PAGE工人檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司工人檔案管理，確保工人檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)工人的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體工人檔案的管理。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映工人的工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲等情況。2.完整性原則：全面收集工人的各類(lèi)信息，確保檔案資料齊全。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)工人檔案信息，防止泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)工人的工作變動(dòng)、獎(jiǎng)懲等情況及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式、家庭住址。（二）入職材料1.入職申請(qǐng)表。2.學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)等復(fù)印件。3.勞動(dòng)合同。（三）工作經(jīng)歷1.在公司內(nèi)的工作崗位變動(dòng)記錄。2.工作業(yè)績(jī)考核記錄。（四）培訓(xùn)記錄參加公司內(nèi)外各類(lèi)培訓(xùn)的相關(guān)資料。（五）獎(jiǎng)懲記錄1.獲得的獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)及相關(guān)文件。2.受到的處罰決定及相關(guān)材料。（六）薪資福利記錄1.工資發(fā)放記錄。2.社保、公積金繳納記錄。（七）健康狀況記錄1.入職體檢報(bào)告。2.年度健康檢查報(bào)告。（八）其他重要資料如特殊技能證明、榮譽(yù)稱(chēng)號(hào)授予文件等。三、檔案建立與收集（一）新工人入職1.人力資源部門(mén)在工人入職時(shí)，負(fù)責(zé)收集其個(gè)人基本信息及入職材料，并建立個(gè)人檔案。2.檔案管理人員對(duì)收集到的資料進(jìn)行初步審核，確保資料的真實(shí)性和完整性。（二）日常工作中資料收集1.各部門(mén)負(fù)責(zé)及時(shí)將涉及工人的工作業(yè)績(jī)考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等相關(guān)資料提交給檔案管理人員。2.檔案管理人員定期與財(cái)務(wù)部門(mén)、行政部門(mén)等溝通，獲取工資發(fā)放、社保繳納等記錄。四、檔案整理與歸檔（一）分類(lèi)整理1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類(lèi)。2.同一類(lèi)別的資料按照時(shí)間順序排列。（二）編號(hào)標(biāo)識(shí)1.為每個(gè)工人檔案賦予唯一的編號(hào)。2.在檔案袋及每份資料上標(biāo)注編號(hào)，便于查找和管理。（三）裝訂成冊(cè)1.對(duì)于紙張較多的資料，進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時(shí)注意保護(hù)資料的完整性，避免損壞。（四）歸檔存儲(chǔ)1.將整理好的檔案存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照編號(hào)順序排列。2.建立電子檔案目錄，便于快速檢索。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工人檔案的，需填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要可直接查閱工人檔案。（二）查閱流程1.查閱人員到檔案管理部門(mén)登記，說(shuō)明查閱目的及所需檔案內(nèi)容。2.檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)，提供相應(yīng)檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料。（三）借閱權(quán)限1.因特殊情況需要借閱工人檔案的，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，需辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱流程1.借閱人員填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員將檔案交借閱人員，并辦理借閱登記手續(xù)。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員需認(rèn)真檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞。六、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.檔案管理人員每年定期對(duì)工人檔案進(jìn)行全面檢查，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。2.重點(diǎn)檢查工作經(jīng)歷、業(yè)績(jī)考核、獎(jiǎng)懲等方面的變動(dòng)情況。（二）即時(shí)更新1.當(dāng)工人的工作崗位發(fā)生變動(dòng)、獲得新的獎(jiǎng)懲等情況時(shí)，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將信息提交給檔案管理部門(mén)進(jìn)行更新。2.檔案管理人員及時(shí)將新信息整理歸檔，確保檔案的時(shí)效性。（三）檔案維護(hù)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行消毒、防蟲(chóng)處理，防止檔案受損。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱和借閱檔案的人員必須遵守保密規(guī)定，不得將檔案信息用于非工作目的。（二）安全管理1.檔案存放場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.定期對(duì)檔案安全情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。八、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.工人離職且檔案保存期限已滿(mǎn)[X]年，經(jīng)審批后可進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案內(nèi)容因不可抗力等原因損壞、丟失且無(wú)法恢復(fù)的，可進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀流程1.檔案管理人員提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明銷(xiāo)毀檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、數(shù)量等。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門(mén)人員共同進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員等。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保密性、安全管理等方面。（二）考核評(píng)價(jià)1.將檔案管理工作納入部門(mén)及個(gè)人績(jī)效考核體系。2.對(duì)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀