PAGE醫(yī)院禁煙檔案管理制度一、總則（一）目的為加強醫(yī)院禁煙管理，規(guī)范禁煙檔案管理工作，提高醫(yī)院控煙水平，保障患者、醫(yī)護人員及其他人員的健康，依據(jù)相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院內(nèi)各科室、部門及全體工作人員，以及在醫(yī)院內(nèi)就診、探視、陪護等人員。（三）依據(jù)的法律法規(guī)及行業(yè)標準1.《公共場所控制吸煙條例》2.《無煙醫(yī)療衛(wèi)生機構標準（試行）》3.其他相關法律法規(guī)及衛(wèi)生行業(yè)標準二、檔案管理職責（一）管理部門及職責醫(yī)院設立禁煙管理辦公室，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)醫(yī)院禁煙檔案管理工作。其職責包括：1.制定和完善醫(yī)院禁煙檔案管理制度。2.組織開展禁煙檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱等工作。3.定期對禁煙檔案管理工作進行檢查和評估，確保檔案管理工作規(guī)范、有效。（二）各科室職責各科室負責本科室禁煙工作相關檔案資料的收集、整理，并按時移交至醫(yī)院禁煙管理辦公室。具體職責如下：1.安排專人負責本科室禁煙檔案的日常管理，確保檔案資料的完整性和準確性。2.按照醫(yī)院要求，及時記錄本科室開展禁煙宣傳教育、巡查、勸阻等工作情況，并形成相應檔案資料。3.積極配合醫(yī)院禁煙管理辦公室的工作，按時完成檔案資料的移交和歸檔任務。三、檔案內(nèi)容（一）法律法規(guī)及政策文件檔案1.收集國家及地方有關公共場所控制吸煙、無煙醫(yī)療衛(wèi)生機構建設等方面的法律法規(guī)、政策文件。2.整理醫(yī)院內(nèi)部制定的與禁煙相關的規(guī)章制度、工作方案、應急預案等文件。（二）禁煙工作組織管理檔案1.醫(yī)院禁煙工作領導小組及工作機構成員名單。2.各成員職責分工文件。3.禁煙工作會議記錄，包括會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容等。（三）禁煙宣傳教育檔案1.年度禁煙宣傳教育工作計劃及總結。2.開展禁煙宣傳活動的資料，如宣傳海報、宣傳單頁、宣傳視頻、講座資料等。3.醫(yī)護人員及患者、家屬等接受禁煙宣傳教育的記錄，如培訓簽到表、調(diào)查問卷等。（四）禁煙巡查檔案1.禁煙巡查排班表。2.巡查記錄，包括巡查時間、地點、巡查人員、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。3.巡查問題整改記錄，如整改措施、整改責任人、整改完成時間等。（五）吸煙行為勸阻檔案1.勸阻吸煙工作記錄，包括勸阻時間、地點、被勸阻人員、勸阻方式及結果等。2.因吸煙引發(fā)糾紛或投訴的處理記錄，包括事件經(jīng)過、處理措施、處理結果等。（六）禁煙設施設備檔案1.醫(yī)院內(nèi)禁煙標識、警示標語的設置記錄，包括位置、數(shù)量、更新情況等。2.戒煙咨詢電話、戒煙門診等相關設施設備的運行記錄。3.禁煙區(qū)域內(nèi)通風換氣、空氣凈化等設備的維護保養(yǎng)記錄。（七）違規(guī)處理檔案1.對違反醫(yī)院禁煙規(guī)定人員的違規(guī)行為記錄，包括違規(guī)時間、地點、違規(guī)人員、違規(guī)行為等。2.違規(guī)處理決定，如警告、罰款、通報批評等。3.違規(guī)人員申訴處理記錄。（八）其他相關檔案1.與禁煙工作相關的來信、來訪記錄。2.上級部門對醫(yī)院禁煙工作的檢查、考核記錄及反饋意見。3.醫(yī)院禁煙工作取得的成效及榮譽記錄。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各科室及相關部門應按照檔案管理內(nèi)容要求，及時收集本科室及工作范圍內(nèi)的禁煙工作檔案資料。2.檔案資料應真實、完整、準確，不得偽造、篡改。3.收集的檔案資料應注明來源、日期、責任人等信息。（二）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同類別和保管期限，進行分類整理。3.對每份檔案資料進行編號、編目，便于查找和管理。（三）整理方法1.按照檔案內(nèi)容分類，將法律法規(guī)及政策文件檔案、禁煙工作組織管理檔案、禁煙宣傳教育檔案、禁煙巡查檔案、吸煙行為勸阻檔案、禁煙設施設備檔案、違規(guī)處理檔案及其他相關檔案分別整理。2.對每類檔案中的文件資料，按照時間順序或重要程度進行排列。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各科室整理好的檔案資料應定期移交至醫(yī)院禁煙管理辦公室。2.醫(yī)院禁煙管理辦公室對接收的檔案資料進行審核，確保檔案資料符合歸檔要求。3.審核通過的檔案資料按照分類和編號順序進行裝訂、裝盒，并填寫檔案盒封面及脊背信息。（二）保管期限1.法律法規(guī)及政策文件檔案、禁煙工作組織管理檔案、禁煙設施設備檔案等應長期保存。2.禁煙宣傳教育檔案、禁煙巡查檔案、吸煙行為勸阻檔案、違規(guī)處理檔案等保管期限為[X]年。3.其他相關檔案根據(jù)實際情況確定保管期限。（三）保管方式1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度符合檔案保管要求。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，定期進行檢查和維護。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.醫(yī)院內(nèi)部工作人員因工作需要查閱禁煙檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在科室負責人簽字同意后，到醫(yī)院禁煙管理辦公室查閱。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱醫(yī)院禁煙檔案的，須持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)醫(yī)院主管領導批準后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.醫(yī)院禁煙管理辦公室對申請表進行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（三）借閱規(guī)定1.一般情況下，禁煙檔案不對外借閱。因特殊情況確需借閱的，須經(jīng)醫(yī)院主管領導批準，并辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得丟失、損壞、轉借或擅自復制檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失或損壞，應及時報告醫(yī)院禁煙管理辦公室，并承擔相應責任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及醫(yī)院內(nèi)部敏感信息、患者隱私等的禁煙檔案資料，應嚴格保密。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應遵守保密規(guī)定，不得私自傳播檔案信息。（二）安全管理1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全防范設備，如監(jiān)控系統(tǒng)、報警裝置等。2.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.制定檔案應急預案，如火災、水災、失竊等突發(fā)事件的應急處置措施，確保檔案安全。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步建立醫(yī)院禁煙檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.安排專人負責將紙質檔案資料錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.定期對信息化管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證數(shù)據(jù)的時效性。（三）系統(tǒng)功能應用1.利用信息化管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的快速檢索和查詢，方便工作人員查閱和使用檔案資料。2.通過系統(tǒng)對檔案的借閱、歸還、查閱記錄等進行管理，提高檔案管理的規(guī)范化程度。3.利用信息化管理系統(tǒng)對禁煙工作數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，為醫(yī)院禁煙工作決策提供數(shù)據(jù)支持。九、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的禁煙檔案進行鑒定，由醫(yī)院禁煙管理辦公室組織相關人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，