PAGE三資會計檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司三資會計檔案的管理，保證會計檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門的三資會計檔案管理工作。（三）定義1.三資會計檔案：指公司在進(jìn)行三資管理活動中形成的，記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等各種形式的會計資料。2.三資管理：涵蓋公司涉及的資金、資產(chǎn)、資源的管理活動，包括但不限于資金的籌集、使用、核算，資產(chǎn)的購置、處置、清查，資源的開發(fā)、利用、分配等方面。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全公司的三資會計檔案，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門三資會計檔案的收集、整理和移交工作。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保三資會計檔案管理工作合法合規(guī)。3.完整準(zhǔn)確原則。保證三資會計檔案的內(nèi)容真實、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，能夠客觀、全面地反映公司三資管理活動的實際情況。4.安全保密原則。采取有效措施，確保三資會計檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。同時，嚴(yán)格限制無關(guān)人員接觸會計檔案。二、會計檔案的分類與歸檔（一）會計憑證1.原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、合同協(xié)議等，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的最初證明。2.記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計分錄和摘要，是登記賬簿的依據(jù)。（二）會計賬簿1.總賬：按照會計科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，總括反映公司的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用和利潤等情況。2.明細(xì)賬：根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置，詳細(xì)記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，逐日逐筆記錄現(xiàn)金和銀行存款的收支情況。4.輔助賬簿：如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬、往來賬款備查簿等，用于補(bǔ)充和詳細(xì)記錄某些特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。（三）財務(wù)會計報告1.月度財務(wù)會計報告：包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表及附注，反映公司月度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.季度財務(wù)會計報告：在月度報告的基礎(chǔ)上，增加財務(wù)情況說明書等內(nèi)容，更全面地分析公司季度財務(wù)情況。3.年度財務(wù)會計報告：是公司年度財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的綜合反映，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注、財務(wù)情況說明書等。（四）其他會計資料1.銀行對賬單及余額調(diào)節(jié)表：記錄公司銀行賬戶的收支情況及與銀行之間的賬目核對情況。2.稅務(wù)申報表及完稅憑證：反映公司納稅申報及繳納稅款的情況。3.財務(wù)審計報告：包括內(nèi)部審計報告和外部審計報告，對公司財務(wù)狀況和經(jīng)營活動進(jìn)行審計評價。4.會計電算化數(shù)據(jù)備份：存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的會計數(shù)據(jù)備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。5.財務(wù)分析報告：對公司財務(wù)狀況和經(jīng)營成果進(jìn)行分析和評價的報告，為管理層決策提供依據(jù)。（五）歸檔要求1.會計憑證應(yīng)按月裝訂成冊，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份及起止日期、憑證種類、起止號碼等內(nèi)容，并由裝訂人在封簽處簽名或蓋章。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后，按照順序整理立卷，裝訂成冊。活頁賬簿應(yīng)抽出空白頁，并撤掉賬夾，用線繩裝訂成冊。封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份及起止日期等內(nèi)容，并由記賬人員和會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名或蓋章。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按年度裝訂成冊，加具封面，裝訂應(yīng)牢固、整齊。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份及起止日期、報告種類等內(nèi)容，并由單位負(fù)責(zé)人和主管會計工作的負(fù)責(zé)人、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。4.其他會計資料應(yīng)按照類別和時間順序整理歸檔，編制目錄，以便查找。三、會計檔案的整理與保管（一）整理1.會計檔案管理人員應(yīng)在會計年度終了后，及時對會計檔案進(jìn)行整理。整理工作包括分類、編號、裝訂、編目等。2.對會計憑證，應(yīng)按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對于數(shù)量過多的原始憑證，可以單獨(dú)裝訂保管，并在記賬憑證上注明“附件另訂”及原始憑證名稱和編號。3.對會計賬簿，應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬簿的順序進(jìn)行整理，檢查賬簿記錄是否完整、準(zhǔn)確，賬頁是否齊全，有無缺頁漏頁等情況。4.對財務(wù)會計報告，應(yīng)按照月度、季度、年度的順序進(jìn)行整理，檢查報告內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全。（二）保管1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保會計檔案的安全。2.會計檔案應(yīng)分類存放，按照年度、類別、保管期限等順序排列，便于查找和利用。3.會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限按照《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。4.會計檔案管理人員應(yīng)定期對會計檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、變質(zhì)的會計檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。5.會計檔案保管期滿，需要銷毀時，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀。四、會計檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后交財務(wù)部門。2.財務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待查閱，并按照申請表的要求提供會計檔案。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱，不得將會計檔案攜帶外出或擅自復(fù)制。3.查閱會計檔案時，不得在檔案上涂畫、標(biāo)記、拆封和抽換。如需摘錄或復(fù)印會計檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意，并在復(fù)印件上加蓋財務(wù)部門公章。（二）借閱1.公司外部單位或個人因工作需要查閱或借閱會計檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱會計檔案時，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱單位或個人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，并經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。3.財務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)辦理借閱手續(xù)，并將會計檔案交借閱人當(dāng)面清點(diǎn)。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還會計檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。4.借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管會計檔案，不得丟失、損壞、涂改或擅自銷毀。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告財務(wù)部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、會計檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計檔案保管期滿，且該檔案所涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項已經(jīng)結(jié)清，不再需要繼續(xù)保存的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。3.正在項目建設(shè)期間公司的會計檔案，無論是否保管期滿，均不得銷毀，待項目建設(shè)結(jié)束后按規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.由財務(wù)部門提出會計檔案銷毀意見，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計檔案銷毀清冊》應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審核同意，并簽署意見。3.公司應(yīng)組織由財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員組成的監(jiān)銷小組，對會計檔案銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督。監(jiān)銷人員在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。4.會計檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)將《會計檔案銷毀清冊》及銷毀情況報告等資料整理歸檔，妥善保管。六、會計檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對三資會計檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.會計檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.會計檔案的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，檢查會計憑證、賬簿、報告等資料是否真實反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤。3.會計檔案保管設(shè)施的安全性，檢查保管庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施是否完好有效。4.會計檔案管理人員的工作情況，檢查管理人員是否具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，是否認(rèn)真履行職責(zé)。（三）檢查結(jié)果處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。2.對違反會計檔案管理制度的行為，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究相