PAGE如何制定檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項工作活動，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個工作環(huán)節(jié)形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立檔案管理部，作為公司/組織檔案管理的職能部門，負責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管公司/組織各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案進行鑒定，定期清理過期檔案，做好檔案的銷毀工作。5.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理能力。7.參與公司/組織重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。8.負責(zé)與上級主管部門、檔案行政管理部門及其他相關(guān)單位的檔案業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的齊全完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、統(tǒng)計、鑒定等工作。4.負責(zé)本部門員工檔案利用的登記和反饋工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司/組織設(shè)立登記、變更登記、注銷登記等相關(guān)文件；公司章程、股東會決議、董事會決議等重要文件；公司/組織內(nèi)部管理制度、工作計劃、工作總結(jié)等文件。2.人事檔案：員工個人基本信息、勞動合同、工資福利、培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲情況等文件。3.財務(wù)檔案：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等文件。4.業(yè)務(wù)檔案：公司/組織在經(jīng)營活動中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)報表、市場調(diào)研報告等文件。5.工程檔案：工程項目立項、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等文件。6.聲像檔案：公司/組織在各類活動中形成的照片、錄像、錄音等資料。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存儲的各類文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報表等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：采用公元紀年，如“20XX”。3.類別：按照檔案分類的順序，分別用兩位數(shù)字表示，如行政檔案為“01”，人事檔案為“02\”等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“0001”開始依次編號。5.例如，2023年形成的第一份行政檔案編號為“2023010001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司/組織與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、往來信函等。3.公司/組織員工個人在工作中形成的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門形成的檔案，確保檔案的完整性和及時性。2.對于重要文件和資料，應(yīng)實行“雙套制”管理，即同時保存紙質(zhì)檔案和電子檔案。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案進行分類。2.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，保持檔案的整齊美觀。3.編目：編制檔案目錄，包括檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔號、年度、類別、起止件號等信息。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行排列存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和易損檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映公司/組織短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等，對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，上報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作交流等需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱檔案的名稱和范圍等，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。3.查閱檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損檔案。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱和范圍、查閱目的等信息。2.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，以便對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。（四）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制目的、復(fù)制檔案的名稱和范圍等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進行檔案復(fù)制，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明“復(fù)制件”字樣。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合公司/組織的實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的觀點，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，準(zhǔn)確判斷檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析其內(nèi)容和價值。2.比較分析法：將檔案與同類檔案進行比較，判斷其價值大小。3.效益評估法：從檔案對公司/組織的經(jīng)濟效益、社會效益等方面進行評估，確定其價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應(yīng)包括檔案的檔號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.將《檔案銷毀清冊》報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負責(zé)組織實施銷毀。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。5.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將《檔案銷毀清冊》存檔。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)水平。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案目錄等相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)維護：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。4.安全管理：加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和