PAGE企業(yè)檔案收集新制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本企業(yè)檔案收集新制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的收集管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調檔案收集工作，確保檔案資源的集中整合與有效利用。2.完整準確原則各部門、各崗位應按照規(guī)定及時、全面地收集各類檔案，保證檔案內容真實、準確、完整，能夠客觀反映公司各項工作的實際情況。3.分類科學原則依據(jù)檔案的形成領域、內容性質、時間順序等因素進行科學分類，便于檔案的整理、保管和查詢利用。4.便于利用原則檔案收集工作應充分考慮檔案利用的需求，確保檔案整理規(guī)范、檢索便捷，能夠為公司決策、業(yè)務開展、歷史研究等提供高效服務。二、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司設立、變更、注銷相關文件包括企業(yè)章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機構代碼證、稅務登記證等各類證照的申辦、變更、注銷材料；公司設立、重組、合并、分立等重大事項的決策文件、協(xié)議合同、審批文件等。2.公司會議文件董事會、股東會、總經(jīng)理辦公會等各類會議的通知、議程、會議記錄、決議、紀要等文件材料。3.公司行政公文上級機關下發(fā)的各類文件、公司制發(fā)的行政公文，如通知、通報、報告、請示、批復、函等，以及公司內部流轉的簽報、呈批件等。4.公司人事檔案員工入職、離職、調動、晉升、獎懲等人事變動相關的文件材料，包括招聘錄用材料、勞動合同、培訓記錄、績效考核材料、工資福利文件等。5.公司印章管理文件印章管理制度、印章使用申請表、印章使用記錄等。6.公司辦公事務文件辦公用品采購、固定資產(chǎn)管理、辦公場地租賃、車輛管理等方面的文件材料，如采購合同、資產(chǎn)清單、租賃合同、車輛行駛證等。（二）業(yè)務經(jīng)營類檔案1.市場營銷檔案市場調研分析報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料、銷售合同、訂單記錄、市場活動記錄等。2.生產(chǎn)管理檔案生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、質量控制文件、設備維護記錄、原材料采購合同、生產(chǎn)報表等。3.財務管理檔案財務預算、決算報告、會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告、稅務申報材料、資金往來記錄等。4.項目管理檔案項目立項文件、可行性研究報告、項目規(guī)劃書、項目進度報告、項目驗收文件、項目合同協(xié)議等。5.研發(fā)創(chuàng)新檔案研發(fā)項目計劃、技術方案、實驗數(shù)據(jù)、知識產(chǎn)權文件（專利申請文件、商標注冊文件、著作權登記文件等）、科研成果鑒定材料等。（三）企業(yè)文化類檔案1.公司文化建設規(guī)劃與總結企業(yè)文化建設年度計劃、中長期規(guī)劃以及年度總結報告。2.公司文化活動記錄公司組織的各類文化活動，如文藝演出、體育比賽、主題演講、員工培訓等活動的策劃方案、活動照片、視頻資料、新聞報道等。3.公司榮譽與宣傳資料公司獲得的各類榮譽證書、獎杯、獎牌等實物的照片及相關文件材料；公司對外宣傳的宣傳冊、宣傳片、企業(yè)網(wǎng)站資料等。（四）其他類檔案1.法律事務檔案合同審查意見、訴訟案件材料（起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書等）、法律咨詢記錄、法律培訓資料等。2.審計監(jiān)察檔案內部審計報告、審計工作底稿、監(jiān)察調查材料、違紀違規(guī)處理文件等。3.外事活動檔案公司對外交往活動中形成的文件材料，如外事訪問計劃、會談紀要、合作協(xié)議、出國（境）人員審批文件等。三、檔案收集職責分工（一）檔案管理部門職責1.制定和完善公司檔案收集制度、流程和標準，并組織實施。2.負責對各部門檔案收集工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期開展檔案收集工作培訓，提高員工檔案意識和收集能力。3.統(tǒng)籌協(xié)調公司各類檔案的收集工作，對重要檔案進行直接收集或參與收集，確保檔案的完整性和準確性。4.負責檔案的整理、分類、編目、裝訂等前期處理工作，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。5.定期對公司檔案進行清查盤點，確保檔案實體安全，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并向上級報告。（二）各部門職責1.各部門負責人為本部門檔案收集工作的第一責任人，應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案收集工作的順利開展。2.按照公司檔案收集制度的要求，負責及時、全面地收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，并進行初步整理，確保檔案材料的齊全、完整、準確。3.定期對本部門檔案進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將檔案收集情況向檔案管理部門報告。4.在檔案管理部門的指導下，配合完成檔案的整理、編目、數(shù)字化等工作，按照規(guī)定的時間和要求將整理好的檔案移交至檔案管理部門。（三）員工個人職責1.員工應積極配合所在部門的檔案收集工作，及時將個人在工作中形成的文件材料交至部門檔案管理人員。2.對個人保存的涉及公司業(yè)務的重要文件、資料等，應妥善保管，不得擅自銷毀或遺失，在離職時按照規(guī)定辦理檔案交接手續(xù)。四、檔案收集流程（一）文件材料形成與積累1.公司各部門及員工在工作過程中，應按照檔案收集范圍的要求，及時形成并積累各類文件材料。文件材料應字跡清晰（電子文件應格式規(guī)范、內容完整），簽署齊全，手續(xù)完備，并注明形成日期。2.對于重要會議、重大活動、重要業(yè)務項目等形成的文件材料，相關部門應指定專人負責跟蹤收集，確保文件材料的及時、完整。（二）部門內部整理1.各部門檔案管理人員應定期對本部門形成的文件材料進行收集和整理，按照檔案分類標準進行初步分類，剔除重復、無效的文件材料，確保檔案材料的質量。2.對整理好的檔案材料進行編號、編目，編制檔案目錄清單，便于查詢和管理。（三）檔案移交1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度整理好的檔案移交至公司檔案管理部門。移交時，應填寫《檔案移交清單》，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認。2.對于一些需要長期保存或具有重要價值的檔案材料，檔案管理部門可根據(jù)實際情況要求相關部門提前移交。3.檔案管理部門在接收檔案時，應認真核對《檔案移交清單》與檔案實物是否一致，對不符合要求的檔案，應及時退回原部門進行補充或整改。（四）特殊檔案收集1.對于涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權等特殊檔案，各部門應嚴格按照相關保密規(guī)定進行收集和管理，采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。2.在檔案移交過程中，應單獨填寫《特殊檔案移交清單》，注明檔案的密級、保密期限等信息，并按照保密要求進行交接。五、檔案收集質量控制（一）定期檢查1.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集工作進行檢查，檢查內容包括檔案收集的及時性、完整性、準確性以及整理規(guī)范程度等。2.每年至少開展[X]次全面檢查，并形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，督促各部門及時整改。（二）專項審核1.對于重要業(yè)務項目、重大決策事項等形成的檔案，檔案管理部門應進行專項審核，確保檔案內容真實、準確、完整，能夠客觀反映業(yè)務活動的全過程。2.專項審核可采取實地查看、查閱原始資料、訪談相關人員等方式進行，審核結果應記錄在案，并作為檔案質量評估的重要依據(jù)。（三）整改反饋1.各部門對檔案檢查和審核中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行整改，并在規(guī)定時間內將整改情況反饋給檔案管理部門。2.檔案管理部門對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決，檔案質量得到有效提升。六、檔案收集的信息化管理（一）檔案管理系統(tǒng)建設1.公司應建立完善的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案收集、整理、存儲、檢索、利用等全過程的信息化管理。2.檔案管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、分類編目、權限設置、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，滿足公司檔案管理的實際需求。（二）電子文件收集1.各部門在工作中形成的電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并及時上傳至檔案管理系統(tǒng)。2.電子文件應與紙質文件同步收集，確保兩者內容一致，相互補充。檔案管理人員應對上傳的電子文件進行審核，確保文件的完整性和準確性。（三）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采取防火墻、加密技術、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。2.定期對檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。同時，做好數(shù)據(jù)備份工作，備份數(shù)據(jù)應異地存儲，以防止因自然災害、系統(tǒng)故障等原因導致數(shù)據(jù)丟失。七、檔案收集的培訓與宣傳（一）培訓計劃1.檔案管理部門應制定年度檔案收集培訓計劃，明確培訓內容、培訓對象、培訓時間和培訓方式等。2.培訓內容應包括檔案收集制度、流程、分類標準、整理方法、信息化操作等方面的知識和技能，以提高員工的檔案意識和收集能力。（二）培訓實施1.根據(jù)培訓計劃，定期組織開展檔案收集培訓工作。培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學習等多種形式，確保培訓效果。2.培訓結束后，應對培訓人員進行考核，考核結果納入員工績效考核體系，以激勵員工積極參加檔案收集培訓，提高檔案管理水平。（三）宣傳推廣1.通過公司內部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，廣泛宣傳檔案收集工作的重要性和相關制度要求，提高員工對檔案工作的認識和重視程度。2.定期發(fā)布檔案收