PAGE人事檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司人事檔案管理，確保人事檔案的安全與完整，充分發(fā)揮人事檔案在公司人力資源管理中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的管理。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案信息的安全，防止信息泄露。2.完整性原則：確保人事檔案材料齊全、完整，真實(shí)反映員工情況。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作遵循規(guī)范的流程和標(biāo)準(zhǔn)。二、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)員工人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和安全性。5.對(duì)違反檔案管理制度的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)登記和歸還。5.協(xié)助人力資源部門做好檔案信息化建設(shè)工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門員工檔案材料的收集、整理，并及時(shí)移交人力資源部門。2.配合人力資源部門做好檔案管理相關(guān)工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案收集與整理（一）檔案內(nèi)容1.員工履歷材料，包括個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、工作經(jīng)歷等。2.員工培訓(xùn)材料，如培訓(xùn)記錄、結(jié)業(yè)證書(shū)等。3.員工考核材料，包括績(jī)效考核、年度考核等結(jié)果。4.員工獎(jiǎng)懲材料，如獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、處罰決定等。5.員工工資福利材料，如工資單、福利申請(qǐng)等。6.員工勞動(dòng)合同、離職證明等材料。7.其他與員工相關(guān)的重要材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本部門員工的檔案材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整，不得偽造、篡改。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行原件收集，如無(wú)法提供原件，需提供經(jīng)相關(guān)部門蓋章確認(rèn)的復(fù)印件。（三）整理規(guī)范1.檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.每份檔案材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并在右上角加蓋騎縫章。3.檔案材料應(yīng)使用A4紙張，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊。4.整理后的檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案內(nèi)容和順序。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的人事檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和年度順序排列存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期更換，并存放在安全的地方。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、查閱、借閱等情況。（三）安全防護(hù)1.安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，確保檔案安全。2.配備必要的消防器材，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防設(shè)施完好有效。3.對(duì)檔案庫(kù)房的門窗、門鎖等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保安全可靠。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱人事檔案，需填寫《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱人事檔案的，需填寫《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由和借閱期限。2.借閱申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱檔案。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的標(biāo)記或批注。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完整、有無(wú)損壞，如有問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）特殊情況處理1.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)因工作需要查閱或借閱人事檔案的，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)辦理手續(xù)。2.在辦理員工離職手續(xù)時(shí)，離職員工所在部門應(yīng)及時(shí)將員工檔案移交人力資源部門封存，待離職手續(xù)辦理完畢后，按照規(guī)定進(jìn)行處理。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)、檢索、統(tǒng)計(jì)和分析。2.通過(guò)信息化手段，提高檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，為公司人力資源管理提供有力支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案中的信息準(zhǔn)確錄入到信息化管理系統(tǒng)中。2.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。2.使用安全可靠的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和軟件，定期進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)。3.對(duì)涉及檔案信息的計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格管理，禁止在設(shè)備上安裝無(wú)關(guān)軟件，防止病毒感染。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息被不當(dāng)獲取。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)進(jìn)行特殊標(biāo)識(shí)和管理，嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍。（二）安全事故處理1.如發(fā)生檔案安全事故，如火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等，檔案管理人員應(yīng)立即采取措施進(jìn)行搶救，并及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。2.對(duì)事故原因進(jìn)行調(diào)查和分析，采取相應(yīng)的整改措施，防止類似事故再次發(fā)生。3.對(duì)因檔案安全事故造成的損失，應(yīng)進(jìn)行評(píng)估和統(tǒng)計(jì)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案定期清查與核對(duì)（一）清查周期每年定期對(duì)人事檔案進(jìn)行清查，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。（二）清查內(nèi)容1.檢查檔案材料是否齊全，有無(wú)缺失或損壞。2.核對(duì)檔案信息與實(shí)際情況是否一致，如有不符及時(shí)進(jìn)行更正。3.檢查檔案整理是否規(guī)范，編號(hào)是否連續(xù)，目錄是否清晰。4.對(duì)電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確保數(shù)據(jù)一致。（三）清查結(jié)果處理1.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并分析原因，采取相應(yīng)的整改措施。2.對(duì)于缺失或損壞嚴(yán)重的檔案材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修復(fù)。3.將清查結(jié)果形成報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，并作為檔案管理工作改進(jìn)的依據(jù)。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.員工離職后，其檔案保存期限屆滿，且無(wú)繼續(xù)保存必要的。2.檔案材料因保管不善等原因造成損壞、變質(zhì)，無(wú)法修復(fù)且無(wú)參考價(jià)值的。3.其他符合國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的銷毀條件的檔案。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請(qǐng)，填寫《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.《人事檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在監(jiān)銷人員的監(jiān)督下進(jìn)行。監(jiān)銷人員應(yīng)由公司內(nèi)部非檔案管理人員擔(dān)任。4.檔案銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄