PAGE檔案室進(jìn)出登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的安全管理，確保檔案資料的完整性、保密性和安全性，規(guī)范檔案室的進(jìn)出秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案室進(jìn)出的人員，包括檔案管理人員、查閱檔案資料的內(nèi)部員工、外部來訪人員等。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案資料的安全放在首位，采取有效措施防止檔案資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.嚴(yán)格登記原則：對(duì)所有進(jìn)出檔案室的人員進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄進(jìn)出時(shí)間、事由等信息，以便進(jìn)行追溯和管理。3.權(quán)限管理原則：根據(jù)人員的工作職責(zé)和需求，明確其進(jìn)出檔案室的權(quán)限，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。二、檔案室人員進(jìn)出管理（一）檔案管理人員1.檔案管理人員應(yīng)熟悉檔案室的安全管理制度和操作流程，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。2.檔案管理人員在進(jìn)入檔案室時(shí)，需進(jìn)行簽到登記，記錄進(jìn)入時(shí)間、離開時(shí)間和事由。3.檔案管理人員應(yīng)確保檔案室的門窗、設(shè)備等處于安全狀態(tài)，離開檔案室時(shí)應(yīng)關(guān)閉電源、鎖好門窗。4.檔案管理人員因工作需要攜帶檔案資料外出時(shí)，必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，并辦理借閱登記手續(xù)，注明借閱期限、歸還時(shí)間等信息。（二）內(nèi)部員工1.內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)提前向檔案管理人員提交查閱申請(qǐng)，說明查閱目的、內(nèi)容和期限等。2.檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后方可安排查閱。查閱人員進(jìn)入檔案室時(shí)，需進(jìn)行登記，填寫查閱登記表，包括姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定的區(qū)域內(nèi)查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）外部來訪人員1.外部來訪人員因工作需要進(jìn)入檔案室時(shí)，必須提前與本公司/組織相關(guān)部門或人員取得聯(lián)系，經(jīng)同意后方可進(jìn)入。2.外部來訪人員進(jìn)入檔案室前，需填寫《外部人員檔案室來訪登記表》，詳細(xì)登記姓名、單位、來訪事由、聯(lián)系電話、進(jìn)入時(shí)間等信息。3.外部來訪人員應(yīng)由本公司/組織相關(guān)人員陪同進(jìn)入檔案室，不得獨(dú)自在檔案室停留。陪同人員應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督外部來訪人員的行為，確保其遵守檔案室的安全規(guī)定。4.外部來訪人員查閱檔案資料應(yīng)嚴(yán)格按照本公司/組織的規(guī)定進(jìn)行，如需復(fù)印或摘錄檔案資料，必須經(jīng)過檔案管理人員的審核和批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。5.外部來訪人員查閱完畢后，應(yīng)立即離開檔案室，不得在檔案室逗留或從事與查閱無關(guān)的活動(dòng)。離開時(shí)，應(yīng)在《外部人員檔案室來訪登記表》上簽字確認(rèn)離開時(shí)間。三、檔案室物品進(jìn)出管理（一）檔案資料的出入庫1.檔案資料的入庫應(yīng)嚴(yán)格按照檔案整理和分類的要求進(jìn)行，確保檔案資料的存放有序、便于查找。2.檔案管理人員在接收檔案資料時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，如有問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.檔案資料入庫后，應(yīng)及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，記錄檔案資料的入庫時(shí)間、存放位置等。4.檔案資料的出庫應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)或工作需要進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理出庫手續(xù)，注明出庫時(shí)間、事由、領(lǐng)取人等信息。5.檔案資料出庫時(shí)，領(lǐng)取人應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下當(dāng)面清點(diǎn)檔案資料的數(shù)量和內(nèi)容，確保無誤后簽字確認(rèn)。（二）辦公用品及設(shè)備的進(jìn)出1.因工作需要進(jìn)入檔案室的辦公用品及設(shè)備，如辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等，應(yīng)提前向檔案管理人員報(bào)備。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)進(jìn)入檔案室的辦公用品及設(shè)備進(jìn)行登記，記錄名稱、數(shù)量、進(jìn)入時(shí)間和事由等信息。3.辦公用品及設(shè)備使用完畢后，如需帶出檔案室，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員檢查確認(rèn)無損壞、無遺留檔案資料等問題后，方可辦理出庫手續(xù)。四、檔案室安全檢查與監(jiān)控（一）安全檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案室進(jìn)行安全檢查，包括門窗、門鎖、消防設(shè)施、電器設(shè)備等，確保其處于正常運(yùn)行狀態(tài)。2.安全檢查應(yīng)形成記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，直至問題得到徹底解決。3.檔案管理人員在日常工作中如發(fā)現(xiàn)檔案室存在安全隱患或異常情況，應(yīng)立即采取措施，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（二）監(jiān)控管理1.檔案室應(yīng)安裝必要的監(jiān)控設(shè)備，確保對(duì)檔案室的出入口、內(nèi)部區(qū)域等進(jìn)行全方位監(jiān)控。2.監(jiān)控設(shè)備應(yīng)保持24小時(shí)運(yùn)行，監(jiān)控資料應(yīng)妥善保存，保存期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定執(zhí)行。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查看或刪除監(jiān)控資料。如因工作需要查閱監(jiān)控資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并由專人負(fù)責(zé)操作。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自進(jìn)入檔案室。2.在檔案室吸煙、使用明火或違規(guī)使用電器設(shè)備。3.擅自將檔案資料帶出檔案室、轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、摘錄檔案資料。4.在檔案室大聲喧嘩、打鬧或從事與查閱檔案資料無關(guān)的活動(dòng)。5.故意損壞檔案室的門窗、設(shè)備、檔案資料等。6.違反檔案室安全管理制度的其他行為。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的人員，視情節(jié)輕重給予書面警告、罰款、暫停查閱檔案資料權(quán)限、解除勞動(dòng)合同等處理措施，并追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。3.因違規(guī)行為導(dǎo)致檔案資料丟失、損壞、泄露等重大事故的，將依法追究相關(guān)人員的刑事責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度