PAGE學校檔案室檔案工作制度一、總則（一）目的為加強學校檔案室檔案工作的規(guī)范化、科學化和制度化管理，有效保護和利用檔案資源，為學校各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校檔案室的檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各項工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校檔案室對全校各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映學校各項工作的實際情況，嚴禁虛假和偽造檔案。3.完整性原則：全面收集學校在教學、科研、管理等活動中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、學校秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.服務(wù)性原則：充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，積極為學校教學、科研、管理等工作提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)與人員（一）檔案室設(shè)置學校設(shè)立獨立的檔案室，配備必要的辦公設(shè)備和檔案保管設(shè)施，確保檔案工作的正常開展。（二）人員配備檔案室配備專職檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉學校各項工作，責任心強。（三）崗位職責1.檔案管理人員職責負責檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等具體工作。制定檔案工作計劃和規(guī)章制度，組織實施檔案管理工作。對檔案進行分類、編號、編目、上架等整理工作，確保檔案排列有序，便于查找利用。做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、霉變等。積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為學校各項工作提供檔案資料和信息服務(wù)。負責檔案統(tǒng)計工作，及時準確地填報檔案統(tǒng)計報表。參與檔案鑒定工作，提出檔案存毀意見。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案工作任務(wù)。2.各部門兼職檔案員職責負責本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，定期向檔案室移交檔案。協(xié)助檔案室做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。了解本部門檔案的利用需求，及時向檔案室反饋，為檔案利用提供便利。對本部門檔案工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案工作的規(guī)范開展。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學校黨組織、工會、共青團等組織的各類文件、會議記錄、活動資料等。2.行政管理類：學校行政部門的各類文件、通知、報告、計劃、總結(jié)等。3.教學管理類：教學計劃、教學大綱、課程表、教案、學生成績冊、教學評估資料等。4.學生管理類：學生學籍檔案、獎懲記錄、畢業(yè)生檔案等。5.科研管理類：科研項目申報書、研究報告、成果鑒定材料、學術(shù)論文等。6.財務(wù)管理類：財務(wù)預(yù)算、決算、會計憑證、賬簿、報表等。7.后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃、房產(chǎn)管理、物資采購、維修記錄等。8.外事工作類：外事活動文件、協(xié)議、合同等。9.聲像檔案類：學校重大活動、會議、教學實踐等的照片、錄音、錄像資料。10.實物檔案類：學校獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案收集范圍，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交檔案室。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、簽署完備、格式規(guī)范，采用耐久性強的書寫材料和載體。3.對重要的會議、活動等應(yīng)及時收集相關(guān)的照片、錄音、錄像等聲像資料，并進行整理和標注。4.實物檔案應(yīng)進行詳細登記，注明名稱、來源、日期等信息，并妥善保管。四、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.采用年度機構(gòu)保管期限分類法。2.先將檔案按年度分開，再按機構(gòu)（部門）進行分類，最后按保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）。（三）整理步驟1.裝訂：對歸檔的文件材料進行裝訂，去除金屬物，保持文件整齊。2.分類：按照分類方法對文件進行分類。3.編號：為每份文件或每組文件編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)分類層次和順序。4.編目：編制檔案目錄，包括檔號、文號、責任者、題名、日期、頁數(shù)、保管期限等項目。5.裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，并在盒脊上填寫相關(guān)信息。五、檔案保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全保管條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.同一類檔案應(yīng)按照保管期限依次排列，永久檔案在前，長期檔案次之，短期檔案在后。3.檔案盒應(yīng)在檔案架上標注清晰的存放位置，便于快速定位。（三）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，一般每年不少于一次。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。六、檔案利用（一）利用范圍1.學校內(nèi)部各部門因教學、科研、管理等工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱學校檔案，須經(jīng)學校相關(guān)部門批準。3.個人因工作、學習或其他正當理由查閱本人檔案。（二）利用手續(xù)1.校內(nèi)各部門查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容等，經(jīng)學校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。3.個人查閱本人檔案，需持有效身份證件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案室負責人同意后，進行查閱。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.查閱檔案應(yīng)在檔案室指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記備案。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、查閱日期、查閱內(nèi)容、利用方式等，以便統(tǒng)計和查詢。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和學校實際情況，對檔案進行科學鑒定，準確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每份檔案進行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價值。2.結(jié)合檔案的形成時間、來源、內(nèi)容、重要程度等因素進行綜合判斷。（四）鑒定標準1.具有重要歷史價值、科學研究價值、教學參考價值或?qū)W校工作有重大影響的檔案，列為永久保管。2.在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為長期保管。3.在較短時間內(nèi)有參考價值的檔案，列為短期保管。4.已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核通過后，予以銷毀。（五）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，注明檔案的檔號、文號、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)學校分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊存檔。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計庫存數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：如查閱人次、查閱檔案數(shù)量、利用效果等。3.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計：鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法檔案管理人員應(yīng)定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行收集、整理和分析，采