PAGE社團(tuán)組織檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社團(tuán)組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在社團(tuán)活動(dòng)、決策、發(fā)展等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社團(tuán)組織及其下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種形式和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則社團(tuán)組織的檔案由專門的檔案管理部門或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社團(tuán)組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案信息。3.完整性原則全面收集社團(tuán)組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的門類齊全、內(nèi)容完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度和保密要求，采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案信息不被泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于社團(tuán)組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員查閱和利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)社團(tuán)組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和具體實(shí)施。檔案管理部門應(yīng)配備與工作任務(wù)相適應(yīng)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全本社團(tuán)組織的檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.做好檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施，確保檔案實(shí)體和信息安全。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀無保存價(jià)值的檔案。5.積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為社團(tuán)組織的決策和工作提供依據(jù)。6.負(fù)責(zé)向社團(tuán)組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。7.參與社團(tuán)組織的各項(xiàng)活動(dòng)，及時(shí)收集、整理活動(dòng)中形成的檔案資料。8.對下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查檔案管理情況，提出改進(jìn)意見和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社團(tuán)組織章程、會(huì)員名冊、理事會(huì)會(huì)議記錄、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄等重要文件。2.社團(tuán)組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等工作文件。3.社團(tuán)組織舉辦各類活動(dòng)的策劃方案、通知、議程、簽到表、照片、錄像、新聞報(bào)道等資料。4.社團(tuán)組織與其他單位或組織簽訂的合作協(xié)議、合同、備忘錄等文件。5.社團(tuán)組織的財(cái)務(wù)收支憑證、賬目、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)檔案。6.社團(tuán)組織工作人員的人事檔案、考核記錄、培訓(xùn)資料等。7.社團(tuán)組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的照片及相關(guān)文字說明。8.社團(tuán)組織在社會(huì)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的其他文件、資料。（二）收集要求1.各部門、分支機(jī)構(gòu)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、完整地移交檔案管理部門。2.檔案資料的收集應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的原則，不得遺漏重要信息。3.對于電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、財(cái)務(wù)類、人事類、實(shí)物類等類別。2.編號(hào)為每一份檔案或每一組檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于管理和查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和利用。四、檔案的保管（一）保管場所設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放于檔案密集架或檔案柜中，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全性和完整性。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長檔案的使用壽命。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.審查檔案的內(nèi)容，判斷其對社團(tuán)組織的歷史研究、工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等方面的價(jià)值。2.分析檔案的形成時(shí)間、來源、保管狀況等因素，綜合評估檔案的保存價(jià)值。3.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合社團(tuán)組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)社團(tuán)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀方式、時(shí)間、地點(diǎn)等信息，并永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍社團(tuán)組織內(nèi)部各部門及相關(guān)人員因工作需要，可查閱、借閱本社團(tuán)組織的檔案。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，須經(jīng)社團(tuán)組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱社團(tuán)組織內(nèi)部人員可直接到檔案管理部門查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱服務(wù)工作。2.借閱社團(tuán)組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制社團(tuán)組織內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制檔案的，須填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見，為申請人提供檔案復(fù)制服務(wù)，并做好復(fù)制登記工作。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，以保證其真實(shí)性和有效性。（三）利用監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用工作的監(jiān)督，定期檢查檔案借閱情況和利用效果，確保檔案的安全和合理利用。如發(fā)現(xiàn)檔案在利用過程中出現(xiàn)丟失、損壞、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立社團(tuán)組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對社團(tuán)組織的紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案信息轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)于檔案管理信息系統(tǒng)中。2.系統(tǒng)功能開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、編研等功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的自動(dòng)化和信息化。3.安全保障體系建設(shè)建立檔案管理信息系統(tǒng)的安全保障體系，采取身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系