PAGE檔案室電腦管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案室電腦的管理，確保檔案信息的安全、完整和有效利用，規(guī)范電腦使用行為，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有使用檔案室電腦的部門和人員。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案信息在電腦存儲(chǔ)、傳輸和處理過程中的安全性和保密性，防止信息泄露、篡改和丟失。2.規(guī)范操作原則：明確電腦使用的各項(xiàng)規(guī)范和流程，要求使用者嚴(yán)格按照規(guī)定操作，保障電腦系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.責(zé)任追究原則：對(duì)違反本制度的行為進(jìn)行責(zé)任追究，確保制度的有效執(zhí)行。二、電腦設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.根據(jù)檔案室工作需要，合理配備性能穩(wěn)定、安全可靠的電腦設(shè)備。電腦應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)容量，以滿足檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份的要求。2.配備必要的外部設(shè)備，如打印機(jī)、掃描儀、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等，并確保其與電腦設(shè)備兼容且性能良好。（二）設(shè)備維護(hù)1.定期對(duì)檔案室電腦進(jìn)行硬件檢查，包括主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)等設(shè)備的外觀、連接情況和運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理硬件故障。2.按照電腦設(shè)備的使用說明和維護(hù)要求，定期進(jìn)行軟件更新和系統(tǒng)維護(hù)，安裝必要的安全防護(hù)軟件，如殺毒軟件、防火墻等，并及時(shí)更新病毒庫和系統(tǒng)補(bǔ)丁，防止病毒、惡意軟件等對(duì)電腦系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)造成損害。3.建立電腦設(shè)備維護(hù)檔案，記錄設(shè)備的型號(hào)、配置、購買時(shí)間、維護(hù)情況等信息，以便于跟蹤設(shè)備狀態(tài)和進(jìn)行管理。（三）設(shè)備更新1.根據(jù)檔案室業(yè)務(wù)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步的需要，適時(shí)對(duì)電腦設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，確保設(shè)備性能能夠滿足檔案管理工作的要求。2.在設(shè)備更新過程中，要做好數(shù)據(jù)遷移和備份工作，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和連續(xù)性。同時(shí)，對(duì)淘汰的設(shè)備要進(jìn)行妥善處理，防止信息泄露。三、用戶管理（一）用戶賬號(hào)1.檔案室電腦的使用實(shí)行用戶賬號(hào)管理制度，每位使用者均需擁有獨(dú)立的賬號(hào)。賬號(hào)的創(chuàng)建、修改和刪除由專人負(fù)責(zé)，并嚴(yán)格按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。2.用戶賬號(hào)應(yīng)設(shè)置強(qiáng)密碼，密碼長度不少于規(guī)定位數(shù)，包含字母、數(shù)字和特殊字符，且定期更換密碼。嚴(yán)禁使用簡單易猜的密碼，如生日、電話號(hào)碼等。3.用戶離職或調(diào)動(dòng)時(shí)，其賬號(hào)應(yīng)及時(shí)停用或刪除，并收回相關(guān)權(quán)限，確保賬號(hào)安全。（二）用戶權(quán)限1.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和檔案管理要求，設(shè)定不同的用戶權(quán)限。權(quán)限分為系統(tǒng)操作權(quán)限、檔案訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)修改權(quán)限等。2.系統(tǒng)操作權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行系統(tǒng)安裝、卸載軟件，更改系統(tǒng)設(shè)置等操作。3.檔案訪問權(quán)限應(yīng)根據(jù)用戶的工作需要進(jìn)行分配，確保用戶只能訪問其工作范圍內(nèi)的檔案信息。對(duì)于涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)設(shè)置更高的訪問權(quán)限，嚴(yán)格限制訪問人員范圍。4.數(shù)據(jù)修改權(quán)限應(yīng)謹(jǐn)慎授予，只有經(jīng)過嚴(yán)格審批的人員才能對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行修改操作。修改操作應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括修改時(shí)間、修改內(nèi)容、修改人員等信息。（三）用戶培訓(xùn)1.定期組織檔案室電腦使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括電腦操作技能、檔案管理軟件使用、信息安全知識(shí)等，提高用戶的業(yè)務(wù)水平和操作能力。2.針對(duì)新入職員工或新使用檔案室電腦的人員，應(yīng)進(jìn)行專門的入職培訓(xùn)，使其熟悉檔案室電腦管理制度和操作流程，確保其能夠正確、安全地使用電腦設(shè)備和檔案管理系統(tǒng)。四、檔案數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)1.檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在檔案室指定的電腦存儲(chǔ)設(shè)備上，嚴(yán)禁將檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在未經(jīng)授權(quán)的外部存儲(chǔ)設(shè)備或個(gè)人電腦上。2.對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行合理劃分，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于數(shù)據(jù)的查找和管理。3.定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、移動(dòng)硬盤備份等多種形式，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（二）數(shù)據(jù)傳輸1.在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)傳輸時(shí)，應(yīng)采用安全可靠的數(shù)據(jù)傳輸方式，如加密傳輸、專用網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)?，防止?shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。2.對(duì)于通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證和授權(quán)，確保只有合法的用戶才能進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸操作。同時(shí)，要對(duì)傳輸過程進(jìn)行監(jiān)控和記錄，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。3.在使用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸時(shí)，要先對(duì)設(shè)備進(jìn)行病毒查殺和安全檢查，確保設(shè)備無安全隱患后再進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸操作。傳輸完成后，應(yīng)對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行妥善保管，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）數(shù)據(jù)使用1.嚴(yán)格按照檔案查閱、借閱制度使用檔案數(shù)據(jù)，未經(jīng)授權(quán)的人員不得擅自查閱、復(fù)制、下載檔案數(shù)據(jù)。2.在使用檔案數(shù)據(jù)過程中，要確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，不得對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行惡意修改或刪除。如需對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的處理，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批，并做好記錄。3.使用完畢后，應(yīng)及時(shí)關(guān)閉相關(guān)軟件和設(shè)備，確保數(shù)據(jù)處于安全狀態(tài)。五、安全保密管理（一）安全措施1.在檔案室電腦上安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護(hù)軟件，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)流量和系統(tǒng)活動(dòng)，防止外部非法入侵和惡意攻擊。2.定期對(duì)檔案室電腦進(jìn)行安全漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的安全漏洞。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)日志的管理，定期進(jìn)行審計(jì)和分析，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全問題。3.對(duì)檔案室電腦設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理安全防護(hù)，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案室。對(duì)重要設(shè)備和存儲(chǔ)介質(zhì)要采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止丟失和被盜。（二）保密制度1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密管理，明確檔案信息的密級(jí)劃分，對(duì)不同密級(jí)的檔案采取相應(yīng)的保密措施。涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，要嚴(yán)格按照相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行管理。2.嚴(yán)禁在檔案室電腦上存儲(chǔ)、處理和傳輸涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私以外的敏感信息。如需處理此類信息，應(yīng)按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。3.對(duì)接觸和處理檔案信息的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。要求工作人員嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反安全保密制度的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.如因違反安全保密制度導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失或其他安全事故，將依法追究相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。同時(shí)，要及時(shí)采取措施進(jìn)行補(bǔ)救，降低損失和影響。六、網(wǎng)絡(luò)管理（一）網(wǎng)絡(luò)使用規(guī)定1.檔案室電腦應(yīng)通過公司/組織指定的網(wǎng)絡(luò)接入方式連接網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)禁私自更改網(wǎng)絡(luò)設(shè)置或使用未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。2.在使用網(wǎng)絡(luò)過程中，要遵守國家法律法規(guī)和互聯(lián)網(wǎng)管理規(guī)定，不得利用網(wǎng)絡(luò)從事違法違規(guī)活動(dòng)，如傳播有害信息、進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊、參與網(wǎng)絡(luò)賭博等。3.限制在檔案室電腦上進(jìn)行與檔案管理工作無關(guān)的網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)，如瀏覽無關(guān)網(wǎng)站、下載非工作所需的軟件等，以確保網(wǎng)絡(luò)資源的合理利用和網(wǎng)絡(luò)安全。（二）網(wǎng)絡(luò)安全管理1.加強(qiáng)對(duì)檔案室網(wǎng)絡(luò)的安全管理，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，限制外部非法網(wǎng)絡(luò)訪問。對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)管理，確保只有授權(quán)人員才能訪問檔案室網(wǎng)絡(luò)資源。2.定期對(duì)檔案室網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，檢查網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)、網(wǎng)絡(luò)連接情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理網(wǎng)絡(luò)故障和安全隱患。同時(shí)，要做好網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的備份和恢復(fù)工作，確保網(wǎng)絡(luò)的連續(xù)性和穩(wěn)定性。3.對(duì)通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臋n案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中被竊取或篡改。加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)傳輸過程的監(jiān)控和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常網(wǎng)絡(luò)流量。七、軟件管理（一）軟件安裝1.檔案室電腦上安裝的軟件應(yīng)經(jīng)過公司/組織相關(guān)部門的審批和授權(quán)，嚴(yán)禁私自安裝未經(jīng)授權(quán)的軟件。2.安裝軟件時(shí)，要確保軟件來源合法、安全可靠，避免安裝盜版軟件或帶有惡意插件的軟件。同時(shí)，要注意軟件與電腦系統(tǒng)的兼容性，防止因軟件沖突導(dǎo)致系統(tǒng)故障。3.在安裝新軟件前，應(yīng)對(duì)軟件進(jìn)行病毒查殺和安全檢測，確保軟件無安全隱患后再進(jìn)行安裝操作。安裝完成后，要對(duì)軟件進(jìn)行必要的配置和調(diào)試，確保其能夠正常運(yùn)行。（二）軟件使用1.嚴(yán)格按照軟件的使用說明和操作規(guī)程使用軟件，不得擅自更改軟件的設(shè)置和參數(shù)。在使用過程中，要注意保護(hù)軟件的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，不得進(jìn)行非法復(fù)制、傳播等侵權(quán)行為。2.定期對(duì)安裝在檔案室電腦上的軟件進(jìn)行更新和維護(hù)，及時(shí)修復(fù)軟件存在的漏洞和問題，確保軟件的性能和安全性。同時(shí)，要關(guān)注軟件的升級(jí)信息，根據(jù)工作需要適時(shí)進(jìn)行軟件升級(jí)。3.對(duì)于不再使用或已淘汰的軟件，要及時(shí)進(jìn)行卸載，釋放系統(tǒng)資源，防止軟件占用過多系統(tǒng)資源影響電腦性能。卸載軟件時(shí)，要按照正確的卸載流程進(jìn)行操作，確保軟件徹底卸載干凈。（三）軟件授權(quán)管理1.建立軟件授權(quán)管理制度，對(duì)檔案室電腦上安裝的軟件進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄軟件的名稱、版本、授權(quán)期限、授權(quán)方式等信息。對(duì)涉及版權(quán)保護(hù)的軟件，要確保其擁有合法的授權(quán)。2.定期對(duì)軟件授權(quán)情況進(jìn)行檢查和核實(shí)，確保軟件在授權(quán)期限內(nèi)使用，避免因授權(quán)過期導(dǎo)致軟件無法正常使用或產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)。如發(fā)現(xiàn)軟件授權(quán)存在問題，要及時(shí)與軟件供應(yīng)商聯(lián)系進(jìn)行處理。八、應(yīng)急處理（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案室電腦應(yīng)急處理預(yù)案，明確在電腦系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失、網(wǎng)絡(luò)中斷等突發(fā)情況下的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括應(yīng)急處理的基本原則、應(yīng)急響應(yīng)流程、故障排除方法、數(shù)據(jù)恢復(fù)措施等內(nèi)容，并定期進(jìn)行演練和修訂，確保預(yù)案的有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處理流程1.當(dāng)發(fā)生電腦系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失、網(wǎng)絡(luò)中斷等突發(fā)情況時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)立即按照應(yīng)急預(yù)案啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)流程，及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。2.技術(shù)人員應(yīng)迅速對(duì)故障進(jìn)行診斷和排查，采取有效的措施進(jìn)行修復(fù)。如無法及時(shí)修復(fù)，應(yīng)盡快采取數(shù)據(jù)恢復(fù)措施，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.在應(yīng)急處理過程中，要做好詳細(xì)的記錄，包括故障發(fā)生時(shí)間、現(xiàn)象、處理過程、處理結(jié)果等信息。處理完成后，要對(duì)事件進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施，防止類似事件再次發(fā)生。（三）應(yīng)急資源保障1.建立應(yīng)急資源保障體系，儲(chǔ)備必要的應(yīng)急設(shè)備和物資，如備用電腦、移動(dòng)硬盤、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、維修工具等，確保在突發(fā)情況下能夠及時(shí)提供支持。2.定期對(duì)應(yīng)急資源進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好、隨時(shí)可用。同時(shí)，要與相關(guān)供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保在應(yīng)急情況下能夠及時(shí)獲得技術(shù)支持和物資供應(yīng)。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立檔案室電腦管理制度監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督部門和監(jiān)督職責(zé)，定期對(duì)檔案室電腦的使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督部門可通過現(xiàn)場檢查、查閱記錄、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控等方式，對(duì)電腦設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、用戶操作行為、檔案數(shù)據(jù)管理等方面進(jìn)行全面監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）檢查內(nèi)容1.檢查電腦設(shè)備的維護(hù)情況是否符合要求，包括硬件檢查、軟件更新、系統(tǒng)維護(hù)等方面。2.檢查用戶賬號(hào)管理和權(quán)限設(shè)置是否規(guī)范，是否存在違規(guī)使用賬號(hào)和越權(quán)操作的情況。3.檢查檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸和使用是否安全、規(guī)范，是否存在數(shù)據(jù)泄露、篡改等問題。4.檢查網(wǎng)絡(luò)使用和安全管理是否符合規(guī)定，是否存在網(wǎng)絡(luò)違規(guī)行為和安全隱患。5.檢查軟件安裝、使用和授權(quán)管理是否合規(guī)，是否存在私自安裝未經(jīng)授權(quán)軟件等情況。