本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件材料。9.本局獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。10.其他與國土資源管理工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各科室及基層國土所應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保文件材料的齊全、完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、紙張完好，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆等書寫。3.對(duì)破損、褪色的文件材料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類。一般分為文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，并配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、防蟲藥品等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，存放整齊有序。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，陳列展示或單獨(dú)存放，確保實(shí)物的安全和完整。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括：本局制定的重要法規(guī)、規(guī)章、政策文件；本局召開的重要會(huì)議的文件材料；本局在國土資源管理工作中形成的具有重大歷史意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值的文件材料等。3.長期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括：本局一般性業(yè)務(wù)文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)等。4.短期保管的檔案保管期限為5年以下，主要包括：本局臨時(shí)性工作形成的文件材料、一般性報(bào)表等。（四）檔案的定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，重點(diǎn)檢查檔案的保管狀況、數(shù)量變化等情況。2.發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)等因辦案需要查閱本局檔案。（二）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對(duì)申請進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱、借閱服務(wù)。3.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。4.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，確需延期的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在科室、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素進(jìn)行鑒定。2.對(duì)仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存；對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立國土局檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理、網(wǎng)絡(luò)化傳輸和信息化利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)館藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合本局檔案管理工作的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。同時(shí)，根據(jù)需要與上級(jí)機(jī)關(guān)、其他單位進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)連接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程查詢和利用。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)