PAGE空調(diào)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司空調(diào)設(shè)備的檔案管理，確?？照{(diào)設(shè)備檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于設(shè)備的維護、維修、更新及管理決策，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有空調(diào)設(shè)備檔案的管理，包括中央空調(diào)系統(tǒng)、分體式空調(diào)等各類空調(diào)設(shè)備。（三）管理職責1.行政部門負責制定和完善空調(diào)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負責收集、整理、歸檔空調(diào)設(shè)備的各類檔案資料。負責空調(diào)檔案的保管、借閱、查閱等日常管理工作。2.使用部門負責提供本部門空調(diào)設(shè)備的相關(guān)資料，配合行政部門做好檔案管理工作。負責在設(shè)備維修、更換等過程中及時向行政部門反饋相關(guān)信息，確保檔案資料的準確性。3.維修部門負責提供空調(diào)設(shè)備維修、保養(yǎng)過程中的技術(shù)資料、維修記錄等，交行政部門歸檔。協(xié)助行政部門對空調(diào)檔案進行審核，確保檔案資料的專業(yè)性和完整性。二、空調(diào)檔案的內(nèi)容（一）設(shè)備基本信息檔案1.設(shè)備采購檔案空調(diào)設(shè)備的采購合同、發(fā)票復印件。設(shè)備選型報告，包括設(shè)備性能參數(shù)、技術(shù)指標、適用場所等。設(shè)備采購申請審批文件。2.設(shè)備安裝檔案設(shè)備安裝圖紙、安裝說明書。安裝調(diào)試記錄，包括安裝時間、地點、安裝人員、調(diào)試情況等。安裝驗收報告，由使用部門、維修部門、行政部門等相關(guān)人員簽字確認。（二）設(shè)備運行檔案1.運行記錄空調(diào)設(shè)備的日常運行記錄，包括開機時間、關(guān)機時間、運行模式、溫度設(shè)定、風速調(diào)節(jié)等。運行參數(shù)記錄，如電壓、電流、功率、制冷劑壓力等，定期記錄并分析。2.維護保養(yǎng)記錄維護保養(yǎng)計劃，明確維護保養(yǎng)周期、內(nèi)容、責任人等。每次維護保養(yǎng)的記錄，包括保養(yǎng)時間、保養(yǎng)內(nèi)容、更換的零部件等。維護保養(yǎng)費用記錄，包括材料費用、人工費用等。（三）設(shè)備維修檔案1.維修申請記錄維修申請表，詳細記錄設(shè)備故障現(xiàn)象、故障發(fā)生時間、申請人等信息。維修申請審批文件。2.維修記錄維修工單，記錄維修時間、維修人員、維修內(nèi)容、更換的零部件等。維修過程中的技術(shù)資料，如故障診斷報告、維修方案、維修圖紙等。維修后的驗收記錄，由使用部門確認設(shè)備維修效果。（四）設(shè)備變更檔案1.設(shè)備改造記錄設(shè)備改造申請報告，說明改造原因、改造內(nèi)容、改造預算等。改造方案及審批文件。改造過程中的施工記錄、調(diào)試記錄等。改造后的驗收報告。2.設(shè)備更換記錄設(shè)備更換申請報告，包括更換原因、新設(shè)備選型、更換時間等。新設(shè)備的采購合同、發(fā)票復印件等資料。設(shè)備更換的安裝調(diào)試記錄、驗收報告。（五）設(shè)備報廢檔案1.報廢申請報告詳細說明空調(diào)設(shè)備報廢的原因、報廢時間、設(shè)備基本情況等。報廢申請審批文件。2.報廢處理記錄報廢設(shè)備的處置方式，如出售、捐贈、拆解等。處置過程中的相關(guān)記錄，如出售合同、捐贈證明等。三、空調(diào)檔案的收集與整理（一）收集要求1.行政部門應定期收集各部門空調(diào)設(shè)備的相關(guān)檔案資料，確保檔案的及時、完整。2.使用部門應在設(shè)備采購、安裝、運行、維修、變更、報廢等環(huán)節(jié)結(jié)束后，及時將相關(guān)資料提交給行政部門。3.維修部門應在每次維修、保養(yǎng)、改造等工作完成后，將相關(guān)記錄整理成冊，交行政部門歸檔。（二）整理方法1.行政部門對收集到的空調(diào)檔案資料進行分類整理，按照設(shè)備基本信息檔案、運行檔案、維修檔案、變更檔案、報廢檔案等類別進行存放。2.每類檔案應按照時間順序或設(shè)備編號進行排序，確保檔案資料的系統(tǒng)性和連貫性。3.對每份檔案資料進行編號，建立檔案索引，便于查詢和管理。四、空調(diào)檔案的保管（一）保管方式1.空調(diào)檔案應采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。電子檔案應存儲在服務器或移動存儲設(shè)備上，并進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.檔案存放地點應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等，確保檔案的安全。（二）保管期限1.設(shè)備基本信息檔案、運行檔案、維修檔案等應長期保管，直至設(shè)備報廢后[X]年。2.設(shè)備變更檔案、報廢檔案等應保管至設(shè)備報廢后[X]年。（三）檔案清查1.行政部門應定期對空調(diào)檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案資料的完整性和準確性。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行整改，如檔案資料缺失、損壞等，應及時補充或修復。五、空調(diào)檔案的借閱與查閱（一）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱空調(diào)檔案的，應填寫《空調(diào)檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱時間、借閱檔案名稱等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交行政部門審批。2.行政部門根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱手續(xù)，借閱人應在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案。如需延期借閱，應重新辦理申請手續(xù)。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。如因保管不善造成檔案資料損壞或丟失的，應承擔相應的責任。（二）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱空調(diào)檔案的，可直接到行政部門查閱。查閱時應遵守檔案查閱場所的規(guī)定，保持安靜、整潔。2.查閱人員如需復印檔案資料，應經(jīng)行政部門同意，并按照規(guī)定的程序進行復印。復印后的檔案資料應與原件核對無誤，并注明復印日期、復印人等信息。六、空調(diào)檔案的保密（一）保密措施1.空調(diào)檔案涉及公司的商業(yè)機密和技術(shù)信息，行政部門應采取必要的保密措施，確保檔案資料不被泄露。2.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得擅自將檔案資料提供給無關(guān)人員。3.借閱和查閱檔案的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給他人。（二）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有違反空調(diào)檔案保密制度的行為，行政部門應及時進行調(diào)查，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.對造成公司商業(yè)機密或技術(shù)信息泄露的責任人，公