PAGE藥店門診檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)藥店門診檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高藥店門診服務(wù)質(zhì)量和管理水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本藥店門診所涉及的各類檔案管理工作，包括但不限于患者病歷檔案、藥品采購與銷售檔案、員工人事檔案、財務(wù)檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映藥店門診的實際工作情況和業(yè)務(wù)活動。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與藥店門診相關(guān)的各類檔案資料，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及患者隱私、商業(yè)機(jī)密等重要信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案的整理、分類、編號、存儲等操作符合要求。5.便利性原則：檔案的管理應(yīng)便于查閱、使用和維護(hù)，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門或指定專人負(fù)責(zé)藥店門診檔案的集中管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、存儲等日常管理工作。3.建立檔案目錄索引，方便檔案的查詢和借閱。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。5.對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，提出改進(jìn)建議。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案資料的形成、積累和初步整理工作，并按照規(guī)定的時間和要求向檔案管理部門移交。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.對本部門產(chǎn)生的檔案資料的真實性、完整性負(fù)責(zé)。（三）檔案管理人員1.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉藥店門診業(yè)務(wù)流程。2.負(fù)責(zé)檔案的具體操作和管理工作，嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行操作。3.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。4.定期參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.患者病歷檔案：包括患者基本信息、就診記錄、診斷報告、治療方案、用藥記錄等。2.藥品采購與銷售檔案：涵蓋藥品采購訂單、發(fā)票、驗收記錄、銷售記錄、庫存盤點記錄等。3.員工人事檔案：包含員工入職資料、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、獎懲記錄等。4.財務(wù)檔案：有財務(wù)報表、會計憑證、發(fā)票存根、稅務(wù)申報資料等。5.其他檔案：如質(zhì)量管理檔案、設(shè)備檔案、廣告宣傳檔案等。（二）編號規(guī)則1.采用分類編號法，按照檔案類別分別進(jìn)行編號。2.編號由數(shù)字和字母組成，具有唯一性。例如，患者病歷檔案編號格式為：“BL[年份][月份][流水號]”，其中“BL”表示病歷檔案類別，“年份”為就診年份后兩位，“月份”為就診月份，“流水號”為該月內(nèi)病歷的順序號。3.藥品采購與銷售檔案編號格式為：“YP[年份][流水號]”，“YP”表示藥品檔案類別，“年份”為采購或銷售年份后兩位，“流水號”為該年份內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)記錄的順序號。4.員工人事檔案編號格式為：“RS[員工編號]”，“RS”表示人事檔案類別，“員工編號”為員工唯一的識別編號。5.財務(wù)檔案編號格式為：“CW[年份][月份][流水號]”，“CW”表示財務(wù)檔案類別，“年份”為會計年度后兩位，“月份”為財務(wù)記錄月份，“流水號”為該月內(nèi)財務(wù)記錄的順序號。6.其他檔案編號格式根據(jù)檔案性質(zhì)自行設(shè)定，但要保證編號的系統(tǒng)性和唯一性。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地形成。2.收集的檔案資料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、清晰，符合檔案管理要求。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份或采取其他保護(hù)措施，防止丟失或損壞。（二）整理流程1.檔案管理人員接收各業(yè)務(wù)部門移交的檔案資料后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。2.對每份檔案資料進(jìn)行檢查，確保資料齊全、完整，簽字、蓋章等手續(xù)完備。3.去除檔案資料中的金屬物品，如訂書釘、回形針等，對紙張進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.按照編號規(guī)則對檔案進(jìn)行編號，并在每份檔案資料上加蓋編號章。5.編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便于查詢和管理。五、檔案存儲與保管（一）存儲方式1.根據(jù)檔案的類別和數(shù)量，選擇合適的存儲方式，如紙質(zhì)檔案采用檔案柜存儲，電子檔案采用服務(wù)器存儲或光盤刻錄存儲。2.檔案柜應(yīng)分類標(biāo)識，便于查找。電子檔案應(yīng)建立文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案類別進(jìn)行分類存儲，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理。（二）保管環(huán)境1.檔案存儲場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。3.定期對檔案存儲場所進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。（三）保管期限1.患者病歷檔案應(yīng)長期保存，以保障患者的醫(yī)療權(quán)益和醫(yī)療糾紛處理的需要。2.藥品采購與銷售檔案、財務(wù)檔案等根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)定確定保管期限，一般為[X]年。3.員工人事檔案應(yīng)在員工離職后繼續(xù)保存[X]年。4.其他檔案根據(jù)實際情況確定合理的保管期限。（四）檔案清查與盤點1.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案數(shù)量與目錄一致，檔案狀態(tài)良好。2.清查和盤點工作每年至少進(jìn)行一次，如有問題應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的處理措施。3.對清查和盤點結(jié)果進(jìn)行記錄，形成報告，歸檔保存。六、檔案查詢與借閱（一）查詢程序1.內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案時，應(yīng)填寫《檔案查詢申請表》，注明查詢目的、檔案類別、編號等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行查詢，并在規(guī)定時間內(nèi)提供查詢結(jié)果。4.查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出。（二）借閱程序1.因特殊原因需要借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱檔案類別、編號、預(yù)計歸還時間等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人需向檔案管理部門交付一定的押金或提供有效擔(dān)保，以確保檔案的安全歸還。4.檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的申請表，將檔案借閱給借閱人，并做好借閱登記。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理部門對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。（三）限制與保密1.涉及患者隱私、商業(yè)機(jī)密等重要信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查詢和借閱。2.檔案管理人員應(yīng)對查詢和借閱情況進(jìn)行記錄，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.檔案保管期限已滿，且不再具有保存價值。2.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)。3.其他經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對到期或需銷毀的檔案進(jìn)行清理和鑒定，編制《檔案銷毀清單》。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和單位負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，?/p>