PAGE公司職工檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司職工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映職工的工作經(jīng)歷、業(yè)績、獎懲等情況，不得弄虛作假。3.保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)，對職工檔案內(nèi)容予以保密，防止檔案信息泄露。4.依法依規(guī)原則檔案管理工作應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保管理工作合法合規(guī)。二、檔案內(nèi)容（一）個人基本信息1.職工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證號碼、聯(lián)系方式（包括家庭電話、手機(jī)號碼、電子郵箱等）。（二）學(xué)歷學(xué)位1.最高學(xué)歷、學(xué)位證書復(fù)印件，包括畢業(yè)證書、學(xué)位證書。2.學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告（如需要）。（三）工作經(jīng)歷1.入職以來的工作履歷，包括公司名稱、職位、入職時(shí)間、離職時(shí)間等。2.工作業(yè)績、成果記錄，如獲得的獎項(xiàng)、完成的重要項(xiàng)目等。（四）培訓(xùn)經(jīng)歷參加過的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)等信息。（五）職業(yè)資格證書1.取得的各類職業(yè)資格證書，如專業(yè)技術(shù)資格證書、職業(yè)技能等級證書等。2.證書有效期、年檢情況等。（六）薪酬福利1.工資發(fā)放記錄，包括每月工資數(shù)額、獎金、補(bǔ)貼等。2.社會保險(xiǎn)、住房公積金繳納記錄。（七）獎懲情況1.獲得的公司內(nèi)部獎勵，如優(yōu)秀員工、創(chuàng)新獎等。2.受到的公司內(nèi)部處罰，如警告、罰款、辭退等。3.外部獲得的榮譽(yù)或受到的處罰，如政府部門表彰、行政處罰等。（八）勞動合同1.與公司簽訂的勞動合同文本。2.勞動合同續(xù)簽、解除、終止等相關(guān)記錄。（九）其他重要資料1.職工的體檢報(bào)告。2.個人述職報(bào)告、工作總結(jié)等。3.其他與職工工作和個人發(fā)展相關(guān)的重要資料。三、檔案建立與收集（一）新職工檔案建立1.職工入職時(shí)，人力資源部門負(fù)責(zé)發(fā)放《職工檔案信息登記表》，由職工本人如實(shí)填寫個人基本信息、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷等內(nèi)容。2.職工應(yīng)提供相關(guān)證明材料的原件及復(fù)印件，如身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等，人力資源部門負(fù)責(zé)審核并留存復(fù)印件。3.人力資源部門按照檔案內(nèi)容要求，對職工提交的信息和材料進(jìn)行整理、歸檔，建立職工個人檔案。（二）檔案資料收集1.人力資源部門定期收集職工檔案更新資料，如年度工作總結(jié)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、獎懲文件等。2.各部門應(yīng)及時(shí)將涉及本部門職工的相關(guān)資料提交給人力資源部門，如部門內(nèi)部獎勵審批表、處罰決定書等。3.職工個人如有信息變更，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門提交變更申請及相關(guān)證明材料，人力資源部門負(fù)責(zé)更新檔案信息。四、檔案整理與分類（一）整理要求1.對收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保資料齊全、完整。2.去除資料中的訂書釘、回形針等金屬物品，采用A4紙規(guī)格的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂。3.對紙張較大的資料，如證書原件等，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與A4紙一致，并在折疊處加蓋騎縫章。（二）分類方法1.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)，分為個人基本信息類、學(xué)歷學(xué)位類、工作經(jīng)歷類、培訓(xùn)經(jīng)歷類、職業(yè)資格證書類……等類別。2.每個類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如工作經(jīng)歷類可分為入職公司、職位、入職時(shí)間、離職時(shí)間等子類別。3.建立檔案目錄，清晰標(biāo)注每個類別和子類別下的檔案資料名稱、日期、頁碼等信息，方便查找和管理。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如檔案柜、辦公桌、電腦等，便于檔案管理人員進(jìn)行日常工作。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案按照分類順序存放于檔案柜中，電子檔案存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.建立檔案借閱登記制度，對紙質(zhì)檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱職工檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到人力資源部門查閱。2.人力資源部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱公司全體職工檔案。3.公司高層管理人員因決策需要查閱職工檔案的，可直接到人力資源部門查閱。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱職工檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案資料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)人力資源部門同意，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”章。（三）查閱與借閱流程1.查閱或借閱人填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》（以下統(tǒng)稱申請表），詳細(xì)說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批（如需）后，提交至人力資源部門。3.人力資源部門對申請表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并安排專人陪同查閱或辦理借閱手續(xù)。4.查閱或借閱人在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行查閱或借閱，并在查閱或借閱結(jié)束后及時(shí)歸還檔案。5.人力資源部門對查閱或借閱情況進(jìn)行記錄，并將申請表歸檔保存。七、檔案保密與安全管理（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播職工檔案信息。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱或借閱人應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得在無關(guān)人員面前談?wù)摍n案內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，安裝監(jiān)控設(shè)備，確保庫房24小時(shí)有人值守。2.定期對檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施正常運(yùn)行。3.對電子檔案的存儲和傳輸進(jìn)行加密處理，防止信息泄露和被篡改。八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.職工離職后，其檔案保存期限已滿[X]年，且檔案內(nèi)容無繼續(xù)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。2.因檔案保管不善，導(dǎo)致檔案損壞、丟失，無法繼續(xù)使用的，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.人力資源部門提出檔案銷毀申請，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人力資源部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程徹底、合規(guī)。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人在《檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將申請表歸檔保存。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司職工檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、查詢、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為公司人力資源管理決策提供支持。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員負(fù)責(zé)將職工檔案資料錄入管理信息系統(tǒng)，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對管理信息系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，及時(shí)處理數(shù)據(jù)變更、刪除等操作。（三）系統(tǒng)安全與權(quán)限管理1.加強(qiáng)管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全措施，防止系統(tǒng)被攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.根據(jù)不