PAGE檔案庫房保管管理制度一、總則（一）目的為了加強檔案庫房的科學管理，確保檔案的完整與安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有檔案庫房的保管管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織的各類檔案應(yīng)集中存放在檔案庫房，實行統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.安全保密原則。采取有效措施，保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.方便利用原則。合理安排檔案存放位置，便于檔案的查詢、調(diào)閱和利用，提高工作效率。二、檔案庫房環(huán)境管理（一）庫房選址與布局1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的位置，遠離火源、水源和污染源。2.庫房內(nèi)應(yīng)劃分檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等不同功能區(qū)域，各區(qū)域之間應(yīng)保持適當?shù)木嚯x，避免相互干擾。（二）溫濕度控制1.庫房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.配備溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期進行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常時應(yīng)及時采取措施進行調(diào)整。（三）清潔衛(wèi)生1.定期對庫房進行清潔，清除灰塵、雜物等，保持庫房內(nèi)整潔干凈。2.檔案架、柜等應(yīng)定期擦拭，保持表面清潔。（四）防火防盜1.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。2.安裝防火、防盜報警裝置，如煙霧報警器、防盜門窗等，提高庫房的安全性。3.嚴禁在庫房內(nèi)吸煙和使用明火，嚴禁存放易燃、易爆物品。（五）防蟲防鼠1.定期對庫房進行防蟲、防鼠檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害、鼠害時應(yīng)及時采取措施進行治理?？梢允褂梅老x、防鼠藥物，但應(yīng)注意避免對檔案造成損害。2.檔案架、柜等應(yīng)采取防蟲、防鼠措施，如放置驅(qū)蟲物品、封堵孔洞等。三、檔案入庫管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，及時將本部門形成的檔案收集整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進行檢查和督促，確保檔案及時、完整地收集上來。（二）檔案整理1.檔案管理部門對接收的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.整理后的檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進行排列，便于查找和管理。（三）檔案裝訂1.對紙張破損、字跡模糊等不符合保管要求的檔案，應(yīng)進行修補或復制后再裝訂。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁，裝訂材料應(yīng)符合檔案保護要求。（四）檔案裝盒上架1.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒脊上填寫檔案的相關(guān)信息，如類別、年度、保管期限、起止件號等。2.按照檔案存放順序，將檔案盒上架存放，并在檔案架上標明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于查找。四、檔案存放管理（一）分類存放1.檔案應(yīng)按照類別進行分類存放，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。2.同一類別的檔案應(yīng)按照年度、保管期限等進行排列存放。（二）標識管理1.在檔案架、柜上設(shè)置明顯的標識，標明檔案的類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。2.檔案盒上應(yīng)標明檔案的類別、年度、保管期限、起止件號等信息。（三）庫存盤點1.定期對檔案庫房進行庫存盤點，確保檔案的實際數(shù)量與賬目相符。2.盤點應(yīng)詳細記錄檔案的類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并進行處理。五、檔案查閱利用管理（一）查閱申請1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人審核同意后，方可查閱。（二）查閱審批1.檔案管理部門對查閱申請進行審核，對于涉及重要機密的檔案，應(yīng)報公司/組織主管領(lǐng)導審批。2.審核通過后，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。（三）查閱登記1.建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內(nèi)容、用途等進行詳細記錄。2.查閱登記應(yīng)使用專門的登記簿，登記簿應(yīng)妥善保管，以備查閱。（四）查閱利用1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。如需摘錄、復制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進行辦理。（五）歸還檔案1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究查閱人員的責任。六、檔案保管期限管理（一）保管期限劃分1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展具有長遠利用價值的檔案。3.長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（二）保管期限鑒定1.定期對檔案進行保管期限鑒定，由檔案管理部門組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。2.鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮其歷史價值、現(xiàn)實利用價值等，確定檔案的保管期限。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報告，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導審批后，作為檔案保管期限調(diào)整的依據(jù)。（三）保管期限調(diào)整1.根據(jù)保管期限鑒定結(jié)果，對檔案的保管期限進行調(diào)整。2.調(diào)整后的檔案應(yīng)按照新的保管期限進行存放和管理。七、檔案銷毀管理（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的檔案。2.因保管不善等原因造成損壞、變質(zhì)且無法修復的檔案。3.經(jīng)鑒定確無保存價值的其他檔案。（二）銷毀審批1.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的類別、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司/組織主管領(lǐng)導審批。2.涉及重要機密的檔案銷毀，應(yīng)報上級主管部門批準。（三）銷毀方式1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等。2.嚴禁將檔案隨意丟棄或出售。（四）銷毀記錄1.建立檔案銷毀記錄制度，并詳細記錄銷毀檔案的類別、年度、保管期限、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。2.銷毀記錄應(yīng)妥善保管，以備查閱。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理部門負責人職責1.負責檔案庫房保管管理制度的制定、修訂和組織實施。2.負責檔案庫房的日常管理工作，包括環(huán)境管理、檔案入庫、存放、查閱利用、銷毀等環(huán)節(jié)的管理。3.負責檔案管理人員的培訓、考核和監(jiān)督工作。4.定期向公司/組織主管領(lǐng)導匯報檔案庫房保管管理工作情況。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的收集、整理、裝訂、裝盒上架等工作。2.負責檔案庫房的日常巡查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。3.負責檔案查閱利用的登記、審批、提供等工作，