PAGE教會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)教會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于教會(huì)各級(jí)組織及所屬各部門形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：教會(huì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映教會(huì)的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史發(fā)展。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)教會(huì)檔案的集中統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案管理流程和規(guī)范。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和核對(duì)，確保檔案的安全和完整。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.參與檔案的鑒定、銷毀等工作，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。6.開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.教會(huì)組織文件：包括教會(huì)章程、決議、決定、通知、報(bào)告、紀(jì)要等。2.宗教活動(dòng)資料：如禮拜儀式記錄、講道稿、宗教節(jié)日活動(dòng)方案等。3.人事檔案：教會(huì)工作人員的個(gè)人信息、簡(jiǎn)歷、考核記錄等。4.財(cái)務(wù)檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.房產(chǎn)檔案：教會(huì)房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)證書、租賃合同、維修記錄等。6.捐贈(zèng)檔案：捐贈(zèng)協(xié)議、捐贈(zèng)記錄、捐贈(zèng)物品清單等。7.對(duì)外交流檔案：與其他宗教團(tuán)體、組織的往來(lái)信函、合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄等。8.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料整理好，定期移交檔案管理部門。2.檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，格式規(guī)范。3.對(duì)重要文件和資料應(yīng)進(jìn)行備份，確保檔案的安全性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，如分為行政管理類、宗教活動(dòng)類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.上架：將整理好的檔案上架存放，便于查閱和保管。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.永久保管：對(duì)具有重要?dú)v史價(jià)值、法律意義或長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的檔案，實(shí)行永久保管。2.定期保管：對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，實(shí)行定期保管。定期保管期限分為30年、10年。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行維護(hù)和更新。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房的管理制度，非檔案管理人員不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.教會(huì)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案。2.經(jīng)教會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位或個(gè)人因研究、學(xué)習(xí)等需要查閱檔案。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱記錄。（三）借閱范圍1.教會(huì)內(nèi)部工作人員因工作需要借閱檔案。2.經(jīng)教會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位或個(gè)人因特殊情況需要借閱檔案。（四）借閱程序1.借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損毀檔案。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和教會(huì)的實(shí)際需要為依據(jù)，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，確定其價(jià)值。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，確定其價(jià)值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀意見經(jīng)教會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立教會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.安全保障：建立檔案管理信息系統(tǒng)的安全保障體系，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常